Puntos clave
- Un registro familiar puede respaldar un trámite ante USCIS cuando todo el registro se traduce al inglés y la traducción incluye la certificación firmada del traductor sobre su integridad y exactitud.
- El Reciprocity Schedule del Departamento de Estado indica si el registro de un país es suficiente o si también se espera un certificado de nacimiento o de matrimonio aparte, así que conviene leerlo antes de hacer el pedido.
- Se traduce cada página del registro, incluidas las páginas en blanco, las tapas, los sellos, las notas al margen y los reversos de las páginas, y las páginas en blanco se marcan como tales.
- Los pasajes que no se pueden leer se marcan como ilegibles en lugar de adivinarse, y las firmas se describen entre corchetes para que el oficial pueda relacionar cada elemento con el original.
- Los asientos que distintos funcionarios añadieron a lo largo de muchos años conservan el orden y las fechas impresas del original, y los asientos tachados o corregidos se traducen tal como aparecen.
- Los sistemas de fechas, como las fechas chinas que empiezan por el año, los años de era japoneses y las fechas del calendario hégira solar iraní, se muestran tal como están escritas, con una fecha convertida al formato de EE. UU. cuando la empresa de traducción la proporciona.
- El jefe de familia y la relación que se indica entre cada persona y esa jefatura se traducen con las mismas palabras en todas las páginas, porque los oficiales usan esos términos para interpretar los vínculos familiares.
- Los nombres del registro deben coincidir con la ortografía del pasaporte del solicitante, y el traductor señala cualquier diferencia con un certificado aparte en lugar de corregirla sin avisar.
- Un libro de familia completo y un extracto de una sola persona son versiones distintas, y el extracto puede omitir el asiento que demuestra el parentesco, lo que puede dar lugar a una Solicitud de evidencia (RFE).
- Cuando un país ha reemplazado su registro, como hizo Corea del Sur con el hojeok en 2008, el trámite puede incluir tanto el registro antiguo como los certificados más recientes.
Un registro familiar puede servir como prueba de los vínculos familiares en un trámite ante USCIS, siempre que todo el registro se traduzca al inglés y la traducción incluya la certificación del traductor. Que el registro sirva por sí solo o que el solicitante deba presentar además un certificado de nacimiento o de matrimonio aparte depende del país, y el listado Visa Reciprocity and Civil Documents by Country del Departamento de Estado es el lugar donde consultarlo.
Estos registros tienen muchos nombres. Entre ellos están el hukou chino, el koseki japonés, el sổ hộ khẩu vietnamita, la transcripción de registro de hogar de Taiwán, el tabien baan tailandés, el hojeok coreano, el shenasnameh iraní, las tarjetas de familia que se emiten en Egipto y en los países del Golfo, y el livret de famille que se usa en Haití y en partes del África francófona. Cada uno registra a varias personas en un solo documento, por lo que un mismo librito puede respaldar un nacimiento, un matrimonio, una adopción y una defunción en el mismo expediente.
Cómo trata USCIS un registro de hogar como prueba
La normativa de USCIS exige una traducción completa al inglés de cualquier documento en otro idioma, y por eso la traducción certificada de documentos para USCIS cubre un registro desde la primera página hasta la última. El traductor certifica que la traducción es completa y exacta y que es competente en ambos idiomas. El oficial lee el texto en inglés junto al original, así que todos los asientos tienen que estar.
En algunos países el registro se acepta como prueba de filiación o de matrimonio, y en otros es solo un documento de apoyo. El Reciprocity Schedule indica, país por país, qué documentos civiles existen, quién los emite y qué versión es aceptable. Los solicitantes deben leer la entrada de su país antes de pedir una traducción, porque traducir una versión que el oficial no aceptará es desperdiciar la tarifa. El abogado o el representante acreditado decide qué se presenta con el trámite.
Qué páginas de un registro familiar se traducen
Se traduce cada página, incluidas las que no tienen asientos. Una página en blanco se marca como en blanco en la traducción. Las tapas, las contratapas, los sellos de la oficina emisora, los números de página, las notas escritas a mano en los márgenes y todo lo impreso en el reverso de una página forman parte del documento. Una traducción limitada a las páginas que mencionan al solicitante no cumple el requisito, aunque los demás miembros del hogar no formen parte del caso.
Los pasajes que no se pueden leer se marcan como "[illegible]" en lugar de adivinarse, y las firmas se describen, por ejemplo "[signature]". La disposición de la traducción sigue al original lo bastante de cerca como para que el oficial pueda relacionar cada línea traducida con la línea del original.
Asientos añadidos durante décadas y cómo se mantienen ordenadas las fechas
Un registro casi nunca se escribe de una sola vez. Un libro de familia abierto por un abuelo puede incluir nacimientos, matrimonios, defunciones, mudanzas y cambios de nombre anotados por distintos funcionarios a lo largo de muchos años, con letras diferentes. La traducción mantiene los asientos en el orden del original, y cada asiento conserva la fecha impresa a su lado.
Los formatos de fecha requieren cuidado. Los registros chinos ponen el año primero, los registros japoneses suelen contar los años por era de reinado, como Heisei o Reiwa, y los registros iraníes usan fechas del calendario hégira solar. La traducción muestra la fecha tal como está escrita y, cuando la empresa de traducción la convierte, indica la fecha convertida en formato de EE. UU. para que el oficial pueda leerla sin hacer cálculos. Los asientos tachados y corregidos se traducen tal como aparecen, con una nota que indica que el asiento fue tachado.
Jefe de familia y relación de cada persona
La mayoría de los registros indican un jefe de familia y luego señalan la relación de cada una de las demás personas con esa jefatura, como cónyuge, hijo mayor o nuera. Cuando el registro se usa para demostrar que dos personas son padre e hijo o esposo y esposa, el oficial se fija primero en estas palabras de parentesco, por lo que un asiento de matrimonio recibe el mismo cuidado que una traducción de acta de matrimonio. Estas palabras también generan confusión, porque una relación indicada respecto al jefe de familia no siempre expresa la relación entre otros dos miembros.
La traducción conserva la palabra de parentesco exactamente como la da el registro, e identifica al jefe de familia en el mismo lugar donde lo hace el original. Cuando un término no tiene un único equivalente en inglés, el traductor usa el término sencillo más cercano y lo repite en todas las páginas. Los nombres siguen la ortografía del pasaporte, de modo que el registro, el pasaporte y los formularios correspondan a la misma persona. Un asiento que registra una adopción sigue la misma regla, y la traducción de documentos de adopción correspondiente debe usar los mismos nombres y fechas.
Libro completo o extracto de una persona
Muchas oficinas emiten dos versiones de un registro: el libro completo, que enumera a todo el hogar, y un extracto, que enumera a una persona o a unos pocos miembros seleccionados. Una página del registro de hogar de un solo residente chino, una transcripción vietnamita de un miembro del hogar y el koseki shōhon japonés, que enumera solo a las personas elegidas, son extractos. El tōhon es la copia completa. Los extractos son más cortos, pero pueden omitir justamente el asiento que demuestra el parentesco que se alega.
El Reciprocity Schedule suele indicar la versión que pide. Cuando exige el registro completo, un extracto puede provocar una Solicitud de evidencia (RFE). Un registro también puede presentarse junto con una traducción de acta de nacimiento china o una traducción de acta de matrimonio vietnamita que documente el mismo hecho. El asiento del registro familiar y el certificado aparte deben coincidir en nombres, fechas y lugares, y el traductor señala cualquier diferencia en lugar de corregirla en silencio.
Registros que fueron reemplazados o se están eliminando
Algunos sistemas ya no emiten el libro. Corea del Sur reemplazó el hojeok con certificados separados en 2008, y Vietnam ha ido eliminando el sổ hộ khẩu. Un solicitante nacido antes del cambio puede tener un registro antiguo mientras existen certificados nuevos de los mismos hechos, por lo que el trámite puede incluir ambos. Un koseki japonés sigue las mismas reglas página por página que los demás, y una traducción certificada del japonés al inglés cubre el registro familiar completo. Las reglas generales sobre documentos civiles aparecen en la publicación sobre documentos civiles y el Reciprocity Schedule.
La traducción automática no cumple el requisito para los registros. Maneja mal los nombres, los términos de parentesco y las fechas de era, y el software no puede producir la certificación firmada que pide USCIS. Una empresa de traducción ofrece una certificación independiente del caso, lo que evita la duda de si el solicitante o un familiar estaba certificando pruebas de su propio expediente.
Antes de hacer el pedido, reúne todas las páginas del registro, frente y reverso, junto con cualquier certificado aparte que documente el mismo hecho, y revisa el listado del país. Traducimos el registro página por página y el documento aparte junto a él, y la traducción certificada de acta de nacimiento suele ser el primer documento aparte que se coteja con el registro.