要点总结
- 非拉丁文字书写的姓名可以有多种正确的罗马化拼法，因此在翻译任何文件之前，USCIS 案卷需要为每个人确定一个统一的拼写。
- Mohammed、Muhammad、Mohamed 和 Mohammad 都曾印在真实的护照上，俄语名字 Yuri 和韩国姓氏 Lee 也有类似的变体，所以必须先确定护照上的拼写。
- 护照机读区和已提交表格上的拼写通常就是统一采用的拼写，如需使用其他拼写，则由律师或认可代表决定。
- 翻译公司应在一开始就为材料包中的每个人收集参考拼写，让所有译员和审校人员都依据同一份记录工作。
- 当原件自带的拉丁字母拼写与护照不同时，译文照录原件上的拼写，并由译者注说明护照上的拼写。
- 阿拉伯语的四段式姓名在护照上常被缩短或调换顺序，因此译文保留原件的顺序，并由译者注把它与护照联系起来。
- 俄语父称只要原件上有就予以保留，中文和韩文姓名则保持姓氏在前，并清楚标明。
- 已有通行英文名称的城市和国家沿用该名称，小城镇和村庄则采用音译，并且每次拼写都保持一致。
- 同一个姓名在材料包中出现三种拼写，可能引发身份方面的疑问和补件通知 (RFE)，如果证据不足，USCIS 也可能不经补件直接拒绝申请。
- 当原件之间互相矛盾时，译文按原样呈现每一种拼写并附上译者注，申请人还可以另附一份签字说明。
USCIS 案卷中的姓名拼写应与护照和已提交的表格一致，在原件允许的情况下，每份翻译文件都应使用同一拼写。以阿拉伯文、西里尔文、中文或韩文书写的姓名可以有多种正确的罗马化方式，因此提供面向 USCIS 的认证文件翻译的翻译公司，需要在翻译第一页之前就了解应采用的拼写。
USCIS 的姓名音译从护照开始
USCIS 要求提供完整的英文译文并附签字认证，姓名也属于必须完整的内容。民事文件所用的文字很少只有一种对应拉丁字母的方式。阿拉伯文写作 محمد 的名字在英文中可以是 Mohammed、Muhammad、Mohamed 或 Mohammad，这四种拼写都出现在护照上。俄语名字 Юрий 会因签发机关采用的罗马化系统不同，而写成 Yuri、Yuriy、Yury 或 Iurii。韩国姓氏 이 则可以写成 Lee、Yi、I 或 Rhee。
由于没有哪一种罗马化拼法对所有人都正确，案卷需要为每个人确定一个统一采用的拼写。通常采用的是护照机读区上印的拼写，也是表格上填写的拼写。申请人和受益人各有自己的统一拼写，每个人要分别处理。表格上使用哪种拼写由律师或认可代表决定，翻译公司遵照这一决定。
翻译公司如何先收集参考拼写
翻译之前，翻译公司会要求提供护照或表格的复印件，其中的每个姓名都已用拉丁字母拼写。对于家庭申请，会要求提供文件中出现的每一个人的资料：申请人、配偶、子女，以及出生证明和结婚证书上列出的父母。参考拼写只记录一次，材料包上的每位译员和审校人员都依据同一份记录工作。
这份记录可以防止最常见的不一致情况，即同一份材料包中的两份文件在不同日期翻译，姓氏却出现了两种不同的拼写。如果护照本身就在待翻译的文件之中，其个人信息页会为案卷提供一份清晰的英文译文，其他文件可以拿来与它对照。
当原件显示的拉丁字母拼写不同时
有些文件本身就含有拉丁字母的拼写。阿拉伯语国家签发的出生证明可能在阿拉伯文旁边印有孩子姓名的英文拼写，而这个拼写可能与护照不同。译员不会悄悄把它替换掉。译文照录原件上显示的内容，旁边的译者注说明护照对该姓名的拼写不同，并给出护照上的拼写。
这条注释很重要，因为审理官员比对文件时，可以在同一页上看到两种拼写，并判断它们指的是同一个人。没有注释的话，官员只会看到不一致，只能自己判断是否涉及两个人。阿拉伯语出生证明翻译也采用同样的做法，其中由本人名、父名、祖父名和姓氏组成的四段式姓名，在护照上常被缩短或调换顺序。译文保留原件的顺序，由注释把它与护照联系起来。通过阿拉伯语翻译服务处理的每一份记录，规则都是一样的。
译名中的父称和姓氏顺序
俄语文件带有父称，例如 Ivanovich 或 Ivanovna，位于名字和姓氏之间。许多护照把它与姓名的其余部分一样进行罗马化，而有些表格只要求填写名和姓。俄语文件的译文只要原件上有父称就予以保留，参考清单则记录护照对它的拼写。
中文和韩文文件把姓氏放在前面。译文遵循原件的顺序，并清楚标明姓氏，以免官员把名当成姓。
已翻译民事文件中的地名
地名遵循与人名不同的规则。已有通行英文名称的城市、省份或国家，按该名称翻译：Moscow、Beijing、Cairo、Seoul。没有通行英文形式的小城镇、区县或村庄则采用音译，并且在材料包中每次出现时拼写都保持一致。出生证明和结婚证书可能提到同一个家乡，例如中文结婚证书翻译与一份中文出生记录并列时，如果两份译文的拼写相同，官员就更容易把它们对应起来。
当原件使用的是某地已更名前的旧称时，译者注会说明所做的选择。
拼写不一致会给 USCIS 案卷带来什么影响
官员如果发现同一个姓名在材料包中有三种拼写，可能会停下来询问这些文件是否属于同一个人。USCIS 可能会发出补件通知 (RFE)，要求申请人解释这一差异；USCIS 的政策也允许官员在初始证据不足时，不先发补件通知就直接拒绝申请。全程使用同一种拼写，并对每个无法避免的差异附上简短注释，就能在官员提问之前回答这个问题。
有些差异无法消除，因为原件之间本身就互相矛盾。母亲的姓名可能在出生证明上是一种拼法，而在多年后签发的结婚记录上又是另一种。译文按原件照实呈现两种拼写并附上注释，申请人还可以另附一份本人签字的说明来解释这一差异。译员不会判断哪个版本才是正确的，因为译员的认证只涵盖译文的准确性，不涉及当事人的身份。
机器翻译对这些都无能为力。它不知道应统一采用哪种拼写，可能把同一个姓名在前后页罗马化成不同的样子，而且没有人工认证，所以不符合要求。对于一份材料包，以下四个习惯有助于保持拼写一致：
- 除非律师另有指示，否则以护照上的拼写作为统一采用的拼写。
- 在翻译开始之前，把材料包中每份文件的复印件都交给翻译公司。
- 凡是原件拼写与护照不同的地方，都要求附上译者注。
- 在所有文件中，地名的拼写保持一致。
订购翻译前需要准备什么
请先收集护照和表格草稿，标出将出现在申请中的每个姓名的拼写，并把原件收齐，以便作为一套文件一起翻译。护照应当最先送来，因为我们的护照认证翻译会确定其他译文所遵循的参考拼写，而且每份文件都有各自的认证。