Entrevista consular: qué revisan los oficiales en una traducción certificada

En la entrevista de visa de inmigrante, un oficial consular revisa cuatro cosas en una traducción certificada: que abarque todo el documento, que los nombres y las fechas coincidan con el pasaporte y con las respuestas del DS-260, que lleve adjunta la certificación firmada del traductor y que sea la traducción de la versión del registro que el Departamento de Estado indica para ese país. El oficial trabaja con la carpeta que lleva el solicitante y con los escaneos que se cargaron antes en el portal CEAC, y una traducción que no cumple alguna de estas cuatro revisiones se nota en la ventanilla. La misma revisión se hace en las entrevistas de visa de no inmigrante cuando se examinan documentos, con las respuestas del DS-160 como punto de comparación.

Traducciones para la entrevista consular: qué documentos necesitan una

El National Visa Center y el consulado exigen una traducción certificada de todo documento civil que no esté en inglés o que no esté en el idioma oficial del país donde el solicitante presenta su trámite. Cada traducción lleva una declaración, firmada por el traductor, que indica que la traducción es precisa y que el traductor tiene la competencia para traducir desde ese idioma. Los solicitantes cargan los escaneos en el portal CEAC y llevan los originales o copias certificadas a la entrevista.

La excepción del idioma oficial se aplica solo al NVC y a los consulados. Un documento que se presente después ante USCIS, por ejemplo en un caso de ajuste de estatus, debe ir acompañado de una traducción completa al inglés, sin importar el idioma del documento. Los solicitantes que esperan usar sus documentos en ambos trámites suelen pedir una sola traducción certificada de cada documento y conservarla para los dos. Un servicio de traducción certificada de documentos que adjunta una certificación aparte a cada documento hace que la carpeta sea más fácil de leer para el oficial.

La integridad es lo primero que ve el oficial

Una traducción está completa cuando todo lo que aparece en la página figura en inglés: el texto principal, los títulos, las etiquetas de los campos del formulario, los sellos, las estampillas, las firmas descritas entre corchetes, las anotaciones manuscritas, las notas al margen, los encabezados, los pies de página y el reverso de la hoja cuando tiene algo. Las partes que no se pueden leer se marcan como "[ilegible]" en lugar de adivinarse, y las secciones en blanco se indican como tales. Un resumen, un extracto o una traducción de "las líneas relevantes" no cumple el requisito.

El formato importa en la ventanilla porque el oficial tiene el original en una mano y la traducción en la otra. Si el sello traducido está en el mismo lugar que el sello original, el oficial puede relacionar ambos en unos pocos segundos. Si la traducción es un bloque de texto sin relación con la página, el oficial tiene que buscar cada elemento, y es fácil pasar por alto un sello que falta.

Los nombres y las fechas deben coincidir con el pasaporte y el DS-260

El oficial compara entre sí el pasaporte, las preguntas de la entrevista y los documentos traducidos. Un nombre que se escribe de una forma en el pasaporte y de otra en una traducción de acta de matrimonio genera una duda que nada tiene que ver con el matrimonio. La ortografía en la traducción debe seguir la que usa el solicitante en el pasaporte y en el DS-260, y una empresa de traducción que recibe una copia del pasaporte puede aplicarla desde la primera página.

Los documentos en árabe muestran bien el problema. Un nombre de cuatro partes (nombre de pila, padre, abuelo y apellido) puede escribirse en inglés con varias ortografías aceptadas, y es posible que el registro civil, el pasaporte y el formulario de visa usen cada uno una distinta. Una traducción de acta de matrimonio en árabe también debe resolver las fechas, ya que los registros de Arabia Saudita, en particular, usan el calendario hégira. La fecha tal como está escrita y su equivalente gregoriano van ambas en la traducción. Una empresa que ofrece servicios de traducción al árabe debe definir estas decisiones una sola vez y aplicarlas a todos los documentos del caso.

La misma revisión se aplica al propio pasaporte. Cuando se traduce la página biográfica o una página con sellos, la traducción de pasaporte debe llevar el mismo nombre y la misma fecha de nacimiento que muestra el DS-260, hasta en el orden de las partes del nombre.

El Reciprocity Schedule decide qué versión traducir

El Departamento de Estado publica la lista Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Para cada país indica qué documentos civiles existen, quién los emite y qué versión es aceptable, por ejemplo un registro en formato extenso en lugar de un extracto abreviado. Los oficiales consulares se guían por ella, y un solicitante que traduce la versión equivocada ha pagado por un documento que el oficial no puede usar.

Un acta de nacimiento mexicana es un caso típico. El solicitante debe consultar la lista para saber qué versión espera el consulado y luego pedir la traducción de acta de nacimiento en español de ese registro exacto. Los certificados de antecedentes policiales, cuando el consulado los pide, siguen la misma lógica: la lista indica el documento y la autoridad emisora, y la traducción de antecedentes penales abarca el certificado completo, incluidos los sellos de la oficina emisora.

Qué pasa cuando la traducción no pasa la revisión

El primer resultado posible es una denegación bajo la sección 221(g) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (Immigration and Nationality Act), que el oficial emite cuando falta un documento requerido o este no se puede usar. El solicitante recibe un aviso por escrito con lo que se necesita, como una traducción que nunca se presentó, una traducción sin la certificación o una traducción corregida después de una discrepancia. Entonces el caso queda en espera hasta que el solicitante entregue lo que falta. El tiempo perdido de esta forma es el costo real, porque el solicitante tiene que llevar la nueva traducción de nuevo al consulado.

El segundo resultado posible es un oficial que lee el idioma original y continúa con la entrevista. Los oficiales hacen esto con documentos en español en algunos consulados de América Latina, donde el español es el idioma oficial del país y el oficial no necesita una versión en inglés para entender el registro. Los solicitantes no deben contar con ello. El requisito lo fijan el consulado y las instrucciones del NVC, un oficial puede tratar un documento de forma distinta a otro, y un caso que pasa más adelante del consulado a USCIS necesita la traducción al inglés de todos modos. El abogado o el representante acreditado decide qué presentar en cada caso.

Una revisión de la carpeta antes de la entrevista

Una revisión breve unos días antes de la entrevista detecta la mayoría de los problemas que de otro modo encontraría el oficial:

• Todo documento que no está en inglés tiene una traducción completa, que incluye sellos, estampillas y el reverso de la hoja.
• Cada traducción tiene su propia certificación firmada, con el nombre del traductor, la fecha y la información de contacto.
• Los nombres y las fechas de cada traducción coinciden con el pasaporte y con las respuestas del DS-260 o del DS-160.
• El documento es la versión que el Reciprocity Schedule indica para el país emisor.
• Los originales o las copias certificadas están en la carpeta junto a las traducciones, en el mismo orden que las cargas en CEAC.

Si algún punto de esa lista genera dudas, la empresa de traducción que preparó el documento es el primer lugar donde preguntar, porque corregir cuesta menos antes de la entrevista que después de un aviso 221(g).

Los solicitantes que aún necesitan traducir un registro civil pueden enviar un escaneo para nuestra traducción certificada de acta de nacimiento, y preparamos la traducción con la certificación adjunta y el formato igual al del original.