Traduction de documents illisibles pour l'USCIS : fichiers abîmés et incomplets

Un document source effacé, abîmé ou incomplet peut tout de même être traduit pour l'USCIS, mais la traduction ne peut être complète que dans la mesure où la page est lisible. Tout ce que le traducteur ne peut pas lire est marqué « [illegible] » et laissé tel quel, et la certification peut préciser que la traduction a été réalisée à partir d'une copie de lisibilité limitée. Lorsque le problème vient de l'acte original, la meilleure solution est généralement d'obtenir une nouvelle copie auprès de l'administration qui l'a délivré.

Traduction de documents illisibles pour l'USCIS : ce que le traducteur peut faire

La réglementation de l'USCIS exige une traduction anglaise complète de chaque document en langue étrangère, certifiée complète et exacte. Pour une page propre, cela signifie que chaque ligne, chaque tampon et chaque signature apparaît en anglais. Pour une page abîmée, cela signifie que le traducteur rend compte de ce qui figure réellement sur la page, y compris les parties qui ne peuvent pas être lues. Un traducteur qui comble une lacune par une supposition plausible a modifié la preuve, et l'agent ne peut pas savoir quels mots viennent du document et lesquels viennent du traducteur.

La même règle s'applique aux noms, aux dates et aux numéros, pour lesquels une erreur de supposition fait le plus de dégâts. Si le dernier chiffre d'un numéro d'enregistrement est taché, la traduction indique les chiffres lisibles et signale celui qui manque. Si le mois d'une date est illisible mais que l'année est claire, le traducteur laisse le mois signalé et ne le déduit pas des autres mentions de la page.

Comment la mention « [illegible] » est utilisée dans une traduction certifiée

La mention est placée sur la plus petite partie qui ne peut pas être lue. Un mot illisible reçoit une mention à son emplacement, et le reste de la ligne est traduit normalement. Les pertes plus longues sont décrites par leur taille et leur position, par exemple « [illegible, approximately two lines] » ou « [corner torn off, text missing] ». Le traducteur peut ajouter une courte note entre crochets sur la cause, comme « [faded] » ou « [obscured by stamp] », lorsque cela aide l'agent à rapprocher la note du document source.

Les autres éléments de la page reçoivent le même traitement que sur une copie propre. Les sceaux, les signatures, les mentions manuscrites et les notes en marge sont décrits ou traduits, et les sections vides sont signalées comme vides. La mise en page suit l'original d'assez près pour que l'agent puisse placer chaque ligne traduite en face de la ligne source. Une page qui arrive recadrée sur un bord pose un problème distinct, car le traducteur ne peut pas savoir ce qui se trouvait hors du cadre.

Ce que la certification indique à propos d'une mauvaise copie source

La certification déclare que la traduction est complète et exacte, et que le traducteur maîtrise les deux langues. Lorsque le document source est difficile à lire, la certification peut ajouter une phrase indiquant que la traduction a été préparée à partir d'une copie de lisibilité limitée et que les passages illisibles sont signalés dans le texte. Cette phrase décrit la copie source, afin que l'agent ne suppose pas que l'original était net.

L'USCIS ne tient aucune liste approuvée de traducteurs ou de sociétés de traduction, et « USCIS-certified » signifie seulement que la traduction comporte la certification demandée par l'USCIS. Une traduction certifiée de documents pour l'USCIS qui indique ouvertement ses propres limites donne à l'agent une image exacte du dossier, ce que ne fait pas une traduction qui présente discrètement une page abîmée comme une page propre.

Quand un meilleur scan ou un acte réédité est la vraie solution

Certains problèmes de lisibilité viennent du scan et non du papier. Une page photographiée en biais, prise dans une faible lumière ou envoyée par télécopieur se lit souvent mieux une fois numérisée à nouveau. Une nouvelle image doit précéder la traduction, car la mention doit décrire une perte réelle sur le papier et non une mauvaise photographie.

Un scan utilisable respecte ces cinq points :

• Posez la page à plat sur la vitre du scanner et numérisez la page entière, y compris les quatre bords.
• Numérisez les deux côtés de chaque page, même lorsque le verso paraît vide, car les tampons et les notes y figurent souvent.
• Utilisez la couleur, car l'encre effacée et les tampons de couleur se distinguent mieux du papier en couleur qu'en noir et blanc.
• Ne recadrez pas l'image, ne la faites pas pivoter partiellement et ne la réduisez pas, et ne pliez pas la page pour qu'elle tienne sur la vitre.
• Pour un dossier de plusieurs pages, numérisez chaque page dans l'ordre, y compris les pages blanches et les couvertures.

Lorsque le papier lui-même est effacé, déchiré ou abîmé par l'eau, la meilleure réponse est une nouvelle copie. Un registre d'état civil ou un établissement scolaire peut souvent délivrer un nouvel extrait certifié à partir de ses propres registres, et un nouvel extrait peut être traduit proprement. Le barème de réciprocité (Reciprocity Schedule) du Département d'État indique, pour chaque pays, quels documents d'état civil existent, qui les délivre et quelle version est acceptée. Le consulter d'abord permet de savoir quelle version l'agent attend, par exemple une copie intégrale plutôt qu'un extrait abrégé. Traduire une copie abîmée de la mauvaise version est un travail inutile.

Actes de naissance issus de registres manuscrits

Les actes de naissance sont l'exemple le plus courant de ce problème, car beaucoup ont été écrits à la main dans un registre il y a des décennies, puis recopiés plusieurs fois depuis. Une traduction d'acte de naissance en créole haïtien part souvent d'un acte de naissance, une inscription rédigée à la main en français dans un registre, puis recopiée à nouveau pour chaque nouvel extrait. Le temps que la copie parvienne au traducteur, un tampon peut recouvrir le nom, ou l'encre d'une date peut s'être réduite à quelques traits.

Dans un tel cas, l'extrait des archives est généralement la version la plus propre, puisque le registre le réédite à partir de son propre livre. Même lorsque le traducteur lit l'écriture sans difficulté, comme dans les services de traduction en créole haïtien, tout mot qui reste incertain après une lecture attentive est tout de même signalé.

Si le registre ne peut pas produire un acte lisible, le demandeur peut démontrer que l'acte principal est indisponible, au moyen d'une déclaration écrite de l'autorité émettrice ou d'une entrée du barème de réciprocité, puis présenter des preuves secondaires. Les dossiers scolaires, les registres paroissiaux et les attestations de personnes ayant une connaissance directe de la naissance comptent tous comme preuves secondaires. Chaque pièce en langue étrangère nécessite sa propre traduction certifiée.

Dossiers scolaires et médicaux dont des pages manquent ou sont abîmées

Les dossiers scolaires et médicaux soulèvent les mêmes questions, avec quelques particularités. Une traduction de relevé de notes arrive souvent sous la forme d'une photocopie de photocopie, avec des notes ou des noms de matières perdus dans la marge. Le traducteur signale les mentions perdues. Lorsque la perte touche une note ou une date, il est possible de demander à l'établissement un relevé officiel réédité.

La traduction de dossiers médicaux suit la même règle, et les notes manuscrites des médecins sont une source fréquente de mots illisibles. Marquer le nom d'un médicament ou une posologie comme « [illegible] » est toujours plus sûr que de deviner, car une supposition dans un dossier clinique peut être lue comme un fait. Pour les dossiers qui arrivent avec des pages manquantes, la traduction couvre les pages fournies et ne laisse pas entendre que le dossier est complet.

Un ensemble de pages incomplet est différent d'une page difficile à lire. Si la page 2 d'un dossier de quatre pages manque, la traduction couvre les pages 1, 3 et 4 et signale la lacune. Le pétitionnaire ou l'avocat décide s'il faut demander la page manquante à l'organisme émetteur, car la société de traduction ne peut pas fournir un contenu qui n'a jamais été envoyé.

Que préparer avant d'envoyer des documents abîmés

Rassemblez la meilleure copie disponible de chaque document, numérisée à plat et en couleur sur les deux côtés, et notez quelles pages manquent ou sont abîmées. Demandez à l'administration émettrice une nouvelle copie certifiée lorsque c'est possible, et consultez le barème de réciprocité pour connaître la bonne version. Conservez toute déclaration écrite d'une administration qui ne peut pas rééditer un acte, car elle appuie une demande d'acceptation de preuves secondaires. Décider de présenter un original abîmé ou un remplacement relève de l'avocat ou du représentant accrédité chargé du dossier. Nous signalons les parties illisibles dans une traduction d'acte de mariage ou de tout autre document, et nous indiquons dans la certification les limites du document source.