要点总结
- 请翻译出生证明的完整版，即载明父母双方信息的完整副本，因为只有子女姓名、日期和地点的摘录版通常无法证明亲子关系。
- 许多登记机关会就同一份记录签发简式摘录和完整副本，名称各不相同，例如 odpis skrócony 与 odpis zupełny，或 short certificate 与登记条目的认证副本。
- I-130、I-485 和 N-600 等申请需要依靠出生记录来证明亲子关系，因此不含父母详细信息的版本无法起到这一作用。
- 美国国务院的互惠表列出了每个国家可接受的出生记录版本，USCIS 官员和领事馆均以此为依据，因此在订购翻译之前请先阅读相应国家的条目。
- 同时载明父母双方详细信息并带有登记条目编号的出生证明，很可能是完整副本；而标题中带有“摘录”或“简略”等字样的，则表明是简式。
- 认证翻译会如实再现原件，因此翻译简式摘录只会得到一份准确的英文版本，而原件本身仍缺少亲子关系信息，可能导致补件通知 (Request for Evidence, RFE)。
- 正确的工作顺序是先向民事登记机关申请完整副本，并说明需要载明父母信息的版本，然后再进行翻译。
- 翻译必须涵盖页面上的所有内容，包括标题、字段标签、印章、方括号标注的签名、手写内容和旁注，无法辨认的部分需加以标明。
- 翻译标题并使版面与原件保持一致，可以让官员看出原件属于哪个版本，并将每一行英文与原件逐行对应。
- 结婚记录和其他民事文件同样可能分为摘录和完整登记条目，因此在订购任何此类文件之前，都应进行同样的版本核对。
请翻译完整版，即载明子女父母和登记详情的出生记录完整副本。仅列出姓名、出生日期和出生地点的简略摘录或简式证明，通常无法证明亲子关系，对其进行认证翻译也无济于事。USCIS、国家签证中心 (National Visa Center) 和领事馆都要求提交能够显示父母身份的版本。
完整版与简式出生证明的内容不同
许多民事登记机关会以不止一种格式签发同一份出生记录。简式在不同国家称为摘录、简略副本或简式证明，载有子女的姓名、出生日期和出生地点，有时还会在一行中列出父母的姓名。完整版则是登记条目的完整副本，列明父母双方的详细信息、报告出生的申报人、登记号码和日期、登记机关，以及后来的各类附注，例如准正、收养或姓名更正。
I-130 亲属移民申请 (Petition for Alien Relative)、I-485 永久居民身份登记或调整身份申请 (Application to Register Permanent Residence or Adjust Status) 以及 N-600 公民身份证书申请 (Application for Certificate of Citizenship) 都要求提交出生记录，因为需要证明的事实正是父母与子女之间的关系。遗漏父母信息的摘录无法证明这一点。具体某项申请需要哪些文件，应由申请人的律师或获认可代表来决定。
互惠表按国家列明可接受的版本
美国国务院发布了各国签证互惠与民事文件表。该表按国家列出存在哪些民事文件、由谁签发，以及哪个版本可以接受。USCIS 审理官员和领事官员都以此为依据，因此在订购任何文件之前，首先应阅读出生国的相应条目。
各条目的措辞遵循各国自己的制度，以下示例只是说明一般情形，并不能取代该表：
- 波兰签发完整副本 (odpis zupełny) 和简略副本 (odpis skrócony)。
- 巴西签发的 certidão de nascimento 分为简式和 inteiro teor，后者是登记条目的完整誊本。
- 西班牙语国家通常将完整的出生记录 (acta completa) 与摘录 (extracto) 区分开，两者的名称因国家而异。
- 英国和爱尔兰将登记条目的认证副本与简式证书区分开。
- 菲律宾通过菲律宾统计局 (Philippine Statistics Authority, PSA) 签发出生证明，通常提交的是 PSA 副本。
如何判断出生证明属于哪个版本
最简单的检验方法是查看是否载有父母信息。如果文件列明了母亲和父亲各自的详细信息，很可能是完整副本；如果只显示子女，或者只有父母的姓名而没有其他信息，则很可能是摘录。标题往往也会说明：带有“extract”“abridged”“short”“extracto”或“skrócony”等字样的，表明是简式；而带有“complete”“full”“zupełny”“inteiro teor”或“literal”等字样的，则表明是完整版。
第二个迹象是登记数据。完整副本通常载有登记簿、卷、页或条目编号，以及登记日期和办理登记的官员姓名。原始条目上的旁注应出现在完整副本上，而摘录可以省略。如果标题与内容不一致，可以向签发登记机关确认其出具的是哪个版本，互惠表中的相应条目则显示国务院期望提交哪一个。
为什么翻译简式会白白浪费费用
认证翻译只会再现原件，不会多出任何内容。如果原件是不含亲子关系信息的摘录，那么翻译出来的就是一份准确完整的英文版本，但其所对应的文件仍然无法证明亲子关系。USCIS 随后可能发出补件通知 (RFE)，申请人必须向登记机关重新申请正确的证明，并为第二次翻译再付一次费用。USCIS 的政策还允许官员在初始证据不足时不先要求补充证据而直接拒绝申请，因此一开始就提交错误的版本本身就有风险。
提前规划的申请人会先向登记机关申请完整版，再进行翻译。向民事登记机关提出的申请应说明需要的是载明父母信息的完整副本，而不是摘录。翻译公司只能依据所提供的文件开展工作，因此无法弥补缺少必要信息的原件。
翻译如何体现版本类型
USCIS 要求提供完整的英文翻译，经认证为完整且准确，并附有译员精通两种语言的声明。这里的完整是指页面上的所有内容：标题、表格字段标签、印章、方括号中说明的签名、手写内容以及旁注。无法辨认的部分标注为“[illegible]”。原件标题按其原样翻译，这样审阅英文页面的官员可以立即看出原件是摘录还是完整副本。
版面同样重要，原因相同。翻译页面如果沿用原件的排布，官员就可以将每一行英文与原件中的对应行匹配。对 odpis zupełny 的波兰语出生证明翻译、对巴西 inteiro teor 的翻译，以及对 acta completa 的西班牙语出生证明翻译，都应在相同位置显示相同的字段，并带上各项附注。Texliff 关于出生证明翻译准确性的文章对认证声明有更详细的说明。
其他民事文件也有同样的区分
出生证明是最常见的情形，但登记机关也会签发其他记录的简略版和完整版。例如，结婚摘录所载内容可能少于完整的登记条目。结婚证翻译同样需要这样核对：阅读互惠表中的条目，确认版本，然后翻译申请所需的那一个。如果手头只有摘录，则必须在开始翻译之前向登记机关申请完整副本。
同一案件的每份翻译文件中，姓名的拼写也应保持一致，这需要格外注意波兰语的变音符号。Texliff 提供波兰语翻译服务，以及申请所需其他记录的面向 USCIS 的认证文件翻译。
在送交出生记录翻译之前，请查阅互惠表中的国家条目，确认文件列明了父母双方，并扫描包括背面在内的每一页。我们的团队会为每一份出生证明认证翻译出具独立的认证声明，并使版面与原件保持一致。