Puntos clave
- Un acta de nacimiento enmendada se traduce de modo que aparezcan tanto la anotación original como la corrección, cada una con su fecha y la autoridad que la hizo.
- Los registros corrigen las actas de nacimiento mediante una anotación marginal, emitiendo un certificado de reemplazo o cumpliendo una orden judicial, y una misma persona puede tener documentos de los tres tipos.
- Antes de hacer el pedido, los solicitantes deben consultar la Lista de reciprocidad del Departamento de Estado para el país, de modo que la versión que traduzcan sea una que USCIS o un consulado acepte.
- En un acta con anotaciones, la anotación impresa se traduce tal como está y la nota marginal se traduce por separado, en la posición en que aparece en la página.
- Los sellos, las firmas oficiales, las notas manuscritas y las fechas de las anotaciones se traducen o se describen entre corchetes, y las partes ilegibles se marcan como [illegible] en lugar de adivinarse.
- Un certificado de reemplazo se traduce y se certifica como un documento independiente, con su propia fecha de emisión, incluida cualquier línea que indique que sustituye a un certificado anterior.
- Una orden judicial que respalda una corrección se traduce completa, con el nombre del tribunal, el número de caso, la fecha, las partes y la orden operativa que indica al registro qué debe cambiar.
- Traducir ambas versiones del registro permite que el oficial vea una corrección documentada en lugar de una aparente discrepancia de identidad entre el acta de nacimiento, el pasaporte y los formularios.
- Un nombre, una fecha o un padre o madre corregidos deben aparecer igual en las traducciones y en los formularios, y el traductor nunca cambia en silencio una grafía que el pasaporte todavía muestra.
- Antes de hacer el pedido, el solicitante reúne todas las versiones del registro, escanea ambos lados de cada página y deja que el abogado o representante acreditado decida qué presentar.
Un acta de nacimiento enmendada o corregida se traduce de modo que aparezcan tanto la anotación original como la corrección, cada una con su fecha y la autoridad que la hizo. Cuando un expediente de USCIS contiene el registro anterior y el nuevo, el oficial los compara. Si solo se traduce la versión corregida, el oficial se queda preguntándose qué cambió y quién aprobó el cambio.
Tres maneras en que un registro civil corrige un acta de nacimiento
Los registros corrigen los documentos de tres maneras comunes, y cada una produce un papel distinto. La primera es la anotación marginal: el registro escribe la corrección al lado o debajo de la anotación original, a menudo con una fecha, la firma de un funcionario y un sello. Los registros de habla hispana usan términos como rectificación para esto, y otros países tienen sus propias prácticas con otros nombres.
La segunda es el certificado de reemplazo. El registro emite un documento nuevo con los datos corregidos, y el certificado anterior queda entre los papeles de la familia. La tercera es la orden judicial. Un juez decide que hay un error en un nombre, una fecha o una anotación de filiación, y luego el registro cumple la orden anotando el registro o emitiendo uno nuevo. Un mismo solicitante puede terminar con los tres documentos de un solo nacimiento.
Cuál de ellos existe depende del país y del registro, así que el solicitante debe revisar lo que el registro realmente emitió antes de pedir cualquier traducción. La Lista de reciprocidad del Departamento de Estado indica qué documentos civiles emite cada país y qué versión es aceptable, y tanto los adjudicadores de USCIS como los oficiales consulares se basan en ella.
Traducción de un acta de nacimiento con anotaciones: la anotación, la nota y el sello
Los reglamentos de USCIS exigen una traducción completa al inglés de cualquier documento en otro idioma, certificada como completa y precisa, que es lo que ofrece la traducción certificada de documentos para USCIS. En un registro con anotaciones, completa significa que la anotación impresa se traduce tal como está y la nota marginal se traduce como un elemento aparte, en el lugar donde aparece en la página. El traductor no mezcla ambas ni aplica discretamente la corrección a la línea original.
Supongamos que la anotación original dice "Jon" y la nota indica que el nombre es "John". La traducción muestra "Jon" en el campo del nombre y luego reproduce la nota en la posición del margen, marcada como manuscrita si lo es. La fecha de la nota, el nombre y el cargo del funcionario, la oficina del registro y cada sello o timbre se traducen o se describen entre corchetes. Cualquier parte que no se pueda leer se marca como [illegible] en lugar de adivinarse. El artículo sobre cómo traducir sellos, timbres y notas manuscritas explica estas marcas con más detalle.
El oficial debe poder ubicar cada línea traducida junto a su línea de origen, incluido el margen, así que la traducción sigue la página lo bastante de cerca como para que una nota marginal se quede en el margen.
Certificados de reemplazo y la orden judicial que respalda una corrección
Un certificado de reemplazo es un documento independiente, con su propia fecha de emisión, sus propios datos de inscripción y, a menudo, un funcionario distinto. Recibe su propia traducción y su propia certificación. Nada del reemplazo se traslada a la traducción del registro anterior, y nada del registro anterior se traslada al nuevo. Si el reemplazo indica que cancela o sustituye a un certificado anterior, esa declaración se traduce como cualquier otra línea.
La orden judicial también se traduce completa. El oficial necesita el nombre del tribunal, el número de caso, la fecha, las partes, los fundamentos cuando el tribunal los da y la orden operativa misma, es decir, la parte que indica al registro qué debe cambiar. Los sellos, las firmas del secretario y cualquier nota de que la orden ha quedado firme forman parte de la traducción. Cuando la corrección se apoya en declaraciones de testigos o en una declaración firmada, la traducción de declaraciones juradas (affidavit) sigue la misma regla de integridad, y cada documento en otro idioma del expediente necesita su propia certificación.
Por qué ambas versiones del acta de nacimiento necesitan traducción
Un oficial que solo ve el certificado corregido no tiene registro del anterior, pero el pasaporte, una solicitud de visa anterior o un registro escolar pueden seguir mostrando la grafía o la fecha originales. La discrepancia parece entonces una inconsistencia en la identidad del solicitante cuando en realidad es una corrección documentada. Con ambas versiones y la orden en el expediente, cada una traducida, el oficial puede seguir el historial desde la primera anotación hasta la actual.
Cuando falta una traducción, está incompleta o no está certificada, USCIS puede emitir una Solicitud de evidencia (RFE) o un Aviso de intención de denegar, y los oficiales también pueden denegar una solicitud sin emitir antes una RFE cuando la evidencia inicial es insuficiente. Omitir la traducción de la versión anterior es un error fácil de evitar. El abogado o representante acreditado decide qué presentar; la empresa de traducción traduce lo que se presente, de forma completa y en un formato que se pueda comparar con el original.
La traducción automática no cumple el requisito. No lleva una certificación humana y maneja mal los nombres, las fechas y los términos legales, que son justamente los elementos que cambia un registro enmendado.
Cómo seguir el nombre, la fecha o el padre o madre corregidos a lo largo del expediente
Un nombre corregido, una fecha de nacimiento corregida o un padre o madre agregado después deben escribirse y tener el mismo formato en la traducción del acta de nacimiento, en la traducción de la orden judicial y en los formularios. El pasaporte es la excepción. Si todavía muestra la grafía anterior, la traducción no la cambia, porque el traductor reproduce lo que dice cada documento y el expediente en conjunto explica la diferencia.
Una corrección de nombre suele estar vinculada a un registro aparte de cambio de nombre. Los documentos de cambio de nombre se traducen de la misma manera: el nombre anterior, el nombre nuevo y la autoridad que aprobó el cambio. El artículo sobre los documentos de cambio de nombre para el Formulario I-90 muestra cómo funciona esto en un expediente de tarjeta verde.
El idioma de origen puede cambiar lo que aparece en la página. Una traducción de acta de nacimiento en español debe incluir cualquier referencia que la nota haga a la resolución o sentencia que la respalda. Una copia íntegra polaca de un registro de nacimiento puede incluir anotaciones posteriores sobre cambios, y los servicios de traducción de polaco traducen esas anotaciones junto con el registro principal en lugar de tratarlas como algo menor.
Qué reunir antes de pedir la traducción
Antes de hacer el pedido, el solicitante reúne todas las versiones del registro: el certificado original, cualquier copia con anotaciones, el reemplazo y la orden judicial con su estado de firmeza. Cada página se escanea por ambos lados, porque a veces hay sellos y notas en el reverso. El solicitante también revisa la entrada de la Lista de reciprocidad para el país, de modo que la versión traducida sea una que USCIS o el consulado acepten.
Texliff entrega una certificación separada para cada documento. Nuestra página sobre la traducción certificada de actas de nacimiento describe lo que muestra la traducción. Después, el abogado o representante del solicitante puede decidir qué versiones se incluyen en la solicitud.