要点总结
- 军人使用 N-400 表格和 N-426 表格申请入籍时，只需对申请人本人的外语民事文件办理认证翻译，因为 N-426 表格由军方以英文填写。
- USCIS 的规定要求提供完整的英文译文，并附上译员关于译文完整、准确且本人具备翻译能力的认证声明，这一规定对军人和平民申请人同样适用。
- N-426 表格由军方填写，因此翻译工作从申请人入伍前带来的出生、结婚和离婚文件开始。
- 外国出生证明需要全文翻译，包括登记栏目、印章、公章和页边批注；签名要加以说明，无法辨认的字词标注为无法辨认，而不是猜测。
- 美国国务院的互惠表（Reciprocity Schedule）列出了各国签发的民事文件版本，先查看该表，就可以避免为错误的版本付费翻译，例如波兰的简式副本。
- 国外签发的结婚证需要逐行翻译，以便官员将每一项译文与原件对应，包括证婚人或登记机关以及每一枚印章。
- 结束前一段婚姻的离婚判决书、婚姻无效裁定或死亡证明同样是外语文件，需要各自完整的认证翻译。
- 如果译文涵盖整份文件并保留已签署的认证页，军人的配偶和子女可以在各自的申请中重复使用同一份认证翻译。
- 为军人家属申请就地假释（Parole in Place）时，依据的是结婚证和出生证明，这两份文件如果是以其他语言签发的，都需要认证翻译。
军人申请入籍时需同时提交 N-400 表格和 N-426 表格，需要认证翻译的外语文件是申请人本人的民事文件。N-426 表格由军方以英文填写并出具证明，因此表格本身无需交给翻译公司。需要翻译的文件包括外国出生证明、国外签发的结婚证，以及结束前一段婚姻的离婚判决书。
USCIS 的规定要求，任何外语文件都须提供完整的英文译文，并附上译员的认证声明，说明译文完整、准确，且译员有能力将该语言翻译成英文。这一规定对军人和平民申请人同样适用。用于 USCIS 的文件认证翻译与军方出具的任何文件是分开的两份文件。
N-426 表格由军方提供，而不是申请人
N-426 表格，即军事或海军服役证明申请表（Request for Certification of Military or Naval Service），是军方用来确认申请人服役情况的表格。申请人将其交给军方填写，并与 N-400 表格一起提交。军人资格规则不在本文讨论范围内，申请中应包含哪些表格和证据，由申请人的律师或认可代表决定。
由于军方以英文提供证明，翻译工作要从申请人服役前的经历开始。许多军人出生在国外，以永久居民身份入伍，手中仍保存着母国的民事文件原件。官员会阅读这些文件，将身份、出生日期和家庭情况与 N-400 表格上的回答进行核对。
用于证明身份和出生日期的外国出生证明翻译
出生证明通常是 N-400 申请材料中最先需要英文版本的文件。出生证明翻译涵盖页面的每一个部分：登记栏目、父母姓名、印章、公章、手写批注和页边注释。签名标注为“[signature]”，无法辨认的字词标注为“[illegible]”，而不是猜测。
美国国务院发布了一份按国家列出的签证互惠与民事文件表，逐国列出了存在哪些民事文件以及可接受的版本。例如，波兰申请人要先确认应当翻译的是完整副本（odpis zupełny）还是简式副本（odpis skrócony），这样就不会把费用花在错误的版本上。
语言决定了文件的阅读方式。墨西哥的出生证明（acta de nacimiento）是逐行排列的西班牙语文件，有其自己的登记格式。菲律宾 PSA 出具的英文证明无需翻译，而用他加禄语书写的地方民事登记记录或教会记录则需要翻译。他加禄语到英语认证翻译页面对该语言有更详细的介绍。
国外的结婚证和离婚判决书
在国外结婚的军人，或配偶仍在国外的军人，通常持有外国结婚证。结婚证翻译会呈现双方配偶的姓名、日期和地点、证婚人或登记机关以及每一枚印章，让官员可以将每一行译文与原件对应。
以前的婚姻也会留下相应的文件记录。如果申请人或配偶曾结过婚，结束第一段婚姻的离婚判决书、婚姻无效裁定或死亡证明同样是外语文件。离婚判决书翻译涵盖法院名称、案件编号、判决日期以及书记员的手写批注。
这些文件中的姓名需要保持一致的处理方式。四段式阿拉伯语姓名、墨西哥或中美洲文件中的双姓，以及护照上罗马字拼写不同的韩国姓名，在军人家庭中都很常见。译文按每份文件的原样翻译，申请人在表格询问其他使用过的姓名之处列出其他拼写。Texliff 之前的文章哪些 N-400 文件需要认证翻译列出了完整清单。
军人的配偶和子女使用相同的文件
军人的配偶或子女往往要自行提交申请，而这些申请依据的是同一份结婚证和同样的出生证明。如果认证翻译涵盖整份文件并附有已签署的认证页，只需准备一次，就可以复制到每位家庭成员的申请材料中。如果译文漏掉了页面背面或页边批注，应当重新翻译，而不是修补。
每位家庭成员的申请都是独立的案件，因此配偶的申请材料和每个子女的申请材料都需要一套完整的文件。每份文件只保留一份译文并附上各自的认证，便于把同样的页面附到每份申请中，而不会混淆版本。
军人家属的就地假释
为现役军人或退伍军人的配偶、父母或子女申请就地假释，依据的是关系证明文件。服役证明由军方提供，关系证明则是结婚证或子女的出生证明，这两份文件如果是以其他语言签发的，都需要认证翻译。
申请中还会附上家庭成员的身份证明，例如外国护照。Texliff 关于 I-131 表格申请文件的文章介绍了出行和假释申请所需的辅助材料。缺少译文或译文未经认证，可能导致 USCIS 发出补件通知 (RFE) 或拟拒绝通知（Notice of Intent to Deny），而且 USCIS 的政策也允许官员在初始证据不足时不先要求补充材料而直接拒绝申请。
订购翻译前需要检查什么
首先列出每份申请中将要提交的外语页面：出生证明、结婚证、任何离婚判决书，以及任何外国护照或身份证件。查看该国在互惠表中的条目，确保翻译的是每份文件的正确版本，并确认每一页，包括背面，都已复印。
机器翻译不附带人工认证，而且在姓名、日期和缩写方面容易出错，因此不符合要求。我们会为每份文件单独准备一份已签署的认证声明，可以先从西班牙语出生证明翻译或申请人所用语言的对应服务开始。