Liste de contrôle de la traduction certifiée pour l'I-485 : les documents que l'USCIS lit en anglais

Un dossier I-485 exige une traduction anglaise certifiée et complète de chaque document qui contient du texte en langue étrangère. La réglementation de l'USCIS impose que la traduction soit accompagnée de la certification du traducteur attestant qu'elle est complète et exacte, et qu'il est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. Pour un dossier d'ajustement de statut sur le formulaire I-485, cette règle s'applique à chaque acte d'état civil, document de voyage et pièce financière du dossier.

Les agents comparent les documents du dossier entre eux : un nom figurant sur un acte de naissance avec le passeport, une date de mariage avec un jugement de divorce. Une traduction qui omet ou modifie un seul détail fausse ces comparaisons, et les sections ci-dessous indiquent les paires concernées pour chaque document.

Traduction certifiée pour l'I-485 : ce que la certification et la page doivent couvrir

En pratique, la certification comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées. Elle indique que le traducteur maîtrise les deux langues et que la traduction est complète et exacte, et elle identifie le document traduit. Une certification distincte pour chaque document est la pratique la plus sûre, car chaque traduction reste rattachée à son propre original.

L'USCIS ne tient aucune liste approuvée de traducteurs ou de sociétés de traduction et ne délivre pas d'accréditation de traducteur. Une « traduction certifiée par l'USCIS » est simplement une traduction accompagnée de la certification que l'USCIS demande. Comme la certification est une déclaration signée sur la compétence et le travail du traducteur lui-même, une société de traduction peut en fournir une qui soit indépendante du dossier. Lorsque c'est le demandeur ou un proche qui la signe, cette personne certifie une preuve de son propre dossier, et les agents peuvent lui accorder moins de poids ou la remettre en question. La traduction automatique seule ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates, les abréviations et les termes juridiques ; elle ne satisfait donc pas non plus à l'exigence.

« Complète » signifie tout ce qui figure sur la page. Une traduction intégrale couvre :

• le corps du texte, les titres et les libellés des champs du formulaire
• les tampons et les sceaux, dont le texte est traduit
• les signatures, décrites entre crochets, par exemple [signature]
• les mentions manuscrites et les notes marginales
• les en-têtes, les pieds de page et la numérotation des pages
• le verso de la page, lorsqu'il comporte quelque chose

Les passages illisibles sont signalés par [illegible] au lieu d'être devinés, et les sections vierges sont indiquées comme telles. La mise en page doit suivre l'original d'assez près pour qu'un agent puisse rapprocher chaque élément traduit de la source.

Traduction de l'acte de naissance du demandeur et des enfants

L'acte de naissance du demandeur est comparé au passeport et aux autres pièces d'identité pour le nom, la date de naissance, le lieu de naissance et le nom des parents. L'acte de naissance d'un enfant est vérifié de la même façon, et le nom des parents qui y figure doit concorder avec l'acte de mariage et avec l'acte du demandeur. Si la traduction rend l'un de ces noms différemment des autres documents, l'agent se retrouve face à une incohérence à résoudre.

Avant de commander une traduction, consultez le barème du Département d'État intitulé Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Il indique quels actes d'état civil chaque pays délivre, qui les délivre et quelle version est acceptable, par exemple une copie intégrale plutôt qu'un extrait abrégé. Les adjudicateurs de l'USCIS comme les agents consulaires s'y réfèrent. Un odpis skrócony polonais (copie abrégée) n'est pas le même acte que l'odpis zupełny (copie intégrale), et si le barème demande la copie intégrale, une traduction soignée de la copie abrégée fait perdre les frais engagés.

La version détermine aussi le contenu de la traduction. Un acte en forme intégrale comporte des numéros de registre, des informations sur les parents et des notes marginales ajoutées après l'inscription initiale, et chacun de ces éléments est traduit. Une traduction d'acte de naissance espagnol d'un acte de naissance mexicain (acta de nacimiento), par exemple, comprend le CURP et toute annotation en marge. Il en va de même pour une traduction certifiée de l'espagnol vers l'anglais de l'acte d'un enfant. Le guide sur les documents I-485 pour les conjoints et les enfants traite des actes de famille qui accompagnent une demande dérivée.

L'ensemble des actes de naissance est plus facile à réunir lorsque chacun est traité comme un élément à part : la traduction de l'acte de naissance du demandeur et une traduction par enfant, chacune avec sa propre certification.

Traduction de l'acte de mariage, du jugement de divorce et de l'acte de décès

L'acte de mariage actuel est vérifié par rapport aux actes de naissance des deux époux et aux dates de fin de tout mariage antérieur. Une traduction d'acte de mariage reproduit la date, le lieu, les deux noms tels qu'ils sont écrits, les informations du registre et chaque tampon.

Chaque mariage antérieur de l'un ou l'autre des époux doit être démontré comme terminé, soit par un jugement de divorce, soit par un acte de décès, et la date de fin est comparée à la date du mariage suivant. Un jugement de divorce traduit qui omet le tampon du tribunal, une mention en marge ou la ligne indiquant la date d'effet du jugement ne permet pas à l'agent de confirmer que le premier mariage a pris fin avant le début du second. Un acte de décès se traduit de la même manière, y compris l'autorité émettrice et la date du décès.

Les dates provoquent des erreurs discrètes dans ces actes. Un acte saoudien peut comporter une date du calendrier hégirien, un shenasnameh iranien utilise des dates de l'hégire solaire, et un acte chinois écrit l'année en premier. La traduction convertit chaque date en mois, jour et année, et l'agent doit pouvoir rapprocher la date convertie de la ligne d'origine.

Pages de passeport, tampons de visa et mentions du I-94 en traduction

Le passeport est comparé au dossier I-94 ainsi qu'aux dates d'entrée et aux adresses indiquées sur le formulaire. Un passeport rédigé dans une autre langue est traduit page par page : la page d'identité, les pages de visa et les tampons d'entrée et de sortie. Les tampons sont courts, mais ce sont des textes, et un tampon illisible est signalé par [illegible] au lieu d'être deviné. Le nom figurant sur l'acte de naissance traduit doit être orthographié comme dans le passeport ; la translittération est donc choisie une fois pour toutes et utilisée partout.

Le I-94 lui-même est émis en anglais ; ce qui doit être traduit, ce sont donc les pièces étrangères qui appuient l'historique de voyage, comme un visa étranger ou un tampon de sortie d'un autre pays.

Certificats de police et documents financiers étrangers pour le I-864

Lorsqu'un certificat de police fait partie du dossier, la traduction couvre chaque mention, l'autorité émettrice, les tampons et toute déclaration indiquant qu'aucun antécédent n'a été trouvé. La mention « aucun antécédent » reste du texte sur la page, et elle est traduite comme le reste.

Les documents financiers étrangers qui appuient le formulaire I-864 (Affidavit of Support), comme les relevés bancaires étrangers, les attestations d'emploi ou les documents fiscaux d'un co-parrain ou d'un membre du foyer, sont comparés aux revenus et aux actifs déclarés sur le formulaire. La traduction reproduit exactement les numéros de compte, les soldes et les devises tels qu'ils sont imprimés. L'avocat ou le représentant accrédité décide quels documents financiers sont versés au dossier.

Traduction du carnet de vaccination I-693 pour le médecin agréé

L'examen médical du formulaire I-693 est réalisé par un médecin agréé (civil surgeon) désigné par l'USCIS. Les demandeurs apportent leur carnet de vaccination à l'examen, et le médecin doit le lire pour reporter les données sur le formulaire ; un carnet rédigé dans une autre langue exige donc une traduction de carnet de vaccination en anglais. Les dossiers de traitements passés soumis comme preuves, à l'appui d'une dérogation par exemple, exigent une traduction certifiée comme tout autre document.

Pourquoi une traduction partielle d'un document I-485 entraîne une RFE

Les résumés, les extraits et les traductions des « pages pertinentes seulement » ne répondent pas à l'exigence. Lorsqu'une traduction est absente, incomplète ou non certifiée, l'USCIS peut émettre une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny), et la politique de l'USCIS permet aussi aux agents de refuser un dossier sans émettre de RFE au préalable lorsque les preuves initiales sont insuffisantes. Répondre à la demande revient généralement à traduire quand même le document en entier : une traduction complète dès le départ évite donc un échange de courriers.

Avant de constituer le dossier, dressez la liste de chaque document qui contient du texte en langue étrangère, vérifiez chacun d'eux par rapport au barème de réciprocité et rassemblez l'original complet de chacun, versos compris. Nous préparons une traduction certifiée distincte pour chaque document dans le cadre de notre service de traduction certifiée de documents pour l'USCIS.