Yêu cầu về bản dịch khi nộp hồ sơ lên tòa di trú

Tòa di trú chỉ chấp nhận tài liệu tiếng nước ngoài khi đi kèm bản dịch tiếng Anh và giấy chứng nhận bản dịch được đánh máy, có chữ ký, ghi thông tin liên lạc của biên dịch viên cùng lời khẳng định về năng lực và độ chính xác. Sổ tay thực hành của tòa di trú (Immigration Court Practice Manual) đặt ra quy tắc này cho các exhibit mà một bên nộp, và quy tắc đó khác với cách diễn đạt của USCIS ở những điểm nhỏ nhưng thiết thực.

Giấy chứng nhận bản dịch: Practice Manual yêu cầu những gì

Immigration Court Practice Manual yêu cầu bốn nội dung trên giấy chứng nhận: văn bản đánh máy, chữ ký của biên dịch viên, thông tin liên lạc của biên dịch viên, và lời khẳng định rằng biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ nước ngoài sang tiếng Anh và bản dịch là chính xác. Giấy chứng nhận viết tay hoặc trang không có chữ ký không phù hợp với mô tả này. Giấy chứng nhận cũng nên ghi rõ tài liệu đã được dịch, để thẩm phán và luật sư của chính phủ có thể gắn từng giấy chứng nhận với đúng exhibit.

USCIS diễn đạt quy định khác đi. USCIS nói đến bản dịch tiếng Anh đầy đủ được chứng nhận là hoàn chỉnh và chính xác, cùng lời khẳng định về năng lực của biên dịch viên. Nội dung chứng nhận giống nhau thường dùng được cho cả hai nơi, nhưng một công ty dịch thuật cung cấp dịch vụ dịch tài liệu có chứng nhận cho hồ sơ nộp tòa nên lập từng giấy chứng nhận theo định dạng của tòa và đối chiếu với Practice Manual trước khi tái sử dụng mẫu của USCIS.

Từ "hoàn chỉnh" ở đây mang nghĩa giống như trong mọi hồ sơ khác. Nội dung chính, nhãn các ô trong biểu mẫu, con dấu, dấu đóng, đầu trang, chân trang, nội dung viết tay, ghi chú bên lề và mọi thứ ở mặt sau của trang đều được dịch. Chữ ký được mô tả là "[signature]", phần không đọc được được đánh dấu "[illegible]", và phần để trống được đánh dấu là để trống. Bản tóm tắt hoặc trích đoạn của một hồ sơ dài sẽ không đáp ứng yêu cầu, và bố cục của bản dịch nên bám sát bản gốc đủ để thẩm phán đối chiếu từng dòng với nguồn.

Giấy chứng nhận phiên dịch cho bản khai tiếng Anh do người không biết tiếng Anh ký

Đôi khi người bị đưa ra xét xử ký một bản khai do luật sư hoặc người soạn hồ sơ viết bằng tiếng Anh, dù người đó không hiểu tiếng Anh. Bản khai như vậy không phải là bản dịch, vì không tồn tại bản gốc bằng tiếng nước ngoài. Practice Manual yêu cầu giấy chứng nhận phiên dịch trong trường hợp này, do người đã phiên dịch nội dung cho người ký cung cấp.

Hai loại giấy chứng nhận thuộc về hai tình huống khác nhau. Giấy chứng nhận bản dịch áp dụng cho tài liệu viết bằng tiếng nước ngoài, còn giấy chứng nhận phiên dịch áp dụng cho tài liệu tiếng Anh mà người ký không đọc được. Bản khai kèm sai loại giấy chứng nhận sẽ làm dấy lên câu hỏi về việc người ký đã hiểu lời khai bằng cách nào. Một bản dịch bản khai có tuyên thệ thuộc về phía bản dịch khi bản gốc được viết bằng ngôn ngữ khác, như bản dịch bản khai tiếng Tây Ban Nha của lời khai mà một người thân viết bằng tiếng Tây Ban Nha. Thư của nhân chứng bằng các ngôn ngữ khác cũng theo cùng quy tắc, và dịch vụ dịch tiếng Tây Ban Nha bao quát ngôn ngữ thường gặp nhất trong các hồ sơ này.

Đánh số trang exhibit, mục lục và thời hạn do tòa ấn định

Tòa mong đợi các exhibit được đánh số trang và lập mục lục. Tài liệu đã dịch thường được nộp cùng bản gốc tiếng nước ngoài và giấy chứng nhận bản dịch của nó, còn mục lục liệt kê từng mục theo tên và khoảng số trang. Số trang liên tục xuyên suốt hồ sơ giúp thẩm phán trích dẫn "trang 142" mà không phải tìm kiếm.

Tòa, chứ không phải các bên, ấn định thời hạn nộp hồ sơ, và một bên phải gửi bản sao hồ sơ cho chính phủ. Vì vậy luật sư của chính phủ nhận cùng những bản dịch và giấy chứng nhận như thẩm phán. Bản dịch phải hoàn tất trước thời hạn, vì chúng là một phần của hồ sơ và không thể bổ sung sau khi các exhibit đã được đánh số trang. Công ty dịch thuật nên giao từng tài liệu dưới dạng tệp hoàn chỉnh có đính kèm giấy chứng nhận, để luật sư có thể đánh số trang và gửi đi mà không cần chỉnh sửa thêm.

Tài liệu nước ngoài được dịch cho phiên điều trần về nội dung vụ việc

Phiên điều trần về nội dung vụ việc (merits hearing) là nơi thẩm phán quyết định vụ việc dựa trên chứng cứ, và các tài liệu nước ngoài trong hồ sơ thường chia thành năm nhóm.

• Giấy tờ tùy thân và hộ tịch, như hộ chiếu, giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn, cho biết người bị đưa ra xét xử là ai.
• Biên bản công an, đơn tố cáo và hồ sơ tòa án đến từ quốc gia của người bị đưa ra xét xử.
• Hồ sơ y tế và tư vấn tâm lý ghi lại tổn hại đã xảy ra hoặc quá trình điều trị đang diễn ra.
• Bản khai và thư từ do nhân chứng, người thân và các tổ chức cung cấp.
• Tư liệu về tình hình quốc gia, như bài báo và báo cáo, chỉ được dịch phần bài viết có liên quan.

Hồ sơ công an và tòa án từ nước ngoài cần một bản dịch lý lịch tư pháp tái hiện con dấu, số vụ việc và tên cán bộ đúng như bản in. Một bản dịch hồ sơ y tế giữ nguyên chẩn đoán, tên thuốc, ngày tháng và ghi chú viết tay như trong bản gốc, vì thẩm phán có thể đối chiếu hồ sơ đã dịch với lời khai của người bị đưa ra xét xử. Luật sư hoặc đại diện được công nhận quyết định nộp những tài liệu nào, còn công ty dịch thuật dịch những gì được giao. Bài viết trước đây của Texliff về bản khai xin tị nạn và chứng cứ hỗ trợ trình bày chi tiết hơn về phần bản khai của loại chứng cứ này.

Bản dịch đã sửa được nộp như một exhibit mới

Đôi khi lỗi được phát hiện sau khi bản dịch đã nộp, chẳng hạn ngày tháng bị đọc sai, tên bị viết sai chính tả hoặc con dấu bị bỏ sót. Bản dịch đã sửa được nộp như một exhibit mới, có giấy chứng nhận bản dịch riêng và vị trí riêng trong mục lục. Khi đó hồ sơ cho thấy cả những gì tòa nhận lúc đầu lẫn những gì đã thay thế chúng.

Công ty dịch thuật cung cấp văn bản đã sửa, giấy chứng nhận mới và một ghi chú ngắn liệt kê những gì đã thay đổi. Luật sư phụ trách hồ sơ quyết định nộp như thế nào và khi nào, kể cả việc có xin phép thẩm phán hay không khi đã quá thời hạn. Việc thay một trang bên trong exhibit đã được gửi đi khiến tòa và chính phủ giữ hai phiên bản khác nhau của cùng một exhibit, nên bản sửa không bao giờ được âm thầm thay vào.

Dịch máy và người ký giấy chứng nhận

Dịch máy không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng, từ viết tắt và thuật ngữ pháp lý, nên không đáp ứng yêu cầu về giấy chứng nhận. Giấy chứng nhận do chính người bị đưa ra xét xử hoặc một người thân ký cũng yếu, vì người đó đang chứng nhận chứng cứ trong chính vụ việc của mình, và thẩm phán có thể đánh giá nó thấp hơn. Công ty dịch thuật cung cấp giấy chứng nhận độc lập với vụ việc.

Trước khi đặt dịch, hãy sắp xếp các tài liệu gốc theo thứ tự sẽ xuất hiện trong mục lục, đánh dấu tài liệu nào cần giấy chứng nhận bản dịch và bản khai nào cần giấy chứng nhận phiên dịch, và ghi lại thời hạn mà thẩm phán đã ấn định. Dịch vụ dịch tài liệu xin tị nạn của chúng tôi lập giấy chứng nhận theo định dạng của tòa, và luật sư phụ trách hồ sơ nên xác nhận danh sách exhibit cuối cùng trước khi nộp bất cứ thứ gì.