Dịch sao kê ngân hàng I-539 và các giấy tờ hỗ trợ khác

Mọi sao kê ngân hàng, thư của nhà tuyển dụng, giấy tờ bất động sản và giấy tờ hộ tịch không bằng tiếng Anh đều phải được nộp trong hồ sơ Form I-539 kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ và giấy chứng nhận của biên dịch viên. Quy định của USCIS yêu cầu điều này đối với mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, dù giấy tờ đó cho thấy du khách có đủ khả năng chi trả cho thời gian lưu trú kéo dài hay chứng minh vợ/chồng hoặc con đủ điều kiện làm người phụ thuộc.

Form I-539 là Đơn xin gia hạn/thay đổi tình trạng không di dân. Du khách diện B-2, sinh viên chuyển sang hoặc từ F-1, cùng vợ/chồng và con diện H-4, L-2 hoặc F-2 đều nộp đơn này, và viên chức quyết định dựa trên bằng chứng trong hồ sơ. Phần lớn bằng chứng đến từ quê nhà, nên dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS thường là một phần của khâu chuẩn bị.

Những giấy tờ I-539 nào cần bản dịch được chứng nhận

Đơn được điền bằng tiếng Anh. Bằng chứng đi kèm là những gì người nộp đơn đang có, và luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp loại nào. Các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài xuất hiện thường xuyên nhất gồm:

• Sao kê ngân hàng, giấy chứng nhận tiền gửi có kỳ hạn và sao kê lương hưu cho thấy số tiền sẵn có cho thời gian lưu trú.
• Thư của nhà tuyển dụng nước ngoài xác nhận công việc mà người nộp đơn sẽ quay về.
• Giấy tờ bất động sản, giấy tờ thuế và các tài liệu tương tự cho thấy mối liên hệ với quê nhà.
• Giấy chứng nhận kết hôn và giấy khai sinh chứng minh quan hệ giữa người phụ thuộc và người nộp đơn chính.
• Giấy tờ hộ tịch của chính người nộp đơn chính, khi tình trạng của người phụ thuộc xuất phát từ các giấy tờ đó.

Mỗi giấy tờ này cần một bản dịch được chứng nhận riêng. Một giấy chứng nhận chung cho cả chồng giấy tờ không liên quan sẽ khó đối chiếu hơn với bằng chứng, vì vậy chứng nhận riêng cho từng giấy tờ là cách làm an toàn hơn.

Dịch sao kê ngân hàng bao gồm mọi trang của sao kê

Thiếu sót phổ biến nhất với bằng chứng tài chính là chỉ dịch trang có số dư cuối kỳ. USCIS yêu cầu bản dịch đầy đủ, và với một bản sao kê thì điều đó nghĩa là mọi trang: tên và phần đầu trang của ngân hàng, tên chủ tài khoản và số tài khoản như đã in, kỳ sao kê, từng dòng giao dịch, số dư lũy kế, cùng mọi con dấu hoặc ghi chú viết tay của chi nhánh. Một bản sao kê dài mười hai trang sẽ cho ra bản dịch mười hai trang.

Đơn vị tiền tệ được giữ đúng như đã viết. Số dư ghi bằng nhân dân tệ, won, real hay peso thì giữ nguyên loại tiền đó, và biên dịch viên không quy đổi sang đô la. Các khoản tiền giữ nguyên dấu phân cách mà ngân hàng sử dụng, nên sao kê của Brazil ghi 1.234,56 sẽ không bị viết lại thành 1,234.56 nếu không có ghi chú. Một ngày như 03/04 có thể đọc theo hai cách, nên biên dịch viên đối chiếu với kỳ sao kê in ở đầu trang trước khi viết ra. Bố cục gốc được giữ lại để viên chức có thể đặt hai tài liệu cạnh nhau.

Một số ngôn ngữ có những điểm cần kiểm tra riêng. Dịch sao kê ngân hàng tiếng Trung cần chú ý thứ tự ngày bắt đầu bằng năm và con dấu của chi nhánh, còn dịch sao kê ngân hàng tiếng Hàn phải tái hiện tên tài khoản và tên chi nhánh đúng như ngân hàng in. Người nộp đơn có các giấy tờ khác từ Trung Quốc có thể tìm hiểu về dịch tiếng Trung sang tiếng Anh được chứng nhận nói chung.

Giấy chứng nhận tiền gửi có kỳ hạn và sao kê lương hưu cũng theo cùng nguyên tắc. Các giấy xác nhận tài khoản từ ngân hàng được dịch đầy đủ, gồm cả phần chữ ký và chức danh của người ký. Báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và các hồ sơ tương tự thuộc về dịch báo cáo tài chính, nơi các con số và nhãn tiêu đề phải luôn khớp nhau.

Thư của nhà tuyển dụng và bằng chứng về mối liên hệ với quê nhà

Thư của nhà tuyển dụng nước ngoài được dịch từ phần tiêu đề thư trở xuống. Tên công ty, địa chỉ, mã số đăng ký hoặc mã số thuế, ngày tháng, nội dung thư, chữ ký và mọi con dấu đều là một phần của trang giấy. Con dấu tròn của công ty không bị bỏ qua chỉ vì khó đọc. Biên dịch viên mô tả nó, chẳng hạn "[con dấu công ty]" kèm nội dung ghi trên dấu, và đánh dấu mọi phần không đọc được là "[không đọc được]" thay vì đoán.

Giấy tờ bất động sản và giấy tờ thuế cũng được xử lý tương tự. Trích lục địa chính và giấy chứng nhận quyền sở hữu thường pha trộn các trường biểu mẫu in sẵn với phần điền tay, và bản dịch bao gồm cả hai. Nếu một trang có chữ ở mặt sau, phần chữ đó cũng được dịch.

Dịch giấy chứng nhận kết hôn và giấy khai sinh cho người phụ thuộc

Khi người nộp đơn là vợ/chồng hoặc con diện H-4, L-2 hoặc F-2, quan hệ được chứng minh bằng giấy tờ hộ tịch. Dịch giấy chứng nhận kết hôn và dịch giấy khai sinh thường là cặp giấy tờ đi cùng nhau. Bộ Ngoại giao công bố bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, và cả viên chức USCIS lẫn viên chức lãnh sự đều dựa vào đó. Mục của từng quốc gia cho biết cơ quan cấp phát hành phiên bản nào của một giấy tờ, chẳng hạn bản đầy đủ thay vì bản trích lục, và nên kiểm tra trước khi đặt dịch bất cứ thứ gì.

Nếu cơ quan cấp không có sẵn một giấy tờ, người nộp đơn phải chứng minh rằng giấy tờ đó không có và nộp bằng chứng thứ cấp thay thế. Hồ sơ của nhà thờ hoặc trường học và bản khai có tuyên thệ của những người trực tiếp biết sự việc là các ví dụ, và mỗi bằng chứng bằng tiếng nước ngoài cũng cần bản dịch được chứng nhận.

Đối chiếu giấy tờ của người phụ thuộc với hồ sơ của người nộp đơn chính

Hồ sơ của người phụ thuộc và hồ sơ của người nộp đơn chính thường được gửi đến viên chức cùng lúc, nên họ tên trong các giấy tờ đã dịch phải khớp nhau. Một cái tên được viết theo một cách trong hộ chiếu, một cách khác trên giấy chứng nhận kết hôn và cách thứ ba trên sao kê ngân hàng sẽ dễ dẫn đến câu hỏi. Khi người nộp đơn cung cấp hộ chiếu, biên dịch viên viết theo đúng cách đó đối với những tên gốc được viết bằng hệ chữ khác, để giấy tờ hộ tịch của cả gia đình dùng cùng một cách phiên âm. Nếu bản gốc tự nó có biến thể, bản dịch ghi lại đúng như đã viết và không sửa.

Ngày tháng cũng cần nhất quán như vậy. Ngày kết hôn trên giấy chứng nhận kết hôn đã dịch phải khớp với ngày ghi trong giấy tờ của người phụ thuộc, và ngày bắt đầu bằng năm được viết ra theo một dạng thống nhất trong toàn bộ hồ sơ, đồng thời vẫn giữ ngày gốc hiển thị. Sự không khớp có thể khiến USCIS ban hành Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE).

Trước khi nộp hồ sơ, hãy thu thập bản gốc đầy đủ, kiểm tra mục của từng quốc gia trong Reciprocity Schedule và quét mọi trang, kể cả trang trống và mặt sau của các trang có đóng dấu. Sau đó Texliff có thể chuẩn bị một giấy chứng nhận cho từng giấy tờ, và dịch sao kê ngân hàng được chứng nhận thường là nơi nên bắt đầu vì sao kê thường là những mục dài nhất trong hồ sơ.