Traducción de documentos para visa E-1: facturas, envíos y contratos

Un caso E-1 que se apoya en registros comerciales del extranjero necesita que cada registro en otro idioma se traduzca al inglés por completo, con la certificación del traductor adjunta. El lugar donde se presenta el caso determina la regla: USCIS exige inglés para todo lo que recibe, mientras que un consulado solo exige traducciones certificadas de los documentos que no están en inglés ni en el idioma oficial del país donde el solicitante presenta la solicitud.

El estatus E-1 se basa en el comercio entre Estados Unidos y el país del tratado, por lo que la evidencia es en su mayoría documentación comercial. Los documentos provienen de la empresa del país del tratado, sus clientes, sus transportistas y sus bancos, y pocos están en inglés. El abogado o representante acreditado decide cuáles presentar. La empresa de traducción traduce cada documento elegido de forma completa y coherente.

Traducción de documentos para visa E-1: qué registros suelen estar en otro idioma

Una solicitud E-1 se presenta ante un consulado, donde el solicitante completa el DS-160, o ante USCIS con el Formulario I-129 cuando la persona ya está en Estados Unidos y pide un cambio de estatus. La evidencia comercial es parecida en ambas vías. Un consulado puede aceptar un documento en el idioma oficial local, pero un oficial de USCIS no, y quien podría pasar de una vía a la otra está más seguro con versiones en inglés de todo.

Los registros que con más frecuencia necesitan traducción son estos:

• Facturas comerciales y órdenes de compra entre la empresa del país del tratado y sus clientes o proveedores en Estados Unidos.
• Conocimientos de embarque, guías aéreas, listas de empaque y declaraciones de aduana que muestran el cruce de mercancías por la frontera.
• Confirmaciones de transferencias bancarias y avisos de remesa que muestran el pago de esas mercancías.
• Contratos de distribución, de agencia y de suministro con sus anexos y enmiendas.
• El extracto de registro de la empresa, los estatutos, los registros de accionistas y los estados financieros anuales.

Cada uno de estos es un documento independiente, y lo más seguro es una certificación independiente para cada uno. La traducción automática de un lote de facturas no cumple el requisito, porque no lleva certificación humana y maneja mal los números, las abreviaturas y los nombres de empresas.

Traducción de facturas y órdenes de compra en grandes cantidades

Un expediente comercial puede contener cientos de facturas. La empresa de traducción trata cada una como un documento completo, de modo que se traducen todos los renglones, descripciones de unidades, cantidades, fechas y totales, junto con el encabezado, las condiciones de pago, los datos bancarios, el pie de página y cualquier sello o firma, que se describe entre corchetes. Nada se omite por repetir la factura anterior.

La moneda se mantiene tal como está impresa. Si una factura muestra un código o símbolo de moneda, la traducción muestra el mismo, y los montos no se convierten a dólares ni se recalculan. Los números conservan sus separadores originales para que el oficial pueda compararlos con el original, con una nota cuando una coma representa el punto decimal. Las fechas se convierten a un formato claro y único, y la fecha de factura, la fecha de envío y la fecha de vencimiento nunca se confunden.

Los nombres de productos y los números de pieza se mantienen como están escritos, con una versión en inglés de las palabras descriptivas a su lado cuando el original usa una palabra y no un código. Cuando el mismo artículo aparece en cuarenta facturas, se traduce igual en las cuarenta. Un glosario elaborado al inicio del proyecto mantiene la coherencia del vocabulario entre traductores y lotes.

Conocimientos de embarque, guías aéreas y declaraciones de aduana

Los documentos de envío están llenos de códigos, abreviaturas y casillas. Un conocimiento de embarque tiene bloques de remitente y consignatario, datos del buque y del viaje, nombres de puertos, números de contenedor y de sello, y una descripción de las mercancías, y una guía aérea tiene su propio conjunto de casillas. La traducción sigue la distribución del original para que cada casilla traducida quede donde está la casilla de origen.

Los números de contenedor, las clasificaciones arancelarias y los números de referencia aduanera se copian exactamente. Una abreviatura se desarrolla solo cuando el original da información suficiente para hacerlo; de lo contrario, se deja como está escrita y una nota entre corchetes indica qué pudo y qué no pudo confirmar el traductor. Las declaraciones de aduana suelen llevar varios sellos y anotaciones a mano de los agentes aduanales. Cada uno se describe o se traduce, y las partes ilegibles se marcan como "[ilegible]" y no se adivinan.

Las confirmaciones de transferencias bancarias se manejan línea por línea de la misma manera. Los nombres de los titulares de cuenta, el texto de referencia y las fechas valor se traducen tal como están impresos. Un estado de cuenta completo del mismo banco sigue el enfoque que se usa para la traducción de estados de cuenta bancarios.

Contratos de distribución y otros contratos, cláusula por cláusula

Un contrato de distribución o de suministro se traduce cláusula por cláusula en el orden del original, con la numeración, los títulos, las definiciones y los anexos originales intactos. Las cláusulas de exclusividad, territorio, vigencia y pago tienen significado jurídico, por lo que se usa un solo término en inglés para cada término definido cada vez que aparece. Los bloques de firma, las iniciales en cada página y los sellos se describen. Una traducción de contrato legal del japonés, por ejemplo, conserva el sello corporativo y la fecha de firma en la forma que usa el original, y la página de servicios de traducción del japonés cubre los otros documentos que normalmente acompañan a un contrato así.

Las enmiendas y las cartas adicionales deben traducirse junto con el contrato principal, porque un oficial que lea solo el contrato podría pasar por alto un cambio hecho en otro documento. Las páginas que solo contienen una firma, o que están en blanco, también se traducen y se marcan como tales, ya que la traducción debe coincidir con el número de páginas del original.

Nombres de empresas, formas jurídicas y registros societarios

La evidencia comercial se vincula con la empresa, por lo que su nombre debe leerse igual en las facturas, los contratos, el extracto de registro y los estados financieros. La empresa de traducción elige una sola versión en inglés al inicio y la usa en todas partes. Las formas jurídicas como GmbH, K.K., S.A. o Co., Ltd. se mantienen en su forma original y no se sustituyen por un equivalente estadounidense. Cuando el registro muestra un nombre oficial en inglés, se usa ese nombre y el original aparece a su lado.

Los registros societarios responden una pregunta distinta a la de las facturas. Una traducción de licencia comercial o de un extracto del registro muestra quién es dueño de la empresa, quién la dirige y cuándo se constituyó. Las cuentas anuales requieren una revisión aparte, y la traducción de estados financieros conserva cada tabla, nota y declaración del auditor en el orden del original, sin redondear ni reformular ninguna cifra.

Es común confundir E-1 y E-2 porque ambas son categorías de tratado. E-1 depende del comercio, por eso predominan los registros de envío y facturación, mientras que E-2 depende de la inversión, por eso predominan los documentos de propiedad y de fondos. Esos documentos se tratan en el artículo sobre la traducción de documentos para visa E-2.

Cómo indexar un conjunto grande para que el oficial relacione cada documento

Con un conjunto grande, el orden importa tanto como la exactitud. Cada documento original se une con su traducción y su certificación, y los pares se numeran en una sola secuencia. Un índice enumera el número, el tipo de documento, la fecha, las partes y el número de páginas, para que el oficial pueda pasar de una línea del índice a la factura o al conocimiento de embarque exacto. Los documentos de un mismo envío, es decir, la orden de compra, la factura, el documento de envío y la confirmación de pago, se agrupan para poder seguir la transacción desde el pedido hasta el pago.

Los nombres de archivo coherentes ayudan cuando el conjunto se envía a USCIS o se carga para un consulado. Las páginas traducidas siguen el orden de páginas de los originales, y una página faltante o ilegible en el original se señala en la traducción y no se omite.

Antes de hacer el pedido, el despacho de abogados debe confirmar la lista final de documentos por traducir y reunir escaneos completos y legibles de cada página, incluido el reverso de las páginas que llevan sellos. Texliff ofrece traducción certificada de documentos para USCIS con una certificación para cada documento del conjunto.