Giấy khai sinh đăng ký muộn cho USCIS: cách dịch hồ sơ này

Giấy khai sinh đăng ký muộn được dịch như mọi hồ sơ hộ tịch khác, chỉ thêm một điểm: bản tiếng Anh phải cho thấy hai ngày, là ngày người đó sinh ra và ngày việc sinh được ghi vào sổ hộ tịch. USCIS và viên chức lãnh sự xem xét khoảng cách giữa hai ngày này, vì vậy bản dịch ghi cả hai, cùng với lý do cơ quan đăng ký nêu ra cho việc ghi nhận muộn.

Giấy khai sinh đăng ký muộn: hồ sơ cho thấy những gì

Việc sinh được đăng ký muộn khi không được khai báo trong thời hạn mà luật địa phương cho phép. Nhiều quốc gia có thủ tục cho trường hợp này. Ở Mexico gọi là registro extemporáneo, còn các cơ quan đăng ký nói tiếng Tây Ban Nha ở nơi khác dùng những thuật ngữ như declaración tardía hoặc inscripción tardía. Philippines và Haiti cũng cấp loại hồ sơ này. Giấy chứng nhận trông khá giống giấy khai sinh thông thường, chỉ khác ở chỗ ghi ngày đăng ký cách ngày sinh nhiều năm và thường nêu tên người đã đứng ra khai.

Viên chức có thể xem khoảng cách dài này là lý do để xem xét hồ sơ kỹ hơn và có thể yêu cầu thêm bằng chứng được lập vào thời điểm gần ngày sinh. Bản dịch không thể xóa khoảng cách đó và cũng không nên cố làm vậy. Nhiệm vụ của bản dịch là để viên chức thấy đúng những gì cơ quan đăng ký đã ghi.

Ngày sinh và ngày đăng ký xuất hiện trong bản dịch như thế nào

Giấy chứng nhận thường in nhiều ngày ở các vị trí khác nhau: ngày sinh, ngày đăng ký, ngày cấp chính giấy chứng nhận đó, và đôi khi là ngày của quyết định tòa án. Một bản dịch cẩn thận giữ mỗi ngày dưới nhãn mà bản gốc ghi và viết tất cả theo cùng thứ tự tháng, ngày, năm được dùng trong phần còn lại của hồ sơ. Nếu bản gốc viết tháng bằng chữ, hoặc để ngày đứng trước, bản dịch vẫn không bao giờ thay đổi việc ngày nào là ngày nào.

Bản dịch cũng lặp lại đúng cách diễn đạt của cơ quan đăng ký về loại hồ sơ. Nếu bản gốc ghi là đăng ký trễ, đăng ký muộn hoặc hồ sơ tái lập, bản tiếng Anh ghi y như vậy và không rút gọn thành "birth certificate". Biên dịch viên bỏ nhãn này đã loại bỏ thông tin mà viên chức có quyền được thấy, và bản dịch không còn đầy đủ theo nghĩa mà USCIS yêu cầu.

Người khai và cơ sở của việc đăng ký muộn

Các hồ sơ đăng ký muộn thường nêu tên người khai, tức là cha mẹ, người thân hoặc người đã yêu cầu đăng ký, và ghi rõ cơ quan đăng ký đã dựa vào đâu. Cơ sở đó có thể là quyết định của tòa án, hồ sơ của bệnh viện hoặc người đỡ đẻ, giấy rửa tội, hoặc lời khai có ký tên của nhân chứng. Mỗi mục được đưa vào bản dịch theo thứ tự mà giấy chứng nhận liệt kê, còn tên, số giấy tờ tùy thân và cơ quan cấp được giữ nguyên như bản gốc.

Tên riêng cần đặc biệt cẩn thận. Hai họ của người khai hoặc họ thời con gái của người mẹ phải được phiên âm giống nhau ở mọi nơi trong hồ sơ nộp. Khi bản gốc viết một tên theo hai cách trên cùng một trang, bản dịch thể hiện cả hai và không chọn một cách. Bài viết về giấy khai sinh bản đầy đủ và bản rút gọn giải thích nên đặt dịch phiên bản nào. Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao liệt kê, theo từng quốc gia, những loại giấy tờ hộ tịch nào tồn tại và phiên bản nào được chấp nhận, nên người nộp đơn cần kiểm tra trước khi đặt dịch.

Giấy tờ đính kèm và ghi chú bên lề của hồ sơ đăng ký muộn

Một số hồ sơ đăng ký muộn có kèm giấy tờ đính kèm hoặc đóng dấu vào bản ghi: bản sao phán quyết của tòa án, lời khai của nhân chứng, một ghi chú của bệnh viện. Khi chúng là một phần của bản sao chứng thực do cơ quan đăng ký cấp, chúng được dịch cùng với hồ sơ. Ghi chú bên lề cũng được xử lý như vậy. Một dòng bên lề ghi việc chỉnh sửa về sau, hoặc ghi chú rằng bản ghi được lập theo lệnh của tòa án, là một phần của trang giấy và xuất hiện trong bản dịch đúng vị trí như trên bản gốc.

Con dấu, dấu triện và chữ ký được mô tả trong ngoặc vuông, chẳng hạn [seal of the civil registry] hoặc [signature], còn phần không đọc được thì đánh dấu [illegible] thay vì đoán. Nếu mặt sau của trang có chú thích, phần đó cũng được dịch. Với hồ sơ của Mexico, số CURP và mọi số tập (folio) của cơ quan đăng ký được chép chính xác. Người nộp đơn có hồ sơ từ Mexico hoặc Trung Mỹ thường sẽ cần bản dịch giấy khai sinh tiếng Tây Ban Nha cho hồ sơ chính.

Các hồ sơ đối chiếu và bản dịch riêng của từng hồ sơ

Khi việc đăng ký bị muộn, viên chức có thể mong thấy những hồ sơ được lập gần ngày sinh hơn hoặc trong thời thơ ấu. Giấy rửa tội hoặc hồ sơ nhà thờ, hồ sơ học tập và hồ sơ y tế là những ví dụ thường gặp. Mỗi hồ sơ không bằng tiếng Anh đều cần bản dịch được chứng nhận riêng, và mỗi bản dịch mang chứng nhận riêng của nó. Một chứng nhận cho từng tài liệu, thay vì một chứng nhận cho cả xấp giấy, là cách làm an toàn hơn vì viên chức có thể đối chiếu từng hồ sơ với lời xác nhận của biên dịch viên.

Giấy rửa tội được dịch theo đúng nội dung nó ghi: tên đứa trẻ, ngày rửa tội, cha mẹ, cha mẹ đỡ đầu và nhà thờ. Dịch hồ sơ y tế thời nhỏ bao gồm sổ khám của phòng khám, sổ tiêm chủng và phiếu xuất viện, và các ghi chép viết tay được dịch đúng như được viết. Nếu người nộp đơn còn dựa vào lời khai của người thân hoặc hàng xóm còn nhớ việc sinh nở, những lời khai đó được dịch qua dịch tờ khai có tuyên thệ, kèm từng lời khai, chữ ký và ngày tháng. Bài viết về bằng chứng thứ cấp khi không có giấy khai sinh đề cập đến trường hợp khác, khi hoàn toàn không có hồ sơ gốc nào.

Đối chiếu tên và ngày tháng trong toàn bộ bộ hồ sơ đã dịch

Hồ sơ đăng ký muộn, giấy rửa tội và hồ sơ học tập phải ghi cùng một tên, cùng cha mẹ và cùng ngày sinh, và các bản dịch phải thể hiện chúng với cùng cách viết. Khi các hồ sơ gốc không khớp nhau, các bản dịch giữ nguyên sự không khớp đó để người xem thấy. Biên dịch viên không làm mờ các khác biệt và cũng không giải thích chúng, còn luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp những gì.

Dịch máy không phải là lựa chọn cho công việc này, vì nó xử lý sai tên, ngày tháng và chữ viết tắt, và không có chứng nhận. Một công ty dịch thuật làm việc từ ngôn ngữ gốc, dù là tiếng Tây Ban Nha, tiếng Creole Haiti hay tiếng Tagalog, có thể giữ cách viết nhất quán trong cả bộ hồ sơ. Texliff xử lý các hồ sơ đăng ký này trong khuôn khổ dịch thuật tài liệu được chứng nhận cho USCIS, và dịch vụ dịch tiếng Tây Ban Nha của Texliff bao gồm các hồ sơ từ Mexico và Trung Mỹ.

Trước khi đặt dịch, hãy lấy bản đầy đủ của hồ sơ, chụp hoặc quét rõ ràng cả mặt sau của từng trang và mọi giấy tờ đính kèm, đồng thời gom các hồ sơ đối chiếu. Khi đó hồ sơ đăng ký có thể được gửi đi dịch giấy khai sinh được chứng nhận cùng với các giấy tờ hỗ trợ, để cả bộ hồ sơ trả về với cách viết khớp nhau.