要点总结
- 按照 USCIS 规定，随 I-485 表格提交的每一份古巴文件，都需要完整的英文翻译，以及一份由译员签署、证明其具备翻译能力且译文准确的认证声明。
- 证明国籍和身份的古巴记录包括护照、carnet de identidad（身份证）、certificación de nacimiento（出生证明），有时还包括 certificación de ciudadanía（公民身份证明）。
- 古巴出生证明上的 tomo 和 folio 编号、市和省都属于文件内容，翻译时必须与印刷内容完全一致。
- 古巴出生记录上的登记处批注，例如更正或认领，会单独成行翻译，方便审理官员与原件逐项核对。
- carnet de identidad 的背面，以及所提交的每一页盖有印章的护照页，都需要翻译；无法辨认的内容会标注为无法辨认，而不是凭猜测填写。
- 姓名的拼写以护照为准，古巴人的两个姓氏会按每份记录上印刷的顺序全部保留，不合并也不省略。
- I-94 和假释（parole）记录以英文签发，无需翻译，但已翻译的古巴文件上的姓名应便于与它们核对。
- 订购翻译之前，请先查看美国国务院互惠表（Reciprocity Schedule）中古巴的条目，了解有哪些民事文件，以及哪个版本可被接受。
- 古巴登记处无法出具某项记录时，申请人需要证明该记录无法取得并提交辅助证据，每一份西班牙语材料都需要各自的认证翻译。
根据古巴调整法案提交 I-485 表格的申请人，需要为申请材料中的每一份古巴文件提供完整的英文翻译，首先是证明国籍和身份的记录：护照、carnet de identidad、民事登记处（Registro Civil）签发的 certificación de nacimiento，有时还有 certificación de ciudadanía。该法案适用于已被许可入境或获得假释进入美国的古巴出生者和古巴公民，具体申请人是否符合资格、应提交哪些文件，由律师或经认可的代表决定。
USCIS 规定，每一份外语文件都必须附有完整的英文翻译，以及一份签署的认证声明，说明译员精通两种语言，并且译文完整、准确。对古巴文件而言，实际工作的难点在于：准确再现登记信息，如实辨读旧时的手写字迹，并让每个姓名的拼写都与护照一致。以面向 USCIS 的认证文件翻译为基础整理的 I-485 表格申请材料，每一页都遵循这些规则。
古巴出生证明翻译：tomo、folio 与登记条目
古巴出生证明由民事登记处签发，并指向登记簿中的一条记录。这种指向通过 tomo（卷）编号和 folio（页）编号来实现，通常还会附上出生登记所在的市和省。这些编号和地名都属于文件内容。翻译时会按印刷内容原样再现，不缩写、不调整顺序，也不改变格式。
子女、父母以及登记日期等栏目都会完整翻译，登记处后来添加的任何批注也不例外，例如更正或对子女的认领。审理官员会将英文译文与原件对照，因此译文中每条批注都单独成行。西班牙语出生证明翻译如果漏掉了批注，即使主要栏目都正确，也是不完整的。登记信息印在证明的正面，缺少批注或编号被改动，官员很容易发现。
Carnet de identidad 与护照：哪些内容需要翻译
carnet de identidad 是古巴的国民身份证。其翻译涵盖印刷的栏目名称、身份号码、全名、出生日期和地点、签发日期，以及背面盖印或手写的任何内容。卡片背面很容易被忽略，而漏掉背面的翻译是不完整的。无法辨认的内容会标注为“[illegible]”。
古巴护照中凡有文字的页面都会逐页翻译。先翻译个人资料页，再翻译带有签证、出入境印章和签注的页面。哪些护照页放入申请材料由律师决定，但凡是提交的页面，都需要各自的翻译，每个印章都作为单独一项记录，注明日期和签发机构。认证护照翻译对每一本护照都采用同样的做法。
如果 certificación de ciudadanía 是申请材料的一部分，它会像其他民事证明一样进行翻译。签发机关、日期、所述的公民身份依据、以括号说明的每个签名以及每一枚印章，都会出现在英文译文中。
古巴手写记录与姓名拼写
较早的民事记录可能是手写填写的，而旧时的字迹并不总是清晰。译员会翻译能够辨认的内容，其余部分标注为“[illegible]”，而不是凭猜测填写某个字母或数字。姓名中猜错一个字母，或日期中猜错一位数字，都可能造成与护照不一致，而这类不一致正是引发补件通知 (RFE) 的原因之一。
姓名的拼写以护照为准。西班牙语记录通常先列名字，再列父亲的姓和母亲的姓，因此同一个人在一份记录上可能有两个姓，在另一份记录上只有一个。译文会按每份文件上印刷的顺序保留两个姓氏，不合并也不省略。如果较早的记录与护照的姓名拼写不同，译文会显示记录上的拼写，是否需要附上说明性声明，由律师决定。结婚证翻译也以同样方式处理，双方配偶的姓氏均按登记内容保留。
与古巴文件一同提交的 I-94 和假释记录
I-94 记录和任何假释文件均以英文签发，无需翻译。它们在申请材料中的作用不同：它们说明申请人如何以及何时进入美国，而古巴文件说明申请人是谁、来自哪里。译员的任务，是让每份古巴文件上的姓名（拼写与护照一致）便于官员与 I-94 上的姓名核对。
日期同样需要仔细处理。西班牙语文件把日写在月之前，因此译文会用文字写出月份。这样官员就不会把 03/04 读成 3 月 4 日，而记录实际上指的是 4 月 3 日。入境记录是否符合该法案的要求，是需要律师判断的法律问题，翻译并不涉及这一点。
古巴登记处无法出具记录时
无法从古巴登记处取得新证明的申请人，应先查看美国国务院各国签证互惠与民事文件表中的古巴条目。该表列出了有哪些民事文件、由谁签发，以及哪个版本可被接受，因此在订购翻译之前先查看，可以避免为错误的版本付费翻译。
如果某项记录普遍无法取得，或签发机构不愿提供，申请人需要通过主管机关的书面说明或互惠表中的条目来证明这一事实，然后提交辅助证据。常见的例子有教会或洗礼记录、学校记录、医疗记录，以及了解该事件的人出具的宣誓书，通常为两份。每一份西班牙语辅助证据都需要各自的认证翻译。亲属签署的声明会以第一人称、按原文措辞翻译，包括手写部分。古巴、多米尼加、委内瑞拉和哥伦比亚民事记录指南涵盖了更广泛的加勒比地区登记文件，而选择同一家提供西班牙语认证翻译服务的机构，最容易让这种语言的整套材料保持一致。
申请材料中每份古巴文件的认证声明
每份古巴文件都附有一份认证声明，注明所翻译的文件，并载有译员的打印姓名、签名、日期和联系方式，以及关于翻译能力和准确性的声明。为每份文件单独出具认证声明是更稳妥的做法。机器翻译不符合要求，因为它没有人工认证，而且容易损坏姓名、日期和缩写。
订购之前，请准备好每份古巴记录正面和背面的清晰扫描件，记下出生证明上的 tomo 和 folio，并将每个姓名与护照核对。Texliff 会根据这些扫描件制作每一份出生证明认证翻译以及古巴身份文件中的其余各项。