Những điểm chính
- Mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ N-600K đều cần một bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên, và cách an toàn hơn là có giấy chứng nhận riêng cho từng giấy tờ.
- Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định hồ sơ N-600K gồm những bằng chứng nào, còn công ty dịch thuật chỉ dịch những giấy tờ mà họ nhận được.
- Bạn nên đối chiếu giấy khai sinh nước ngoài của trẻ với Bảng Đối ứng (Reciprocity Schedule) của Bộ Ngoại giao trước khi đặt dịch, vì dịch nhầm phiên bản sẽ làm mất phí dịch.
- Giấy khai sinh của Nhật Bản có thể là bản trích lục thông báo khai sinh hoặc bản sao koseki, và bản dịch phải thể hiện rõ đó là loại nào, đồng thời giữ ngày theo niên hiệu gốc bên cạnh ngày đã quy đổi.
- Giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ được dịch toàn bộ, kể cả ghi chú ở lề và mặt sau của trang, bất cứ khi nào yêu cầu của hồ sơ dựa vào cuộc hôn nhân đó.
- Quyết định về quyền nuôi con được dịch cùng với tên tòa án, số vụ án, từng điều khoản được đánh số, còn chữ ký và con dấu được mô tả trong ngoặc vuông, và những phần không đọc được sẽ được ghi chú là không đọc được.
- Học bạ, thư xác nhận nhập học và hồ sơ đi học cho thấy nơi trẻ đã sống, và mỗi trang bằng tiếng nước ngoài cần có bản dịch được chứng nhận riêng.
- Hồ sơ việc làm, thuê nhà và học tập ở nước ngoài trong những khoảng thời gian phụ huynh hoặc ông bà sống bên ngoài Hoa Kỳ được dịch toàn bộ và giữ cùng định dạng với phần còn lại của bộ hồ sơ.
- Giấy khai sinh, giấy nhập tịch và các giấy tờ chứng minh quan hệ của ông bà được dịch riêng, tách khỏi giấy tờ của cha mẹ và được nhóm theo từng người để dễ theo dõi chuỗi quan hệ.
- Tên của trẻ nên được La-tinh hóa theo một cách viết duy nhất trên giấy khai sinh, quyết định nuôi con, học bạ và Form N-600K, khớp với hộ chiếu, và mọi điểm khác biệt trong giấy tờ gốc cần được liệt kê cho luật sư.
Hồ sơ N-600K cho trẻ sống ở nước ngoài thường có các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài thuộc bốn nhóm: giấy khai sinh của trẻ, giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ, các giấy tờ cho thấy quyền nuôi con và nơi trẻ sinh sống, cùng các hồ sơ cho thấy thời gian cha mẹ hoặc ông bà công dân đã ở Hoa Kỳ. USCIS yêu cầu mỗi giấy tờ không bằng tiếng Anh phải có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên. Bản dịch giấy tờ được chứng nhận cho USCIS được thực hiện cho từng giấy tờ một, giúp bạn dễ đối chiếu cả bộ hồ sơ với bản gốc hơn.
Những giấy tờ N-600K nào bằng tiếng nước ngoài
Form N-600K cho phép cha hoặc mẹ là công dân Hoa Kỳ, hoặc trong một số trường hợp là ông bà là công dân Hoa Kỳ, nộp đơn xin giấy chứng nhận quốc tịch cho trẻ đang sống bên ngoài Hoa Kỳ. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định áp dụng căn cứ nào và nộp bằng chứng nào, còn công ty dịch thuật dịch những gì được giao.
Vì trẻ sống ở nước ngoài, phần lớn hồ sơ đến từ các cơ quan đăng ký hộ tịch, tòa án và trường học nước ngoài. Giấy chứng nhận đi kèm mỗi bản dịch có tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, lời xác nhận về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, và lời xác nhận rằng bản dịch đầy đủ và chính xác. Mỗi giấy tờ nên có giấy chứng nhận riêng thì an toàn hơn.
Giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn trong hồ sơ của trẻ
Giấy khai sinh nước ngoài của trẻ cho thấy mối quan hệ cha mẹ và con, vì vậy bản dịch phải thể hiện đúng tên cha mẹ, nơi và ngày sinh, số đăng ký, cùng mọi con dấu và nội dung viết tay. Trước khi đặt dịch, hãy xem bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao đối với quốc gia cấp giấy. Bảng này cho biết phiên bản nào của giấy tờ được chấp nhận, chẳng hạn bản đầy đủ thay vì bản trích lục rút gọn, và dịch nhầm phiên bản sẽ làm mất phí dịch.
Một trẻ sinh tại Nhật Bản là ví dụ hữu ích. Giấy tờ có thể là bản trích lục thông báo khai sinh hoặc bản sao lấy từ koseki của gia đình, và bản dịch giấy khai sinh tiếng Nhật phải thể hiện rõ giấy tờ đó là loại nào trong hai loại. Các ngày theo hệ thống niên hiệu của Nhật được quy đổi sang ngày dương lịch trong bản dịch, đồng thời giữ ngày niên hiệu gốc bên cạnh ngày đã quy đổi để viên chức có thể đối chiếu từng dòng với bản gốc. Texliff cũng cung cấp dịch vụ dịch tiếng Nhật sang tiếng Anh cho các giấy tờ khác trong cùng hồ sơ.
Bản dịch giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ là cần thiết khi yêu cầu của hồ sơ dựa vào cuộc hôn nhân. Giấy tờ về lần ly hôn trước hoặc giấy chứng tử của một bên cha mẹ cũng thuộc cùng bộ hồ sơ khi chúng giải thích việc thay đổi tên hoặc tình trạng hôn nhân. Mỗi giấy tờ được dịch toàn bộ, kể cả ghi chú của cán bộ đăng ký ở lề và mọi nội dung ở mặt sau.
Quyết định nuôi con và học bạ của trẻ sống ở nước ngoài
Khi hồ sơ cần chứng minh quyền nuôi con về mặt pháp lý và thực tế, giấy tờ nước ngoài chính thường là quyết định của tòa án hoặc một thỏa thuận được tòa án phê chuẩn. Bản dịch thể hiện tên tòa án, số vụ án, ngày tháng và từng điều khoản được đánh số. Chữ ký và con dấu được mô tả trong ngoặc vuông, chẳng hạn [signature] và [court seal], và một trang chỉ có con dấu vẫn có một dòng trong bản dịch. Phần nào của quyết định không đọc được sẽ được ghi là "[illegible]" và không bao giờ được điền thêm theo phỏng đoán.
Học bạ giúp cho thấy nơi trẻ đã sống. Bản dịch học bạ thể hiện tên và địa chỉ của trường, thời gian nhập học, các cấp lớp và chữ ký của người phụ trách học vụ, để viên chức có thể thấy trẻ sống trong hộ gia đình nào vào những năm nào. Thư xác nhận nhập học, phiếu điểm và hồ sơ đi học được dịch theo cách tương tự, hồ sơ y tế hoặc hồ sơ của nhà thờ dùng cho cùng mục đích cũng vậy.
Bản tường trình bằng văn bản của người thân, giáo viên hoặc người cha hay mẹ còn lại cũng khá phổ biến. Khi bản tường trình được viết ở nước ngoài bằng một ngôn ngữ khác tiếng Anh, bản dịch bản khai có tuyên thệ (affidavit) bao gồm cả phần chữ ký và ngày tháng, vì viên chức cần biết ai đã đưa ra lời khai và vào thời điểm nào.
Hồ sơ thời gian có mặt của cha mẹ hoặc ông bà
Cha hoặc mẹ là công dân phải chứng minh thời gian ở Hoa Kỳ, và một số hồ sơ dựa vào thời gian của ông bà khi thời gian của cha mẹ chưa đủ. Phần lớn bằng chứng này đã bằng tiếng Anh. Một gia đình thường xuyên chuyển chỗ ở cũng có thể có các giấy tờ nước ngoài từ những năm cha mẹ hoặc ông bà ở ngoài nước, chẳng hạn thư xác nhận việc làm, hồ sơ trả lương, hợp đồng thuê nhà và giấy tờ học tập. Những giấy tờ nước ngoài loại này được dịch toàn bộ và cùng định dạng với phần còn lại của bộ hồ sơ.
Giấy tờ riêng của ông bà được tách khỏi giấy tờ của cha mẹ. Giấy khai sinh của ông bà, hồ sơ nhập tịch của ông bà và các giấy tờ nối từng thế hệ với thế hệ kế tiếp đều cần bản dịch riêng nếu không bằng tiếng Anh. Nhóm chúng theo từng người giúp viên chức theo dõi được mạch quan hệ từ ông bà đến trẻ. Hướng dẫn của Texliff về giấy tờ về quốc tịch của cha mẹ trong hồ sơ N-600 trình bày phần giấy tờ của cha mẹ trong chuỗi quan hệ đó đối với Form N-600.
Giữ tên của trẻ thống nhất trên mọi giấy tờ
Một trẻ có thể xuất hiện với các cách viết khác nhau trên giấy khai sinh, hộ chiếu, học bạ và quyết định nuôi con. Bản dịch theo đúng bản gốc trên từng trang, còn cách viết trên hộ chiếu của trẻ và trên Form N-600K là chuẩn để chuyển tự. Khi một giấy tờ có cách viết hoặc thứ tự tên khác, bản dịch giữ nguyên những gì giấy tờ ghi, và người chuẩn bị hồ sơ sẽ liệt kê điểm khác biệt đó cho luật sư.
Tên viết bằng chữ Nhật, Hàn, Hán hoặc Ả Rập được La-tinh hóa một lần, theo một cách viết duy nhất, và cách viết đó được dùng cho cha mẹ, trẻ và ông bà trong mọi giấy tờ. Tên khớp nhau giúp viên chức liên kết các giấy tờ tại buổi phỏng vấn mà không phải yêu cầu gia đình giải thích từng biến thể.
Trước khi nộp hồ sơ, hãy xếp từng bản gốc cạnh bản dịch và giấy chứng nhận của nó, kiểm tra rằng mọi trang và mặt sau của mọi trang đều đã được dịch, và xác nhận rằng các tên khớp với hộ chiếu của trẻ. Đối với giấy khai sinh là giấy tờ nền tảng của hồ sơ, bản dịch giấy khai sinh được chứng nhận của Texliff đi kèm giấy chứng nhận riêng, và đội ngũ của chúng tôi chuẩn bị các giấy tờ khác theo cùng định dạng.