Puntos clave
- Una declaración de impuestos extranjera presentada ante USCIS necesita una traducción completa al inglés con una certificación, que abarque cada página, anexo y adjunto, y no solo la página de resumen.
- Los documentos tributarios extranjeros aparecen con más frecuencia en los expedientes del Formulario I-864 con patrocinadores en el extranjero, en los expedientes de origen de fondos de EB-5 y E-2, y a veces en la evidencia de los formularios N-400 e I-751.
- Las declaraciones anuales, los certificados de retención del empleador, los certificados de libre deuda tributaria, los recibos del impuesto a la propiedad y los registros de IVA son los documentos tributarios que más se ven en los expedientes de inmigración.
- Una declaración de impuestos se traduce por completo, incluidas las etiquetas de los campos del formulario, las anotaciones manuscritas, los sellos, las notas al margen y el reverso de las páginas, y las partes ilegibles se marcan como ilegibles.
- Los impuestos y las deducciones sin equivalente en Estados Unidos se describen en inglés sencillo con el nombre original entre corchetes, en lugar de sustituirlos por el nombre de un impuesto estadounidense.
- Una declaración extranjera no se renombra con el nombre de un formulario estadounidense; la traducción nombra el documento según lo que es y mantiene el título original entre corchetes a continuación.
- Los montos, la moneda, los separadores decimales y los años fiscales se mantienen exactamente como están escritos, y cualquier conversión de moneda suele prepararla quien presenta el trámite o su abogado como un anexo aparte.
- Los sellos gubernamentales, los sellos de la oficina tributaria y los acuses de presentación electrónica se traducen, y los números de confirmación, las fechas y las horas se copian exactamente del original.
- Las transcripciones de impuestos de EE. UU. ya están en inglés y no necesitan traducción, así que solo los documentos tributarios en otro idioma se envían a la empresa de traducción.
- La traducción automática no lleva certificación humana y maneja mal los números y los términos tributarios, por lo que no cumple el requisito de USCIS para los documentos tributarios.
Una declaración de impuestos extranjera presentada ante USCIS necesita una traducción completa al inglés que lleve la certificación de la empresa de traducción, y cada monto, moneda y año fiscal se mantiene tal como lo escribió el original. Los documentos tributarios no se exigen en todos los casos, pero aparecen a menudo en los expedientes de ingresos y de origen de fondos, y una traducción parcial o sin certificar puede provocar una Solicitud de evidencia (RFE).
El abogado o representante acreditado decide si un documento tributario forma parte de una solicitud. A continuación se describe cómo se traduce el documento una vez elegido, dentro de un pedido de traducción certificada de documentos para USCIS.
Traducción de declaraciones de impuestos extranjeras: dónde aparecen los documentos tributarios en los expedientes de USCIS
El caso más común es el Formulario I-864, Declaración jurada de patrocinio, en el que un patrocinador que vive o trabaja en el extranjero puede basarse en ingresos obtenidos fuera de Estados Unidos y adjuntar la declaración de su país de origen como prueba. Los expedientes de EB-5 y E-2 usan registros tributarios para demostrar de dónde provino el dinero invertido. A un solicitante del N-400 que vivió en el extranjero durante parte del período de residencia se le pueden hacer preguntas sobre impuestos, y una pareja que presenta una petición I-751 puede incluir registros tributarios conjuntos entre la evidencia de una vida compartida.
En todos los casos, el oficial lee inglés. Una declaración en coreano, español, portugués o cualquier otro idioma necesita una traducción al inglés con la certificación del traductor, y el oficial debe poder seguir cada cifra traducida sin abrir el original.
Declaración de impuestos, certificado de retención y certificado de libre deuda: los documentos involucrados
Con regularidad aparecen cinco tipos de documentos tributarios. Las declaraciones anuales del impuesto sobre la renta son el principal. Los certificados de retención del empleador muestran lo que ganó un empleado y lo que se retuvo durante el año. Los certificados de libre deuda o de cumplimiento tributario los emite una autoridad fiscal para indicar que no hay impuestos pendientes. Los recibos del impuesto a la propiedad registran un pago correspondiente a un inmueble. Los registros y las declaraciones de IVA aparecen cuando el patrocinador o el inversionista es dueño de un negocio.
Estos documentos rara vez viajan solos. Un dueño de negocio suele agregar el registro de su empresa, por lo que una licencia comercial traducida normalmente va junto con los documentos tributarios. Un patrocinador asalariado suele acompañar la declaración con comprobantes de pago, por lo que es habitual encontrar una traducción de estado de cuenta bancario en el mismo paquete. Los estados contables auditados adjuntos a una declaración son registros financieros del mismo tipo, y una traducción de estado financiero sigue la regla de integridad que se describe a continuación.
Una declaración de impuestos se traduce completa, con sus anexos y adjuntos
Los reglamentos de USCIS exigen una traducción completa al inglés, y una declaración de impuestos no es la excepción. Se traduce cada página de la declaración, junto con los anexos, adjuntos, hojas de trabajo y cualquier carátula. Una traducción de solo la página de resumen, o de la línea que muestra el impuesto final adeudado, no cumple el requisito, porque un oficial no podría compararla con el original.
Todo lo que aparece en la página cuenta: las etiquetas de los campos del formulario, los encabezados impresos, las anotaciones manuscritas, las notas al margen, los encabezados y pies de página, los números de página y cualquier cosa que esté en el reverso de una página. Una parte que no se puede leer se marca como "[ilegible]" en lugar de adivinarla. Un campo que quedó vacío en el original se muestra en blanco en la traducción. Una traducción de declaración de impuestos en español sigue esta misma regla, igual que una declaración de cualquier otro país.
Los términos tributarios sin equivalente en Estados Unidos se describen, con el nombre original entre corchetes
Muchos países tienen impuestos, deducciones y créditos que no existen en Estados Unidos. Una empresa de traducción no debe reemplazarlos con el nombre de un formulario estadounidense ni de un concepto tributario de EE. UU., porque el oficial leería algo que el documento no dice. La mejor práctica es describir el impuesto en inglés sencillo y poner el nombre original entre corchetes justo después.
Por ejemplo, una línea rotulada con una contribución local al seguro nacional se traduce como contribución obligatoria al seguro social, con el término original entre corchetes. El original entre corchetes permite que el oficial, un revisor o un traductor posterior vea exactamente lo que decía el documento de origen.
El nombre del formulario se trata de la misma manera. Una declaración de otro país no se llama "1040" ni "W-2". Se nombra según lo que es, por ejemplo, declaración anual del impuesto sobre la renta de personas físicas, seguida del título original entre corchetes.
Las cifras, la moneda y los años fiscales se mantienen tal como están escritos
La traducción no convierte la moneda, no redondea los montos, no recalcula los totales ni cambia al orden de fechas de Estados Unidos. Si una declaración está en wones coreanos, la declaración traducida muestra wones. Si un año fiscal va de abril a marzo, la traducción indica ese período tal como lo indica el documento. Las comas decimales y los separadores de miles se transfieren con cuidado, para que una cifra escrita de una forma en el original no se malinterprete en inglés, y una nota entre corchetes puede explicar la convención cuando el original es ambiguo.
Una conversión de moneda, si el trámite la necesita, suele prepararla quien presenta la solicitud o el abogado como un anexo aparte, en lugar de incluirla dentro de la traducción certificada. Mantener ambas por separado permite que el oficial compare la traducción línea por línea con el original. Una traducción de declaración de impuestos en coreano o una traducción certificada del coreano al inglés funciona igual con las cifras en wones y las fechas coreanas.
Sellos, acuses de presentación electrónica y la excepción de las transcripciones de EE. UU.
Los sellos gubernamentales, los sellos de la oficina tributaria y los acuses de presentación electrónica contienen información, así que se traducen. Un sello de recepción se describe con su texto, un sello oficial se describe con su redacción y una firma se muestra como "[firma]". Un acuse de presentación electrónica normalmente incluye un número de confirmación, una fecha y una hora, y las tres cosas se copian exactamente. Cuando el original es una impresión de una presentación en línea, también se traducen las etiquetas y los mensajes de estado del portal.
Las transcripciones de impuestos de EE. UU. son la excepción. Ya están en inglés, así que no necesitan traducción. Solo se traducen los documentos en otro idioma que forman parte del expediente.
Cómo preparar los documentos tributarios para la traducción
Conviene resolver varios puntos antes de enviar los archivos a una empresa de traducción:
- Escanea cada página de la declaración, incluidos los anexos, los adjuntos y el reverso de cualquier página que lleve un sello o una nota.
- Nombra cada archivo con su año tributario y su período fiscal, para que las páginas traducidas puedan asociarse con el año correcto.
- Pide a la autoridad tributaria emisora un certificado o una constancia si falta algún documento, y conserva la respuesta por escrito.
- Verifica que los nombres coincidan con la grafía del pasaporte, para que la grafía traducida sea la misma en todo el expediente.
La traducción automática no cumple el requisito. No lleva certificación humana y con frecuencia maneja mal las abreviaturas, los números escritos con separadores locales y los términos legales que usa un formulario tributario. Texliff prepara cada documento tributario con su propia certificación, y el conjunto se puede pedir como traducción de declaraciones de impuestos.