要点总结
- 翻译修订版出生证明时，原始记载和更正内容都要体现，并注明各自的日期和作出该记载的机关。
- 登记机关更正出生记录的方式有三种：在页边加注、换发新证明，或执行法院命令，同一个人可能同时持有这三种文件。
- 订购翻译之前，申请人应先查看国务院（Department of State）针对该国的互惠表（Reciprocity Schedule），确保所翻译的版本是 USCIS 或领事馆接受的版本。
- 对于带有加注的记录，印刷的原始记载按原样翻译，页边的加注另行翻译，并保持其在页面上的位置。
- 印章、官方签名、手写批注和加注日期要么翻译，要么用方括号加以描述；无法辨认的部分标注为 [illegible]（无法辨认），而不是猜测。
- 换发的出生证明作为独立文件翻译并单独认证，保留其自身的签发日期，包括其中说明取代先前证明的那一行文字。
- 更正所依据的法院命令要完整翻译，包括法院名称、案号、日期、当事人，以及指示登记机关作出何种变更的执行性裁定。
- 两个版本的记录都翻译，审理官员看到的就是有文件佐证的更正，而不是出生证明、护照和表格之间看似存在的身份不一致。
- 更正后的姓名、日期或父母信息，在各份翻译和表格中应保持一致，而且译员绝不会擅自改动护照上仍然保留的拼写。
- 订购之前，申请人要备齐记录的所有版本，扫描每一页的正反两面，并由律师或认可代表（accredited representative）决定提交哪些文件。
翻译修订版或更正后的出生证明时，原始记载和更正内容都要体现，并注明各自的日期和作出该记载的机关。当 USCIS 的档案中既有旧记录又有新记录时，审理官员会对两者进行比对。如果只翻译更正后的版本，官员就会疑惑：改了什么，又是谁批准了这项更改。
民事登记机关更正出生记录的三种方式
登记机关通常用三种方式更正记录，每种方式产生的文件各不相同。第一种是页边加注：登记机关在原始记载的旁边或下方写明更正内容，通常附有日期、官员签名和印章。西班牙语地区的登记机关用 rectificación 等术语表示这种做法，其他国家则有各自的做法和不同的名称。
第二种是换发证明。登记机关签发一份载有更正后信息的新文件，而旧证明仍留在家庭的文件中。第三种是法院命令。法官裁定姓名、日期或亲子关系的记载有误，登记机关随后执行该命令，在记录上加注或签发新证明。同一位申请人可能为同一次出生同时持有这三种文件。
具体存在哪种文件，取决于国家和登记机关，因此申请人在订购任何翻译之前，应先查看登记机关实际签发了什么。国务院的互惠表（Reciprocity Schedule）列明了各国签发哪些民事文件，以及哪个版本可以接受，USCIS 的审理官员和领事官员都以此为依据。
带加注的出生证明翻译：记载、加注和印章
USCIS 的规定要求任何外文文件都要附上完整的英文翻译，并经认证确认翻译完整、准确，这正是 面向 USCIS 的认证文件翻译所提供的服务。对于带加注的记录，完整的含义是：印刷的原始记载按原样翻译，页边的加注作为单独的部分翻译，并放在它在页面上所处的位置。译员不会把两者合并，也不会悄悄把更正套用到原来的那一行上。
假设原始记载写的是“Jon”，而加注说明姓名应为“John”。翻译会在姓名栏中显示“Jon”，然后在页边位置译出加注内容，如果是手写的，则标明为手写。加注日期、官员的姓名和职务、登记机关，以及每一枚印章或钢印，都要翻译或用方括号加以描述。任何无法辨认的部分标注为 [illegible]（无法辨认），而不是猜测。关于这些标记的更多细节，请参阅印章、钢印和手写批注的翻译一文。
官员应当能够把每一行译文与原文对应起来，包括页边内容，因此译文要足够贴近原件的版面，让页边的批注仍然留在页边。
换发的证明和更正背后的法院命令
换发的出生证明是一份独立的文件，有自己的签发日期、自己的登记信息，往往还有不同的官员。它需要单独翻译，并单独认证。换发证明中的内容不会带回旧记录的翻译中，旧记录中的内容也不会带到新证明里。如果换发证明声明其取消或取代先前的证明，这一声明与其他任何一行一样翻译。
法院命令同样要完整翻译。官员需要看到法院名称、案号、日期、当事人、法院给出的理由（如有），以及执行性裁定本身，也就是指示登记机关作出何种变更的部分。印章、书记员签名，以及说明该命令已经生效的任何注记，都应出现在译文中。如果更正依据的是证人陈述或签署的声明，宣誓书翻译遵循同样的完整性要求，申请材料中的每一份外文文件都需要单独认证。
为什么出生证明的两个版本都需要翻译
如果官员只看到更正后的证明，就没有更早版本的记录，而护照、较早的签证申请或学校记录上可能仍然是原来的拼写或日期。这样一来，不一致看起来像是申请人身份上的矛盾，实际上却是有文件佐证的更正。档案中有两个版本和相关命令，并且各自都有翻译，官员就能追溯从最初记载到现行记载的全部过程。
如果翻译缺失、不完整或未经认证，USCIS 可能会发出补件通知 (RFE) 或拟拒绝通知（Notice of Intent to Deny），当初始证据不足时，官员也可能不经通知直接拒绝申请。缺少早期版本的翻译，是很容易避免的疏漏。提交哪些文件由律师或认可代表决定；翻译公司则对所提交的任何文件进行完整翻译，并采用能与原件对应的形式。
机器翻译不符合要求。它没有经过人工认证，而且处理姓名、日期和法律术语的效果很差，而修订后的记录恰恰改动的就是这些内容。
在整个档案中保持更正后的姓名、日期或父母信息一致
更正后的姓名、更正后的出生日期，或后来补充的父母信息，在出生证明翻译、法院命令翻译和各类表格中，拼写和格式都应保持一致。护照是例外。如果护照上仍是旧的拼写，翻译不会改动它，因为译员如实再现每份文件所载的内容，而整个档案会对差异作出说明。
姓名的更正往往与另一份改名记录相关联。改名文件的翻译方式相同：旧姓名、新姓名，以及批准该更改的机关。I-90 表格的改名文件一文介绍了这在绿卡档案中如何处理。
源语言可能会影响页面上出现的内容。西班牙语出生证明翻译应当包含加注中提到的决议或裁决的相关内容。波兰语的出生记录全文副本可能包含后来有关变更的记载，波兰语翻译服务会把这些记载与主要记录一并翻译，而不是当作次要内容略过。
订购翻译之前需要备齐什么
订购之前，申请人要收集记录的所有版本：原始证明、任何带加注的副本、换发的证明，以及附有最终状态的法院命令。每一页都要扫描正反两面，因为印章和批注有时在背面。申请人还要查看互惠表中该国的条目，确保所翻译的版本是 USCIS 或领事馆会接受的版本。
Texliff 为每一份文件提供单独的认证。我们的出生证明认证翻译页面介绍了译文所呈现的内容。之后，申请人的律师或代表可以决定哪些版本放入申请材料。