Dịch giấy xác nhận cư trú cho USCIS: địa chỉ và ngày tháng

Giấy xác nhận cư trú được dịch giống như mọi hồ sơ bằng tiếng nước ngoài nộp cho USCIS: đầy đủ, sang tiếng Anh, kèm giấy chứng nhận có chữ ký của biên dịch viên. Hồ sơ này cho thấy một người đã sống ở đâu và trong khoảng thời gian nào, nên địa chỉ, tên các đơn vị hành chính và ngày đăng ký mang phần lớn ý nghĩa của nó, và mỗi yếu tố phải được diễn đạt chính xác và giống nhau ở mọi lần xuất hiện.

Giấy xác nhận cư trú gồm những gì và có những tên gọi nào

Nhiều quốc gia đăng ký cư dân tại chính quyền địa phương, cơ quan công an hoặc sổ đăng ký dân cư, và cơ quan đó cấp bản trích lục khi có yêu cầu. Tên gọi khác nhau: certificado de residencia hoặc constancia de domicilio ở các nước nói tiếng Tây Ban Nha, Meldebescheinigung ở Đức, attestation de résidence ở các nước nói tiếng Pháp, và certificato di residenza ở Ý. Đông Âu và châu Á có các bản trích lục đăng ký riêng, do cơ quan đăng ký địa phương cấp và thường được đóng dấu trên từng trang.

Hầu hết các giấy xác nhận này ghi họ tên và ngày sinh của người được cấp, địa chỉ đăng ký, ngày đăng ký, cơ quan cấp, con dấu, chữ ký và ngày cấp. Một số còn ghi ngày xóa đăng ký, địa chỉ trước đó hoặc các thành viên khác trong hộ. Mọi yếu tố này đều thuộc phần bản dịch, kể cả nội dung con dấu và mọi dòng viết tay do nhân viên thêm vào. Quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ của mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài, kèm giấy chứng nhận của biên dịch viên rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và biên dịch viên đủ năng lực ở cả hai ngôn ngữ.

Những bộ hồ sơ nào dùng hồ sơ cư trú

Hồ sơ cư trú là bằng chứng bổ trợ, và mỗi bộ hồ sơ quyết định chúng có trọng lượng đến đâu. Trong hồ sơ N-600 hoặc N-600K, chúng có thể giúp chứng minh việc cha mẹ đã hiện diện thực tế tại Mỹ hoặc quyền nuôi con và nơi cư trú của con. Trong hồ sơ I-130, chúng có thể ghi nhận nơi cha mẹ hoặc người thân đã sống. Hồ sơ TPS và tị nạn dùng chúng để gắn một người với một nơi và một khoảng thời gian, còn bộ hồ sơ xin miễn trừ vì khó khăn đôi khi kèm chúng để chứng minh quan hệ gia đình. Một giấy tờ cụ thể có hữu ích hay không là quyết định của luật sư hoặc người đại diện được công nhận chuẩn bị hồ sơ. Phần việc của công ty dịch bắt đầu sau khi giấy tờ đã được chọn. Giấy tờ của cha mẹ trong hồ sơ N-600 được trình bày trong bài về giấy tờ của cha mẹ trong hồ sơ N-600, còn dịch vụ nói chung được mô tả ở trang dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS.

Cách dịch địa chỉ và đơn vị hành chính

Tên đường, số nhà, số căn hộ và mã bưu chính được sao chép đúng như trên giấy, vì địa chỉ phải khớp với bản gốc nếu có người kiểm tra. Các từ mô tả trong địa chỉ, như "street" hay "avenue", có thể được dịch, nhưng tên riêng của con đường vẫn giữ nguyên cách viết gốc. Khi chữ viết không phải chữ Latin, tên được phiên âm và cùng một cách phiên âm được dùng trên mọi trang.

Đơn vị hành chính là phần khó hơn. Thành phố, quận, canton, tỉnh, prefecture hay oblast không có cách gọi tiếng Anh cố định duy nhất, nên công ty dịch chọn một thuật ngữ tiếng Anh cho mỗi loại đơn vị và dùng xuyên suốt tài liệu. Khi đơn vị không có từ tương đương rõ ràng trong tiếng Anh, tên gốc được giữ trong văn bản bên cạnh thuật ngữ tiếng Anh. Địa chỉ cũng nên được viết giống như trong bản dịch hộ chiếu của người nộp đơn và trong các giấy tờ khác của hồ sơ, vì viên chức thấy một thị trấn có hai cách viết có thể tự hỏi liệu các giấy tờ có mô tả hai nơi khác nhau hay không.

Ngày đăng ký và ngày xóa đăng ký

Giấy xác nhận cư trú thường có nhiều ngày với ý nghĩa khác nhau: ngày một người đăng ký tại địa chỉ, ngày xóa đăng ký hoặc rời đi, và ngày chính giấy xác nhận được cấp. Bản dịch tách riêng các ngày này và ghi nhãn từng ngày đúng như mẫu giấy ghi. Thứ tự ngày-tháng-năm và tháng-ngày-năm rất dễ nhầm khi ngày chỉ được viết bằng chữ số, nên một bản dịch cẩn thận viết tháng bằng chữ hoặc theo một quy ước đã nêu rõ xuyên suốt tài liệu.

Các mục xóa đăng ký thường được đóng dấu hoặc viết tay ở lề và có thể khó đọc. Phần nào không đọc được sẽ được đánh dấu "[illegible]" thay vì đoán, và ô xóa đăng ký để trống được ghi là trống. Một ô trống cho viên chức biết một điều gì đó, và biên dịch viên lặng lẽ bỏ qua nó sẽ làm mất thông tin đó khỏi hồ sơ.

Bản trích lục lịch sử bao quát nhiều năm

Một số cơ quan cấp lịch sử địa chỉ, với một dòng cho mỗi lần chuyển chỗ ở trong mười, hai mươi năm hoặc hơn. Bản dịch bao gồm mọi dòng, theo đúng thứ tự gốc, với các cột giống nhau, để viên chức có thể đặt bản gốc cạnh bản tiếng Anh và đối chiếu từng mục. Chỉ dịch các dòng của những năm liên quan đến hồ sơ sẽ tạo ra bản dịch một phần, và USCIS không coi bản dịch một phần là đáp ứng yêu cầu.

Bản trích lục dài cũng cần có số trang và phần kết thúc rõ ràng. Bản dịch bao gồm mọi trang, cùng chân trang, số tham chiếu hoặc ghi chú về thời hạn hiệu lực in trên trang cuối.

Kết hợp giấy xác nhận với hợp đồng thuê nhà, hóa đơn và lời khai

Giấy xác nhận chứng minh việc đăng ký, và điều này không phải lúc nào cũng giống với việc thực sự sống tại địa chỉ, nên bộ hồ sơ có thể thêm hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tiện ích, thư của trường hoặc lời khai bằng văn bản. Mỗi tài liệu được dịch và chứng nhận riêng, và địa chỉ trong từng tài liệu được diễn đạt giống hệt địa chỉ trong giấy xác nhận. Bài về hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sở hữu và hóa đơn tiện ích trình bày chi tiết các giấy tờ đó.

Lời khai bằng văn bản của người thân, chủ nhà hoặc hàng xóm biết nơi người đó đã sống là một giấy tờ đi kèm phổ biến khác. Khi được viết bằng tiếng nước ngoài, nó cần được xử lý giống như giấy xác nhận, và chẳng hạn một lời khai bằng tiếng Đức được dịch bởi cùng đội ngũ đảm nhận dịch vụ dịch tiếng Đức cho phần còn lại của hồ sơ. Với các lời khai loại này, trang dịch bản khai có tuyên thệ mô tả những gì giấy chứng nhận phải bao gồm.

Trước khi đặt dịch, hãy quét toàn bộ giấy xác nhận, cả mặt trước lẫn mặt sau, và thu thập mọi trang đính kèm. Các tài liệu đi cùng nhau, như bản trích lục và hợp đồng thuê nhà, nên được gửi thành một bộ để địa chỉ nhất quán ngay từ đầu. Chúng tôi chuẩn bị mỗi tài liệu với giấy chứng nhận riêng. Trang dịch hợp đồng thuê nhà cho thấy việc đó trông như thế nào với hợp đồng thuê thường đi kèm giấy xác nhận cư trú.