Registros civiles de México y Centroamérica para la traducción ante USCIS

Un registro civil de México, Guatemala, Honduras o El Salvador debe traducirse por completo al inglés, con cada sello, anotación y número de registro, y debe llevar una certificación firmada de la empresa de traducción. La regla es la misma para un I-130, un I-485, una renovación de DACA, un trámite de TPS o un N-400.

Acta de nacimiento mexicana: copias antiguas de los libros y el formato estandarizado

El registro de nacimiento mexicano es el acta de nacimiento. Las copias tomadas de los libros antiguos del registro suelen estar mecanografiadas o escritas a mano en formularios rayados, con abreviaturas, la firma del oficial del registro y a veces un sello desvanecido. Las copias más recientes usan un formato estandarizado con etiquetas de campo impresas y un identificador de registro. Las dos se ven muy distintas en la página, y cada campo y etiqueta de cualquiera de ellas debe pasar al inglés.

La mayoría de las actas también imprimen la CURP, el código de 18 caracteres del registro de población. La CURP se copia exactamente como aparece, sin agregar espacios ni corregir caracteres. Los números de libro, página y partida de las copias antiguas reciben el mismo trato. Los oficiales comparan estos números entre el acta de nacimiento, el pasaporte y los formularios, así que un solo carácter transpuesto en la traducción crea una discrepancia que no existía en el original.

Las copias manuscritas añaden un segundo problema: las abreviaturas. Un oficial del registro puede abreviar un mes, un título o el nombre de un lugar, y el traductor solo lo expande cuando el significado es seguro. Todo lo demás se conserva como está escrito o se marca como "[ilegible]".

Antes de hacer el pedido, consulta la Lista de reciprocidad para documentos civiles del Departamento de Estado. Indica la versión de cada registro que es aceptable en cada país, y traducir la versión equivocada es dinero perdido. La publicación anterior de Texliff sobre el proceso de traducción de actas de nacimiento en español explica el manejo general del texto en español.

Registros de RENAP en Guatemala, RNP en Honduras y RNPN en El Salvador

Los certificados guatemaltecos provienen del RENAP, el registro nacional de las personas. Los certificados hondureños los emite el RNP, y los salvadoreños el RNPN, que usa el término partida para una inscripción del registro. Cada institución tiene su propio formato, encabezado y sello, y su propia manera de mostrar al registrador, el municipio y la fecha de la inscripción. Una traducción de acta de nacimiento en español de alguno de estos países debe seguir el formato del formulario de esa institución, para que un oficial pueda hacer coincidir cada línea traducida con el original.

Las fechas requieren cuidado. Algunos registros escriben la fecha con palabras y otros con números. La traducción reproduce lo que muestra el original y escribe la fecha en inglés en el orden mes, día y año, para que el oficial nunca tenga que preguntarse si 04/05 significa abril o mayo.

Dos apellidos y los campos de municipio y estado

Un nombre hispanohablante lleva dos apellidos: primero el del padre y luego el de la madre. La traducción mantiene ambos en el orden impreso en el registro y nunca los une ni omite el segundo. Los nombres de los padres están en sus propios campos, y el oficial los usa para confirmar el vínculo familiar en el que se apoya un expediente I-130 o de DACA.

Los campos de lugar reciben el mismo tratamiento literal. Los registros mexicanos indican el municipio y el estado de registro por separado del lugar de nacimiento, y los registros centroamericanos muestran el departamento o el municipio de forma similar. Los nombres de lugares se conservan en su forma original en español, y la oficina del registro se nombra exactamente como está impresa.

Anotaciones marginales: reconocimiento y rectificación

Muchas copias antiguas llevan una nota marginal, y esa nota es parte del documento. Un reconocimiento registra que un padre o una madre reconoció formalmente al hijo después de la inscripción original. Una rectificación registra una corrección judicial o administrativa de un nombre, una fecha u otro dato. Las notas suelen ser breves, manuscritas o selladas, y están al borde de la página, por lo que es fácil pasarlas por alto en un escaneo.

La traducción reproduce cada nota por completo, en la posición en que aparece, con la fecha y la autoridad que menciona. Las secciones en blanco se marcan como en blanco. Si una corrección cambió un nombre, el registro de cambio de nombre y el pasaporte traducido deben leerse juntos para que las grafías coincidan.

Registros de matrimonio y divorcio, y constancias de registros faltantes

Un acta de matrimonio se traduce igual que el acta de nacimiento: los nombres completos de ambos cónyuges con sus dos apellidos, el lugar y la fecha del matrimonio, los testigos cuando figuran y cualquier nota marginal. Un divorcio puede aparecer como nota en la inscripción del matrimonio o venir como un acta de divorcio aparte o una resolución judicial. Una traducción de acta de matrimonio y una traducción de acta de divorcio deben ir en el mismo paquete, para que el oficial pueda seguir el historial de cada matrimonio.

Cuando no se dispone de un registro primario, el solicitante primero demuestra que no está disponible, normalmente con una constancia u otra declaración escrita de la autoridad emisora. Después se presenta evidencia secundaria: registros de bautismo o escolares, historiales médicos o declaraciones juradas de personas con conocimiento directo del hecho. Cada documento en idioma extranjero necesita su propia traducción certificada, y la constancia también se traduce.

Qué contiene un paquete de traducción certificada para un trámite de USCIS

Para cada registro, un servicio de traducción de documentos trabaja a partir del original completo, anverso y reverso. Un resumen o una página de extractos no cumple con el requisito. Los reglamentos de USCIS exigen una traducción completa al inglés con una certificación de que está completa y es precisa y de que el traductor es competente en ambos idiomas. Lo más seguro es incluir una certificación para cada documento, en lugar de una para todo el conjunto. USCIS no mantiene una lista de traductores ni de empresas de traducción aprobados, así que una "traducción certificada por USCIS" significa una traducción que lleva la certificación que USCIS pide.

Un paquete terminado para registros mexicanos o centroamericanos incluye estos elementos:

• la traducción al inglés de cada registro, con un formato que coincida con la página original;
• una certificación que nombre el documento, con el nombre escrito a máquina del traductor, su firma, la fecha y sus datos de contacto;
• una copia del registro original adjunta detrás de su traducción;
• una sola grafía de cada nombre en todos los documentos del expediente.

Una traducción faltante o incompleta puede dar lugar a una Solicitud de evidencia (RFE) o a un Aviso de intención de denegar (Notice of Intent to Deny). La traducción automática por sí sola no cumple con el requisito, porque maneja mal los nombres, las fechas y los términos del registro. Los casos consulares y del NVC siguen sus propias reglas, pero una vez que el caso está en USCIS, todo debe estar en inglés. El abogado o el representante acreditado decide qué registros necesita cada trámite.

Reúne una copia completa de cada registro, anverso y reverso, y revisa la entrada de la Lista de reciprocidad del país antes de hacer el pedido. Traducimos estos registros a través de nuestros servicios de traducción al español, y la traducción del acta de nacimiento suele ser el primer documento que conviene resolver, ya que los demás registros se verifican contra sus grafías.