Demande de visa DS-160 : la traduction certifiée acceptée par le consulat

Le formulaire DS-160 se remplit en ligne en anglais ; il n'a donc jamais besoin d'être traduit. Les documents qui accompagnent la demande, en revanche, doivent l'être : un officier consulaire attend que tout document qui n'est pas en anglais, ou pas dans la langue officielle du pays où le demandeur dépose sa demande, soit accompagné d'une traduction certifiée en anglais.

Le Département d'État fixe cette règle pour ses consulats, et elle est plus étroite que celle appliquée par l'USCIS. Un consulat peut lire sans traduction des documents rédigés dans la langue officielle locale, mais l'USCIS n'admet aucune exception de ce genre. Un document accepté au consulat doit donc faire l'objet d'une traduction certifiée s'il est versé plus tard à un dossier déposé auprès de l'USCIS. De nombreux demandeurs commandent une traduction certifiée de documents pour l'USCIS même pour un dossier consulaire, car une traduction préparée selon cette norme sert aux deux endroits.

Documents d'entretien DS-160 qui exigent une traduction certifiée

L'entretien est court. L'officier s'appuie sur les réponses du DS-160 et sur les quelques pièces que le demandeur lui remet pour les étayer. Les pièces qui comptent dépendent de la catégorie de visa et des instructions propres au consulat, et toute pièce en langue étrangère est soumise à la règle de traduction. La liste ci-dessous présente ce que les demandeurs des catégories courantes de non-immigrant apportent le plus souvent, mais ce sont les instructions du consulat qui déterminent ce qui est réellement exigé.

• Les visiteurs B-1/B-2 apportent souvent des attestations d'emploi, des lettres de banque et des titres de propriété ou des documents d'entreprise qui montrent leurs attaches dans leur pays d'origine.
• Les étudiants F-1 apportent les diplômes et relevés de notes de leurs établissements précédents, ainsi que des lettres de banque indiquant qui finance leurs études.
• Les travailleurs H-1B peuvent avoir besoin d'un diplôme et de lettres de leurs employeurs précédents si le consulat les demande, puisque la pétition repose sur ce parcours.
• Les personnes transférées en L-1 peuvent avoir besoin de lettres de l'employeur étranger décrivant le poste occupé avant le transfert.
• Les fiancé(e)s K-1 apportent leurs actes de naissance, leurs certificats de police et les jugements de divorce pour tout mariage antérieur.

Les personnes à charge ajoutent un dernier groupe de documents. Un conjoint qui dépose une demande en tant que personne à charge d'un travailleur H-1B ou L-1 doit prouver le lien conjugal ; une traduction d'acte de mariage et les actes de naissance des enfants vont donc dans le même dossier. Chaque acte conserve sa propre certification, ce qui permet de remplacer une page sans refaire tout l'ensemble.

Règles de traduction consulaires et exception de la langue officielle

Selon la règle consulaire, chaque traduction est accompagnée d'une déclaration signée par le traducteur, attestant que la traduction est exacte et qu'il est compétent pour traduire depuis cette langue. Les demandeurs de visas de non-immigrant apportent les originaux et les traductions à l'entretien. Dans les dossiers K-1 et de visa d'immigrant, les demandeurs téléversent des scans sur le portail CEAC et apportent les originaux ou des copies certifiées à l'entretien. Les exigences de traduction du NVC comparées aux règles de l'USCIS font l'objet d'un article distinct.

L'exception de la langue officielle dépend du lieu où le demandeur dépose sa demande, et non de son lieu de naissance. Un diplôme vietnamien détenu par un demandeur F-1 à Hô Chi Minh-Ville est rédigé dans la langue officielle du pays de la demande. Le même diplôme détenu par un citoyen vietnamien qui dépose sa demande dans un pays tiers exige une traduction en anglais, tout comme il en exigera une s'il figure plus tard dans un dossier déposé auprès de l'USCIS. Une traduction de diplôme vietnamien préparée une seule fois couvre les deux situations, et les services de traduction vietnamienne peuvent prendre en charge les relevés de notes et les actes qui l'accompagnent.

Comment l'officier consulaire lit les documents traduits

Un officier au guichet dispose de peu de temps par demandeur ; un document n'est donc utile que s'il se lit d'un coup d'œil. La traduction doit suivre la mise en page de l'original d'assez près pour que chaque ligne en anglais puisse être rapprochée de la ligne d'origine. Les cachets, sceaux, signatures et notes manuscrites sont décrits entre crochets, et les passages illisibles sont signalés comme tels au lieu d'être devinés. La traduction automatique seule ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates, les abréviations et les termes juridiques ; elle ne répond donc pas à l'exigence.

Un petit ensemble de traductions propres est plus efficace qu'un gros dossier. Une lettre ou un relevé de banque est lu pour le titulaire du compte, le solde et la date ; ces trois éléments doivent donc correspondre exactement à l'original. Une traduction de relevé bancaire en espagnol pour un demandeur mexicain ou colombien conserve les numéros de compte, les montants, la devise et les dates tels qu'ils sont imprimés. Les noms suivent l'orthographe du passeport, car un officier qui voit deux orthographes d'un même nom s'arrêtera pour poser la question.

Demandes de documents supplémentaires au titre de la section 221(g)

La section 221(g) de l'Immigration and Nationality Act est la disposition en vertu de laquelle un officier consulaire refuse provisoirement une demande parce qu'il manque quelque chose. Le demandeur reçoit une lettre qui énumère ce qu'il doit envoyer ou rapporter, et cette liste cite souvent des documents comme des preuves d'emploi, des documents financiers ou des actes d'état civil.

Une traduction demandée de cette manière suit les mêmes règles de certification que toute autre. Le demandeur l'envoie selon la méthode décrite dans la lettre, avec une copie de l'original, et ne remplace pas le document demandé par un autre. Une pièce non traduite ou une traduction sans certification peut laisser le dossier là où il en était, avec la même lettre toujours en attente.

Vérifier les documents du DS-160 avant l'entretien

Les documents d'état civil posent une question de version qu'il faut régler avant de traduire quoi que ce soit. Le tableau Visa Reciprocity and Civil Documents by Country du Département d'État indique, pays par pays, quels documents existent, qui les délivre et quelle version est acceptable. Traduire un extrait abrégé alors que le consulat veut l'acte complet fait perdre de l'argent et du temps. L'avocat ou le représentant accrédité décide de ce que le demandeur soumet ; tout doute sur l'ensemble des documents doit donc lui être soumis.

Une dernière vérification porte sur trois points : l'orthographe du nom sur chaque traduction correspond au passeport et au DS-160, l'original est disponible pour l'entretien, et chaque traduction porte sa propre certification signée. Texliff prépare chaque traduction avec sa propre certification et garde la mise en page alignée sur la source. Pour les justificatifs financiers, une traduction de relevé bancaire est le document le plus souvent demandé à ce stade.