要点总结
- 外文宣誓书或声明书需要完整翻译成英文，并附上翻译公司签署的准确性、完整性和胜任能力认证声明后提交。
- 海外出具的宣誓书中，最常见的是用于 I-130 和 I-751 申请的关系宣誓书、作为次级证据的出生宣誓书，以及单身状态声明。
- 第一人称的陈述在译文中仍然是第一人称，因此翻译不会把签署人自己的叙述改成第三人称的描述或摘要。
- 译员保留签署人的原有措辞，包括含糊的说法和口语化的表达，不会把不精确的陈述改成确切的日期或数字。
- 身份证件号码按原件印刷内容原样抄录，签名、指纹、手写批注、印章、公章以及页面背面的文字都会被翻译或加以说明。
- 誓词按原文翻译，不添加借用自英文宣誓书的措辞。
- 如果文件注明声明内容曾口头向签署人传译，该说明需逐字翻译；口译证明与翻译证明是两份不同的文件。
- 不同宣誓书之间，或宣誓书与民事记录之间的差异会保留在译文中，译员会在交付前告知客户，而不是自行更正。
- 外国机构的模板式宣誓书在翻译时，会将印刷文字与填写内容区分开来；个人信件则按原文的段落和笔迹处理。
- 提交哪些声明由律师或认可代表决定，每份声明在纳入申请材料之前，都由翻译公司单独出具认证声明。
海外出具的宣誓书或声明书需要完整翻译成英文，保持第一人称，并沿用签署人自己的措辞，再连同翻译公司的认证声明一起提交给 USCIS。USCIS 的规定要求任何外文文件都必须附有完整的英文译文，证人的声明即使只有半页，也属于文件。
关系宣誓书、出生宣誓书和单身状态声明所描述的事实，没有任何官方记录可以佐证，因此审理官员只能依据英文文本作出判断。宣誓书认证翻译必须如实呈现原文的叙述，既不能擅自更正，也不能比签署人的原话显得更正式。
为 USCIS 申请在海外出具的宣誓书和声明书
居住在海外的亲友常常为 I-130 或 I-751 申请撰写声明，说明他们如何认识这对夫妻、在婚礼上看到了什么，以及此后家庭是如何生活的。如果无法取得原始记录，申请人可以提交了解出生情况的人所写的宣誓书，一旦申请人证明该记录无法获得，USCIS 会将其视为次级证据。一些领事馆和外国机构会要求提供单身状态声明。VAWA 自行申请人或庇护申请人可能会附上来自家乡的证人声明，而困难豁免申请也常常包含仍居住在申请人原籍国的家人所写的支持信。
这些文件的形式各不相同，但原件始终使用签署人的语言，审理官员只能依据英文版本。提交哪些声明由律师或认可代表决定，翻译在这一决定作出之后开始。
宣誓书翻译保持第一人称
以“我于 2016 年认识了我的丈夫”开头的声明，翻译为 “I met my husband in 2016”。它不会变成 “The declarant met her husband”，也不会被压缩成摘要。审理官员评判的是一个人自己的叙述，改用第三人称，就会把这份叙述变成他人对它的描述。
措辞保持原样。如果签署人使用了口语化的表达，译文也会使用含义相同的口语化英文表达。如果某句话比较含糊，例如“我们在一起生活了一段时间”，英文也同样保持含糊，不会变成 “for about two years”。日期保持其在原文中的形式，非公历的日期会注明所用历法。姓名按照身份证件上的拼写来翻译。同一个阿拉伯语姓名可能有多种公认的英文拼写，因此阿拉伯语宣誓书翻译会从头到尾使用护照上的拼写。
抬头、誓词、签名栏和印章
宣誓书通常以抬头开始，注明文件名称、地点和日期。其后是开头的固定格式，签署人在其中说明姓名、年龄、住址和身份证件号码，接着是正文、声明内容属实的结尾语，以及签名栏。每一部分都按顺序翻译。身份证件号码按原件印刷内容原样抄录，包括每一个字母、数字和分隔符，因为审理官员可能会将其与其他地方提交的护照或国民身份证进行核对。
誓词按原文翻译。结尾处声明签署人保证所述事实属实的句子，就按这个意思翻译，不添加借用自英文宣誓书的法律措辞。签名以括号加以说明，例如 “[signature]”，手写补充内容、指纹和页边批注则会被说明或转录。官方印章和公章需要翻译，包括出具机构的名称和任何登记编号。无法辨认的部分标注为 “[illegible]”，而不是猜测。页面背面印刷的任何内容也要翻译，因为完整的翻译涵盖审理官员能够看到的每一个要素。
注明声明已向签署人传译的说明
有些声明是用签署人看不懂的语言写成的，由另一个人在签署人签字之前把内容口头解释给他听。记录这一事实的说明常常出现在文件末尾。译文会逐字再现该说明，使审理官员能够看出这份声明是通过另一个人传达给签署人的。
如果声明以英文写成，而签署人不懂英文，则属于另一类情形。移民法庭要求为此提供口译证明，它与翻译证明是分开的。翻译是对文件的书面转换，口译是对口头语言的转述，因此翻译公司认证的是前者，而不是后者。关于庇护声明的翻译的文章对法庭规则有更详细的介绍。
宣誓书之间的不一致不会被更正
当两位亲属对同一场婚礼给出不同的日期，或者出生宣誓书中母亲姓名的拼写与出生证明翻译不同时，译员会保留这一差异。每份译文都再现其所对应文件的内容。更改日期或合并两种拼写，会使英文文本与原件不符，而审理官员在对照两者时，就可能对整份申请产生疑问。
如果译员发现某个差异看起来像是笔误，有益的做法是在交付前告知客户，并说明其出现的位置。客户或律师随后可以决定是否取得更正后的声明。对于与同一套材料中的结婚证翻译相冲突的细节，也是同样的处理方式。如果冲突涉及民事记录，建议查阅美国国务院的互惠关系对照表，因为它列出了该国实际签发哪种版本的该项记录。
外国机构的模板式宣誓书与个人信件
许多国家都有统一的签署声明表格。这类表格带有印刷的标题、编号段落、手写或打字填写的空行，往往还有登记编号和手续费印花。个人信件则没有这种结构：它可能是手写的，没有标题，整封信只有一个长段落。对于模板，印刷文字和填写内容会在版面中分别翻译，使审理官员能够看出哪些文字来自表格，哪些来自签署人。对于信件，译员会按照段落分隔、换行和笔迹的原样处理。
语言不同，工作也有所不同。西班牙语声明常常使用在英语中没有直接对应说法的固定法律套语，因此西班牙语宣誓书翻译会传达套语的含义，而不额外添加词语。来自海地的声明在海地克里奥尔语中也会遇到同样的问题，Texliff 的海地克里奥尔语翻译服务也是以同样的方式处理。
下单之前，请收集每一页的清晰扫描件，包括背面，并按签署人护照上的写法列出每个姓名。Texliff 作为其面向 USCIS 的认证文件翻译服务的一部分，会为每份声明单独出具认证声明，因此律师可以把每份宣誓书作为独立文件附在申请材料中。