Puntos clave
- Una traducción certificada de un trámite anterior se puede reutilizar cuando el documento original es la misma versión, la traducción cubre toda la página y la certificación aún cumple los requisitos de USCIS.
- Las regulaciones de USCIS exigen una traducción completa al inglés con la certificación del traductor para cada documento en otro idioma, y no dicen que una traducción caduque ni que una anterior se acepte automáticamente.
- Una traducción hecha a partir de un extracto resumido no corresponde a un certificado de copia completa emitido después, así que la versión del documento original debe coincidir antes de reutilizar la traducción anterior.
- El Cuadro de Reciprocidad del Departamento de Estado indica qué versión de un documento civil es aceptable para cada país, lo que ayuda a decidir si en el trámite anterior se tradujo el documento correcto.
- Compara la traducción anterior con el original de arriba abajo, porque una traducción preparada con prisa pudo haber omitido el reverso de la página, los sellos, los timbres o las etiquetas impresas de los campos.
- Una certificación debe incluir el nombre escrito a máquina del traductor, su firma, la fecha, los datos de contacto, una declaración de competencia, una declaración de que la traducción es completa y precisa, y la identificación del documento traducido.
- Los datos de contacto de una certificación antigua deben seguir funcionando, porque un oficial que quiera verificar una traducción necesita un número de teléfono, una dirección o un correo electrónico que sirva.
- Compara los nombres transliterados con la ortografía actual del pasaporte, ya que una diferencia entre trámites, como la pérdida de los signos diacríticos en nombres vietnamitas, se nota dentro de un mismo caso.
- Una traducción nueva es la opción más segura cuando el registro fue emitido de nuevo, la copia del archivo es ilegible o el solicitante, el peticionario o un familiar cercano preparó la traducción anterior.
- Cuando solo la página de certificación se perdió o quedó desactualizada, la empresa que hizo la traducción puede confirmar su trabajo y volver a emitir una certificación con la fecha y los datos de contacto actuales.
Una traducción certificada de un trámite anterior puede usarse en un nuevo trámite ante USCIS cuando el documento original es la misma versión, la traducción cubre toda la página y la certificación aún cumple lo que USCIS pide. Si falla cualquiera de esos tres puntos, es más seguro hacer una nueva traducción. Poner lado a lado la traducción anterior, el documento tal como existe hoy y el pasaporte vigente resuelve la mayoría de los casos.
La pregunta surge en cada paso: de una visa de prometido(a) al ajuste de estatus, del ajuste a una petición para eliminar las condiciones, y de la tarjeta verde a la naturalización. El mismo certificado de nacimiento y el mismo certificado de matrimonio aparecen en cada paquete, por lo que los solicitantes se preguntan si es necesaria una segunda traducción. Las regulaciones de USCIS exigen una traducción completa al inglés con la certificación del traductor para cada documento en otro idioma. Nada en ellas dice que una traducción caduque, y nada dice que una anterior se acepte automáticamente.
Cada trámite se evalúa con sus propios documentos. El abogado o el representante acreditado decide qué incluir en el paquete, y las verificaciones que siguen son las primeras que conviene hacer.
Reutiliza una traducción solo si el documento original es la misma versión
Una traducción pertenece a un documento específico. Una traducción de certificado de nacimiento hecha a partir de un extracto resumido no describe un certificado de copia completa emitido después, aunque el niño, los padres y la fecha sean idénticos. La versión posterior puede incluir números de registro, anotaciones o notas marginales que el extracto no tenía. Como el formato debe permitir que un oficial relacione cada elemento traducido con el original, una traducción con menos campos que el documento nuevo deja entradas sin nada con qué compararlas.
Un registro que la autoridad emisora volvió a emitir con un formato nuevo plantea el mismo problema. El Cuadro de Reciprocidad del Departamento de Estado indica, país por país, qué versión de un documento civil es aceptable. Si en el trámite anterior se tradujo una versión que el cuadro no favorece, es posible que la traducción fuera precisa, pero que el documento en que se basó no fuera el correcto para traducir.
Una traducción antigua puede haber omitido partes de la página
Que la traducción esté completa es la razón más probable por la que una traducción antigua no pasa una segunda revisión. Completa significa todo lo que hay en la página: el texto principal, los encabezados, las etiquetas de los campos del formulario, los sellos, los timbres, las firmas, las anotaciones manuscritas, las notas marginales, los encabezados y pies de página, la numeración y el reverso de la página si contiene algo. Una traducción preparada con prisa puede dejar fuera el reverso, mencionar un sello en pocas palabras u omitir etiquetas impresas porque parecían obvias.
Coloca la traducción anterior junto al original y léela de arriba abajo. Cada sello debe aparecer como un elemento descrito, con su texto traducido. Las partes ilegibles deben marcarse como "[ilegible]" en lugar de adivinarse, y las secciones en blanco deben marcarse como tales. Una traducción que solo da las líneas relevantes, o un resumen de las entradas, tampoco cumplió el requisito la primera vez. Una traducción de certificado de matrimonio que omitió el bloque de los testigos o las observaciones del registrador es un ejemplo típico.
La certificación debe estar completa y sus datos de contacto deben seguir funcionando
La página de certificación se revisa por separado. Debe incluir el nombre escrito a máquina del traductor, su firma, la fecha y los datos de contacto, una declaración de competencia en ambos idiomas, una declaración de que la traducción es completa y precisa, y la identificación del documento traducido. Lo más seguro es que cada documento tenga su propia certificación, así que una sola hoja que cubra toda una pila de registros merece una revisión más atenta.
Los datos de contacto tienen que llegar a alguien, porque un oficial que quiera verificar una traducción los usará. Un número de teléfono desconectado, o un dominio de correo que ya no existe, deja una certificación que nadie puede confirmar. La fecha también importa: una certificación con fecha anterior a la emisión de la versión actual del documento corresponde a una copia anterior. USCIS no mantiene una lista aprobada de traductores ni de empresas de traducción, así que la certificación se evalúa por lo que declara y por quién la firmó.
Los nombres deben coincidir con la ortografía actual del pasaporte
Es posible que un primer trámite usara una transliteración que coincidía con un documento antiguo, mientras que la traducción de pasaporte actual, o el pasaporte mismo, muestra otra ortografía. Los nombres vietnamitas presentan este problema con frecuencia, porque los signos diacríticos y el orden de los apellidos, el nombre del medio y el nombre de pila pueden variar de un registro a otro. Una traducción de certificado de nacimiento vietnamita que omitió los signos diacríticos en un trámite y los conservó en otro crea una discrepancia visible dentro de un mismo caso.
Cuando la ortografía difiere, se puede actualizar la traducción para que los nombres romanizados sigan el pasaporte, o se puede explicar la diferencia en el trámite. Los caracteres originales del documento no cambian; solo cambia su romanización. Los solicitantes con varios registros vietnamitas pueden encontrar más información en servicios de traducción de vietnamita.
Cuándo una traducción nueva es la opción más segura
Algunos hechos del expediente apuntan claramente hacia una traducción nueva.
- Las instrucciones actuales del formulario, o la solicitud de un oficial, piden algo que la traducción anterior no contiene, como una copia completa de un registro.
- El registro civil volvió a emitir el documento en un formato distinto o con entradas nuevas desde el trámite anterior.
- El solicitante, el peticionario o un familiar cercano preparó la traducción anterior, lo que significa que esa persona certificó evidencia en su propio caso y los oficiales pueden darle menos peso.
- La copia de la traducción que está en el archivo está desteñida, recortada o demasiado oscura para leerse, y no existe un original limpio.
- A la traducción anterior le faltan páginas, sellos o el reverso de la página, y no se puede reparar agregando una hoja.
Reutilizar una traducción que falla en alguno de estos puntos arriesga una demora más adelante. Una traducción faltante, incompleta o sin certificación puede dar lugar a una Solicitud de evidencia (RFE) o a un Aviso de intención de denegar, y la política de USCIS también permite que un oficial deniegue un trámite sin emitir primero una RFE cuando la evidencia inicial es insuficiente. La traducción automática no lleva certificación humana y maneja mal los nombres, las fechas y los términos legales, por lo que un texto que salió de ella, aunque una persona lo haya retocado después, no es una traducción que valga la pena reutilizar.
La empresa de traducción original puede volver a emitir una certificación
Cuando la traducción anterior es completa y precisa, pero su página de certificación se perdió, está desactualizada o le falta algún elemento, vuelve a la empresa que la hizo. Una empresa de traducción que aún conserva el archivo puede confirmar el trabajo como propio y emitir una nueva certificación con la fecha y los datos de contacto actuales. Una página firmada por alguien que no tradujo el texto no sirve como certificación del traductor.
La solicitud debe indicar el documento, el pedido original y el trámite para el que se necesita. Si la empresa no encuentra el archivo, o la traducción ya no coincide con el original, la respuesta es una traducción nueva, no una copia reparada. El artículo sobre los requisitos de traducción de documentos de USCIS explica qué pide cada tipo de trámite.
Antes del próximo trámite, compara página por página la traducción anterior, el documento original tal como existe hoy y la página actual del pasaporte. Si todo coincide, conserva la traducción anterior en el paquete. Si algo no coincide, una empresa que ofrezca traducción certificada de documentos para USCIS puede preparar una nueva, y Texliff entrega una certificación separada para cada documento.