要点总结
- 破损或褪色的文件可以翻译后提交给 USCIS，但译员会把每一处无法阅读的部分标为 [illegible]，绝不会根据上下文或猜测补全空缺。
- 标注只落在最小的无法辨认的部分，因此一个被污损的单词就在该词处标注，较长的缺失则按大小和位置来描述。
- 姓名、日期和登记编号的风险最大，所以只能部分辨认的内容按所读到的原样呈现，缺失的部分加以标注，而不是重新推断。
- 认证声明可以写明译文依据的是清晰度有限的复印件，这样审理官员就知道空缺来自原件，而不是译员造成的。
- 有些清晰度问题来自扫描质量差，所以应在翻译开始前重新制作图像，而标注只应描述纸张上真实存在的缺损。
- 好的扫描应当平整、完整覆盖整页及四个边缘、包含正反两面、使用彩色，并且没有裁剪或缩小。
- 当纸张撕裂、褪色或受潮损坏时，向签发登记处或学校申请新的认证摘录，通常比翻译损坏的复印件更稳妥。
- 美国国务院的互惠表（Reciprocity Schedule）会列出各国签发哪些民事文件以及哪种版本可被接受，申请人应在订购翻译前先行查阅。
- 如果不存在可读的原始记录，申请人需要证明该记录无法取得，并提交辅助证据；这些外文辅助证据每一份都需要各自的认证翻译。
- 对于缺页的记录，译文只涵盖所提供的页面并说明缺页情况，是否索取缺失的页面则由律师决定。
褪色、破损或不完整的原始文件仍然可以翻译后提交给 USCIS，但译文的完整程度只能取决于页面的可读程度。译员无法辨认的内容会标为“[illegible]”并保持原样，认证声明也可以写明译文依据的是清晰度有限的复印件。如果问题出在原始记录本身，更好的办法通常是向签发机构申请一份新的副本。
USCIS 难以辨认文件的翻译：译员可以做什么
USCIS 的规定要求每一份外语文件都附有完整的英文翻译，并经认证为完整且准确。对于清晰的页面，这意味着每一行文字、每一枚印章和每一处签名都以英文呈现。对于破损的页面，这意味着译员如实报告页面上的实际内容，包括无法阅读的部分。如果译员用看似合理的猜测填补空缺，就等于改变了证据，审理官员也无从分辨哪些词来自文件，哪些词来自译员。
同样的规则适用于姓名、日期和数字，因为这些地方一旦猜错，危害最大。如果登记编号的最后一位被污损，译文会显示可以读到的数字，并把缺失的那一位标出来。如果日期中的月份无法辨认而年份清晰，译员会保留月份的标注，而不会根据页面上其他条目推算出来。
“[illegible]”在认证翻译中的用法
标注落在无法阅读的最小部分上。一个无法辨认的单词就在该词处加标注，这一行的其余部分照常翻译。较长的缺失则按大小和位置来描述，例如“[illegible, approximately two lines]”或“[corner torn off, text missing]”。当有助于审理官员把注释与原件对应起来时，译员可以补充一条说明原因的简短括号注释，例如“[faded]”或“[obscured by stamp]”。
页面上的其他内容与清晰的复印件一样按同样方式处理。印章、签名、手写条目和页边批注都会被描述或翻译，空白部分则标为空白。版式与原件保持足够接近，使审理官员能把每一行译文与对应的原文行放在一起查看。页面边缘被裁掉则是另一个问题，因为译员无法得知画面之外原本有什么内容。
认证声明如何说明原件复印质量不佳
认证声明说明译文完整、准确，并且译员具备两种语言的能力。当原件难以阅读时，认证声明可以增加一句话，说明译文依据的是清晰度有限的复印件，无法辨认的部分已在文中标出。这句话描述的是原件复印件的状况，这样审理官员就不会误以为原件本身清晰。
USCIS 并没有认可的译员或翻译公司名单，所谓“USCIS 认证”只表示译文附有 USCIS 要求的认证声明。一份提交 USCIS 的认证文件翻译坦率记录自身的局限，能让审理官员对案卷有准确的了解，而悄悄把破损页面当作清晰页面来呈现的译文做不到这一点。
更好的扫描或重新开具记录才是真正的解决办法
有些清晰度问题来自扫描，而不是纸张。斜着拍摄、光线昏暗，或者经过传真机发送的页面，重新扫描后往往更容易阅读。应当先重新制作图像再翻译，因为标注应描述纸张上真实存在的缺损，而不是一张拍得不好的照片。
可用的扫描需要遵循以下五点：
- 将页面平放在扫描仪玻璃板上，扫描整页，包括四个边缘。
- 扫描每一页的正反两面，即使背面看起来是空白的，因为印章和批注常常出现在背面。
- 使用彩色扫描，因为褪色的墨迹和彩色印章在彩色图像中比在黑白图像中更容易与纸张区分开。
- 不要裁剪、部分旋转或缩小图像，也不要为了放进玻璃板而折叠页面。
- 对于多页记录，请按顺序扫描每一页，包括空白页和封面。
当纸张本身已经褪色、撕裂或受潮损坏时，更稳妥的办法是取得新的副本。民事登记处或学校通常可以根据自己的登记簿重新开具一份新的认证摘录，而新的摘录可以被清晰地翻译。美国国务院的互惠表（Reciprocity Schedule）列出了每个国家有哪些民事文件、由谁签发，以及哪种版本可被接受。先查阅它，就能知道审理官员期望哪种版本，例如完整版副本而不是简略摘录。翻译了错误版本的破损副本，是白费功夫。
手写登记簿中的出生证明
出生记录是这类问题最常见的例子，因为许多记录是几十年前手写在登记簿上的，此后又被多次抄录。一份海地克里奥尔语出生证明翻译往往源自 acte de naissance，也就是用法语手写在登记簿上的一条记录，之后每出具一份新的摘录就再抄录一次。等副本到达译员手中时，可能有印章压在姓名上，或者日期的墨迹已淡成寥寥几笔。
在这种情况下，档案摘录通常是更清晰的版本，因为登记处会根据自己的登记簿重新出具。即使译员能毫无困难地辨读笔迹，例如在海地克里奥尔语翻译服务中，经过仔细辨读后仍然不确定的任何词语也会被标注出来。
如果登记处无法提供可读的记录，申请人可以通过签发机关出具的书面说明或互惠表中的条目来证明原始记录无法取得，然后提交辅助证据。学校记录、教会记录，以及了解出生情况的人所作的宣誓书，都属于辅助证据。每一份外语材料都需要各自的认证翻译。
有缺页或破损页面的学校和医疗记录
学业和医疗档案也有同样的问题，只是多了一些情形。一份学业成绩单翻译常常是复印件的复印件，成绩或科目名称在页边处丢失。译员会标出丢失的条目。当缺失影响到成绩或日期时，可以请学校出具官方重新签发的成绩单。
医疗记录翻译遵循同样的规则，而医生的手写笔记是无法辨认字词的常见来源。把药名或剂量标为“[illegible]”总是比猜测更安全，因为临床记录中的猜测可能被当作事实来读。对于缺页的记录，译文只涵盖所提供的页面，不会暗示该档案是完整的。
页面不全与页面难以阅读是两回事。如果四页记录中缺了第 2 页，译文涵盖第 1、3 和 4 页并注明缺页。是否向签发机构索取缺失的页面由申请人或律师决定，因为翻译公司无法提供从未送来的内容。
寄送破损文件前要做哪些准备
收集每份文件现有的最佳副本，彩色、平整、正反两面都扫描，并注明哪些页面缺失或损坏。能够取得新的认证副本的，请向签发机构申请，并查阅互惠表确认正确的版本。如果某个机构无法重新开具记录，请保留其书面说明，因为它可以支持接受辅助证据的请求。是提交破损的原件还是替换件，应由负责该申请的律师或认可代表决定。无论是结婚证明翻译还是其他任何记录，我们都会标出无法辨认的部分，并在认证声明中说明原件的局限。