Traducción de documentos para la visa L-1: los documentos de la empresa extranjera

Una petición L-1 presentada en el Formulario I-129 requiere la traducción al inglés de cada documento en idioma extranjero que demuestre el vínculo entre la empresa extranjera y la empresa estadounidense, y que demuestre el año de trabajo del empleado en el exterior. El conjunto habitual incluye los documentos de registro de la empresa extranjera, sus registros de propiedad, sus estados financieros, un organigrama y los registros de empleo del propio empleado. USCIS exige que cada uno de ellos incluya una traducción completa al inglés y una certificación firmada por el traductor, que es el estándar que sigue la traducción certificada de documentos para USCIS.

Las peticiones L-1 y los documentos extranjeros en los que se apoyan

La L-1A cubre a ejecutivos y gerentes, y la L-1B cubre a empleados con conocimiento especializado. En ambas categorías, el empleado debe haber trabajado en el exterior para la empresa calificante durante un año continuo dentro de los tres años anteriores a la presentación, y las entidades extranjera y estadounidense deben tener una relación calificante, como matriz, subsidiaria, sucursal o afiliada.

Ambos puntos se prueban con documentos. La relación se demuestra con registros de propiedad y control, y el año de empleo se demuestra con contratos, nóminas y una descripción del puesto. Cuando la empresa extranjera opera en otro idioma, casi toda esa documentación debe traducirse. El abogado o representante acreditado decide qué documentos se incluyen en la petición, y la empresa de traducción trabaja a partir de esa lista.

Qué documentos de la empresa se traducen en su totalidad

Los documentos de registro van primero. Un extracto del registro mercantil, un certificado de constitución o una traducción de licencia comercial demuestra que la entidad extranjera existe, qué forma tiene y quién la representa. Los estatutos de constitución y los estatutos internos muestran la estructura accionaria y las facultades de los directores. Un libro de accionistas o un certificado de acciones muestra quién es dueño de qué, que suele ser el centro de la relación calificante.

Las regulaciones de USCIS exigen que la traducción esté completa, por lo que un extracto de registro se traduce línea por línea, con sellos, timbres, anotaciones manuscritas y cualquier asiento al reverso. Un traductor no puede decidir que una cláusula sobre el capital registrado o una lista de modificaciones históricas no es importante y omitirla. Si una sección está en blanco, la traducción lo indica, y un sello ilegible se marca como "[ilegible]".

Las empresas extranjeras suelen dejar por escrito las decisiones importantes, y las resoluciones de la junta directiva y las actas de las reuniones de accionistas se traducen de la misma manera. Las actas conservan el orden original de los puntos, la lista de asistentes y los bloques de firma, para que un oficial pueda comparar cada línea con el original.

Cómo maneja una empresa de traducción las formas societarias extranjeras

Las formas societarias no tienen equivalentes exactos entre sistemas jurídicos, por lo que el traductor no debe reemplazarlas con una suposición. Una GmbH no es lo mismo que una corporación estadounidense, y una S.A. o una Ltda. tiene sus propias reglas sobre capital y responsabilidad. La práctica aceptada es conservar la forma jurídica original en la traducción y agregar una breve explicación entre corchetes la primera vez que aparece, por ejemplo "Müller Maschinenbau GmbH [sociedad alemana de responsabilidad limitada]".

El mismo tratamiento se aplica a los nombres chinos que terminan en 有限公司, que se presentan con el nombre romanizado seguido de "[sociedad limitada]", y a los nombres japoneses que terminan en 株式会社, que se indican con "[sociedad por acciones]". El nombre de la empresa en sí no se traduce a un nuevo nombre en inglés, a menos que el documento indique un nombre oficial en inglés. Mantener una sola grafía para la entidad en todo el expediente es importante, porque la petición, el extracto de registro y los estados financieros deben remitir a la misma empresa.

Un certificado de registro japonés también presenta las fechas en años de era y no en años del calendario, y la traducción las convierte a la fecha del calendario gregoriano, conservando entre corchetes la fecha original de la era. Una traducción de licencia comercial japonesa sigue la misma regla para la fecha de la licencia y la fecha de constitución.

Traducción de estados financieros y términos contables

Los estados financieros suelen presentarse para demostrar que la empresa extranjera ha estado operando y que la entidad estadounidense está financiada y pertenece a sus propietarios tal como se describe. El traductor traduce íntegramente el balance general, el estado de resultados y las notas, y no modifica las cifras. Los montos se mantienen en la moneda original, y se nombra la moneda cuando el original solo indica un símbolo o una abreviatura.

Los términos contables requieren cuidado porque una misma palabra en inglés puede describir partidas distintas en sistemas distintos. Un estado financiero alemán usa Bilanz para el balance general, Gewinn- und Verlustrechnung para el estado de resultados y Stammkapital para el capital social de una GmbH. La traducción da el término estándar en inglés y, cuando el término alemán no tiene un equivalente claro, conserva el original entre corchetes. Una traducción de estados financieros alemanes también conserva los separadores decimales y de miles tal como están impresos, ya que las cifras alemanas los escriben en el orden inverso al de Estados Unidos. Cuando un número pueda malinterpretarse, el traductor agrega una nota entre corchetes en lugar de cambiar la cifra. Otros documentos de empresas alemanas corresponden a los servicios de traducción de alemán.

Registros de empleo del año en el exterior

El año del empleado en el exterior se documenta con un contrato de trabajo, una carta del empleador extranjero, nóminas, declaraciones de impuestos y una descripción del puesto. Una traducción de contrato de trabajo incluye todas las cláusulas, los anexos y la página de firma. Los registros de nómina e impuestos se traducen con sus encabezados y códigos, porque un oficial puede comparar las fechas y el cargo con el resto de la petición.

Los cargos se traducen de manera uniforme. Si el contrato extranjero indica un cargo y el organigrama indica otro, la traducción conserva ambos tal como están escritos, y el peticionario explica la diferencia en el expediente. El traductor no hace que los cargos coincidan.

Peticiones L en bloque y conjuntos de documentos más grandes

Una petición L en bloque (blanket) incluye varias empresas relacionadas en lugar de una sola entidad extranjera. Cada empresa incluida puede aportar sus propios documentos de registro, registros de propiedad y estados financieros, por lo que el número de páginas por traducir crece con cada entidad que se agrega. Después se agregan los registros de empleo de cada persona que se transfiere bajo la aprobación.

Para un conjunto grande, ayudan dos hábitos. Debe usarse el mismo nombre de entidad y los mismos términos traducidos en todos los documentos, y conviene acordar un glosario de nombres de empresas, cargos y nombres de departamentos antes de traducir la primera página. Además, cada documento debe llevar su propia certificación, ya que una certificación separada para cada documento es la práctica más segura cuando las páginas se separan o se revisan una por una más adelante.

Cómo preparar el conjunto de documentos para la traducción

Reúne copias completas de cada documento, con todas las páginas y los anexos, y escanéalas con una resolución en la que los sellos y la letra pequeña se lean bien. Verifica que el extracto de registro sea el vigente, y envía el estado financiero completo con sus notas y no solo las páginas de resumen. Texliff emite cada traducción con su propia certificación firmada, de modo que una traducción de estados financieros y los documentos de registro puedan revisarse por separado.