Dịch hợp đồng thuê nhà cho USCIS: chứng thư nhà đất và hóa đơn tiện ích

Hợp đồng thuê nhà, chứng thư hoặc hóa đơn tiện ích bằng tiếng nước ngoài đưa vào hồ sơ USCIS cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên. Bản dịch phải bao quát toàn bộ giấy tờ, vì những dòng thể hiện tên hoặc địa chỉ chỉ là một phần của nó. Hồ sơ cư trú và tài sản là bằng chứng bổ trợ, nên một thiếu sót ở đó có thể làm yếu một hồ sơ vốn đã đầy đủ.

Hồ sơ cư trú và tài sản xuất hiện ở đâu trong các hồ sơ USCIS

Trong các hồ sơ diện hôn nhân, chẳng hạn đơn I-751 xin xóa điều kiện cư trú hoặc đơn I-130, các cặp vợ chồng thường nộp hợp đồng thuê nhà đứng tên chung, bảng sao kê thế chấp hoặc hóa đơn tiện ích đứng tên cả hai để chứng minh sống chung một hộ. Trong hồ sơ EB-5 (I-526E và I-829), hợp đồng mua bán hoặc bản trích lục địa chính có thể cho thấy nguồn gốc của khoản tiền đầu tư. Đơn xin miễn trừ vì khó khăn nghiêm trọng theo mẫu I-601 hoặc I-601A có thể dựa vào chứng thư hoặc biên lai thuế của địa phương để chứng minh tài sản mà người thân sẽ mất. Hồ sơ TPS và tị nạn đôi khi kèm giấy tờ thuê nhà hoặc hóa đơn tiện ích gắn một người với một địa điểm và một mốc thời gian, còn hồ sơ N-600 có thể yêu cầu giấy tờ về nơi cha hoặc mẹ từng sinh sống.

Quy định của USCIS yêu cầu mọi giấy tờ này phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ mà biên dịch viên đã chứng nhận là hoàn chỉnh và chính xác. Bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS tuân theo quy định đó cho từng giấy tờ riêng biệt. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận quyết định giấy tờ nào đưa vào hồ sơ; công ty dịch thuật chỉ chuẩn bị những giấy tờ đã được chọn.

Dịch hợp đồng thuê nhà cho USCIS: toàn bộ hợp đồng

Hợp đồng thuê nhà có nhiều hơn tên người thuê và chủ nhà. Thường có số giấy tờ tùy thân, mô tả bất động sản, điều khoản về tiền thuê và tiền đặt cọc, thời hạn, quy định về sửa chữa và chấm dứt hợp đồng, dòng chữ ký, dòng người làm chứng, và đôi khi có bản kiểm kê hoặc sơ đồ mặt bằng đính kèm ở cuối. Tất cả đều là một phần của giấy tờ. Một bản dịch hợp đồng thuê nhà tiếng Tây Ban Nha dừng lại sau trang đầu sẽ khiến viên chức không thể xác nhận thời hạn thuê hay thấy được ai đã ký.

Con dấu cũng quan trọng. Nếu hợp đồng thuê có dấu của cơ quan đăng ký hoặc cơ quan thuế, con dấu được dịch hoặc mô tả như mọi văn bản khác trên trang. Phần viết tay thêm vào bên lề, chữ ký tắt ở cuối mỗi trang và mọi nội dung ở mặt sau cũng được dịch, còn phần không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán.

Chứng thư nhà đất và bản trích lục địa chính ở các nước theo hệ thống luật dân sự

Ở nhiều nước theo hệ thống luật dân sự, việc mua bán bất động sản được ghi lại trong một chứng thư chính thức do công chức chuẩn bị hoặc chứng kiến, rồi được ghi vào sổ địa chính. Tiếng Anh không có một loại giấy tờ tương ứng duy nhất, nên bản dịch gọi đó là deed hoặc deed of sale và giữ nguyên tiêu đề gốc trong ngoặc khi bản thân tiêu đề quan trọng. Chứng thư có phần mở đầu nêu các bên và giấy tờ tùy thân của họ, mô tả bất động sản kèm ranh giới và diện tích, giá bán, điều kiện thanh toán, các tuyên bố về chủ sở hữu trước đó, cùng chữ ký và con dấu của công chức. Bản trích lục đi kèm cho biết chủ sở hữu đã đăng ký, mọi khoản thế chấp hoặc quyền cầm giữ và ngày ghi vào sổ.

Chỉ dịch trang liệt kê bên mua và bên bán là thiếu sót phổ biến nhất. Phần mô tả ranh giới, điều khoản về giá và các xác nhận đăng ký là những phần chứng minh đã sở hữu gì và chuyển nhượng khi nào. Cách dịch hợp đồng pháp lý phù hợp ở đây, vì từng điều khoản được dịch theo đúng thứ tự xuất hiện. Chẳng hạn, hợp đồng mua bán viết bằng tiếng Việt được xử lý qua dịch vụ dịch thuật tiếng Việt theo từng điều khoản, giữ nguyên cách đánh số gốc.

Hồ sơ thế chấp, ngân hàng và thuế bổ trợ cho cùng một câu chuyện

Bằng chứng về tài sản hiếm khi đứng riêng trong một hồ sơ. Hợp đồng vay hoặc bản dịch đơn vay thế chấp cho thấy ai gánh khoản nợ, còn bản dịch sao kê ngân hàng có thể cho thấy tiền bán nhà vào tài khoản hoặc tiền thuê nhà ra khỏi tài khoản mỗi tháng. Biên lai thuế của địa phương cho biết ai đã nộp thuế tài sản và khi nào. Mỗi giấy tờ này là một giấy tờ riêng và có giấy chứng nhận riêng, đó là cách làm an toàn hơn dù USCIS không quy định như một quy tắc.

Hóa đơn tiện ích: phần đầu hóa đơn và các mục về chủ tài khoản

Hóa đơn tiện ích ngắn nên người ta hay chỉ dịch tên và địa chỉ. Hóa đơn có giá trị chứng minh mạnh hơn khi được dịch toàn bộ trang: tên công ty và chữ trong logo, số tài khoản, chủ tài khoản, địa chỉ sử dụng dịch vụ, kỳ thanh toán, số tiền, chỉ số công tơ, và mọi dấu thanh toán hoặc phiếu ngân hàng đính kèm. Phần cuống thanh toán có thể xé rời và các ghi chú ở mặt sau, thường là bảng giá hoặc thông tin liên hệ, cũng là một phần của hóa đơn.

Khi một cặp vợ chồng nộp hóa đơn của nhiều tháng, các bản dịch nên xử lý cùng một công ty, cùng một chủ tài khoản và cùng một địa chỉ theo cùng một cách mỗi lần. Hóa đơn có cách viết tên khác nhau từ tháng này sang tháng khác sẽ làm phát sinh một câu hỏi mà bản dịch hoàn toàn có thể tránh được.

Địa chỉ và mã tham chiếu địa chính được thể hiện bằng tiếng Anh như thế nào

Tên đường, tên quận và tên tòa nhà là tên riêng, nên được giữ nguyên cách viết gốc, và viết bằng chữ Latin khi bản gốc dùng hệ chữ khác. Các từ mô tả như đường, căn hộ, tầng và quận được dịch sang tiếng Anh một lần rồi dùng thống nhất trong hợp đồng thuê nhà, chứng thư và các hóa đơn. Mã bưu chính, số nhà, số thửa đất và mã tham chiếu địa chính được sao chép đúng như bản gốc, kể cả dấu chấm, dấu gạch chéo và chữ cái, vì chính chúng gắn trang đã dịch với hồ sơ gốc.

Ngày tháng cũng cần cẩn thận như vậy. Ngày trên hợp đồng thuê nhà từ Trung Quốc có thể bắt đầu bằng năm, còn hóa đơn từ nước khác có thể đặt ngày trước tháng, nên bản dịch ghi ngày tháng theo dạng không thể đọc nhầm và giữ thứ tự gốc hiển thị ở những chỗ định dạng có thể gây hiểu lầm. Tên được viết theo cách ghi trong hộ chiếu của người nộp đơn. Giấy chứng nhận nêu rõ biên dịch viên thành thạo cả hai ngôn ngữ và bản dịch đầy đủ, chính xác, kèm họ tên, chữ ký, ngày và thông tin liên hệ của biên dịch viên.

Điều gì xảy ra khi hồ sơ tài sản hoặc cư trú không đầy đủ

Khi bản dịch bị thiếu, không đầy đủ hoặc không được chứng nhận, USCIS có thể gửi Yêu cầu bổ sung bằng chứng (Request for Evidence, RFE) hoặc Thông báo ý định từ chối (Notice of Intent to Deny), và chính sách cũng cho phép viên chức từ chối hồ sơ mà không cần yêu cầu bổ sung trước. Chỉ dùng dịch máy là không đáp ứng yêu cầu, vì nó không có chứng nhận của con người và thường xử lý sai tên, ngày tháng và thuật ngữ pháp lý. Giấy chứng nhận do chính người nộp đơn hoặc người thân ký là tự chứng nhận bằng chứng trong hồ sơ của mình, và viên chức có thể đánh giá thấp hơn, đó là lý do một công ty dịch thuật độc lập nên cung cấp giấy chứng nhận.

Trước khi đặt dịch, hãy kiểm tra từng trang có đọc được không, mọi tài liệu đính kèm và mặt sau đã được quét chưa, và mỗi giấy tờ có đúng là phiên bản mà luật sư muốn nộp hay không. Texliff chuẩn bị bản dịch hợp đồng thuê nhà cho toàn bộ hợp đồng, kèm giấy chứng nhận riêng, và đối chiếu cách viết địa chỉ và tên giữa chứng thư, các hóa đơn và hợp đồng thuê.