Visa d'immigrant DS-260 : traduction certifiée des documents d'état civil

Un dossier DS-260 exige une traduction certifiée en anglais de chaque document d'état civil qui n'est pas en anglais, sauf si le document est rédigé dans la langue officielle du pays où le demandeur sera convoqué à l'entretien. Le National Visa Center (NVC) demande une attestation signée par le traducteur, précisant que la traduction est exacte et qu'il est compétent pour traduire depuis la langue d'origine. L'exception de la langue officielle ne vaut que pour le NVC et le consulat. Dès que le dossier est entre les mains de l'USCIS, tout doit être en anglais.

Le DS-260 est la demande de visa d'immigrant (Immigrant Visa Application). Une fois la pétition approuvée par l'USCIS et le dossier transmis au NVC, le demandeur remplit le formulaire en ligne et téléverse les numérisations de ses documents d'état civil sur le portail CEAC. Une numérisation en langue étrangère n'est pas complète sans sa traduction, donc les deux sont préparées ensemble. Le pétitionnaire ou le cabinet d'avocats décide des documents que réclame chaque dossier ; les sections ci-dessous décrivent la forme que doivent avoir les traductions de ces documents.

Documents d'état civil du DS-260 qui exigent une traduction certifiée

L'ensemble des documents dépend de la famille et du parcours du demandeur. Un acte de naissance est exigé pour le demandeur, et une traduction d'acte de mariage est nécessaire lorsque le demandeur est marié. Les jugements de divorce et les actes de décès s'ajoutent lorsqu'un mariage antérieur du demandeur ou du pétitionnaire a pris fin. Les certificats de police proviennent de chaque pays où le demandeur a vécu. Les livrets militaires, les dossiers judiciaires et les actes d'adoption s'y ajoutent lorsqu'ils existent dans le parcours du demandeur.

Chaque document est traduit séparément, dans la combinaison de langues qu'il exige réellement. Un demandeur dont l'acte de naissance est rédigé en créole haïtien a besoin d'une traduction d'acte de naissance en créole haïtien, et un demandeur qui a aussi vécu dans un pays hispanophone a besoin d'une traduction de certificat de police en espagnol pour le casier de ce pays. Les documents dans cette langue relèvent des services de traduction en créole haïtien, et un service de traduction certifiée de documents traite de la même manière les autres langues que ces dossiers comportent couramment.

La règle de traduction du NVC et l'exception de la langue officielle

Les règles du NVC et des consulats exigent une traduction certifiée pour tout document d'état civil qui n'est ni en anglais ni dans la langue officielle du pays où le demandeur dépose sa demande de visa. Chaque traduction est accompagnée d'une attestation signée par le traducteur, précisant que la traduction est exacte et qu'il est compétent pour traduire. Il est plus prudent de prévoir une attestation distincte pour chaque document, puisque les numérisations sont examinées une par une.

L'exception dépend du lieu de l'entretien, non de la nationalité du demandeur ni du pays qui a délivré le document. Un demandeur convoqué dans un pays dont l'espagnol est la langue officielle peut téléverser un document en espagnol sans traduction. Un document dans toute autre langue exige une traduction. La comparaison entre les règles du NVC et celles de l'USCIS fait l'objet d'un autre article sur les exigences de traduction du NVC comparées à celles de l'USCIS.

Reciprocity Schedule : quelle version de chaque document obtenir

Le Département d'État publie la liste Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Pour chaque pays, elle indique quels documents d'état civil existent, quelle autorité les délivre et quelle version est acceptée, par exemple un acte intégral plutôt qu'un extrait abrégé. Les agents d'instruction de l'USCIS comme les agents consulaires s'y réfèrent.

Les demandeurs doivent consulter la fiche du pays émetteur avant de commander une traduction. Traduire la mauvaise version est un travail inutile, car l'extrait doit quand même être remplacé par l'acte intégral, qui doit lui aussi être traduit ensuite.

Ce que le NVC renvoie à l'issue de l'examen des documents

L'examen des documents compare chaque numérisation téléversée aux informations saisies dans le DS-260. Quatre problèmes peuvent être évités avant le téléversement :

• Un extrait abrégé ou un acte sous forme courte est téléversé alors que le Reciprocity Schedule exige la version intégrale.
• Une numérisation en langue étrangère est téléversée sans sa traduction certifiée.
• Une traduction n'est accompagnée d'aucune attestation signée de compétence et d'exactitude.
• Un nom ou une date de la traduction diffère de ceux du DS-260 ou du passeport.

Les écarts de noms viennent le plus souvent de la translittération. Un passeport romanise un nom d'une certaine façon, et un acte d'état civil traduit séparément peut produire une autre orthographe. L'entreprise de traduction doit recevoir la page des données du passeport et les traductions antérieures afin que tous les documents utilisent la même orthographe.

Une traduction n'est complète que si elle couvre tout ce qui figure sur la page : le corps du texte, les titres, les intitulés des champs du formulaire, les tampons, les sceaux, les signatures indiquées par « [signature] », les mentions manuscrites, les annotations en marge et le verso de la page s'il comporte quoi que ce soit. Les passages illisibles sont signalés par « [illegible] » au lieu d'être devinés, et les sections vierges sont indiquées comme telles. La traduction automatique seule ne porte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates et les abréviations, donc elle ne satisfait pas à l'exigence.

Certificats de police, livrets militaires et preuves secondaires

Une traduction de certificat de police obéit aux mêmes règles qu'un acte d'état civil : le texte intégral, chaque tampon et une attestation signée pour ce certificat. Les dossiers judiciaires et les livrets militaires sont eux aussi traduits intégralement, avec une description des sceaux et des mentions manuscrites. Les actes d'adoption sont joints lorsque le dossier concerne un enfant adopté.

Lorsqu'un document principal n'est pas disponible, le demandeur démontre d'abord qu'il est introuvable. La preuve est une déclaration écrite de l'autorité émettrice, ou une mention du Reciprocity Schedule indiquant que le document est généralement indisponible. Le demandeur présente ensuite des preuves secondaires, comme des registres paroissiaux ou de baptême, des dossiers scolaires, des dossiers médicaux ou des déclarations sous serment de personnes ayant une connaissance personnelle de l'événement, généralement deux. Chaque pièce de ces preuves rédigée dans une langue étrangère, y compris la déclaration de l'autorité émettrice, exige sa propre traduction certifiée.

Quoi apporter à l'entretien du DS-260

Les demandeurs téléversent les numérisations sur le portail CEAC et apportent à l'entretien les originaux ou des copies certifiées de leurs documents d'état civil, accompagnés des traductions certifiées. Les traductions du dossier doivent être celles qui ont été téléversées, avec les mêmes noms et les mêmes orthographes, afin que l'agent consulaire puisse faire correspondre le papier à la numérisation.

Avant de commander, consultez la fiche du Reciprocity Schedule de chaque document, rassemblez toutes les pages, verso compris, et notez chaque nom tel qu'il apparaît dans le passeport. Texliff prépare chaque traduction certifiée d'acte de naissance avec sa propre attestation signée d'exactitude et de compétence, et les autres documents d'état civil du dossier sont traités de la même façon.