Puntos clave
- Una Solicitud de evidencia (RFE) sobre una traducción significa que USCIS encontró un documento en otro idioma sin una traducción completa al inglés o sin la certificación del traductor, y la respuesta corrige ese defecto.
- El texto de la RFE suele señalar una certificación faltante, una certificación sin una declaración obligatoria, una copia ilegible, una traducción parcial, un sello o una página posterior sin traducir, o una discrepancia en un nombre.
- Los reglamentos de USCIS exigen una traducción completa al inglés certificada como completa y precisa, con una declaración de que el traductor es competente para traducir del idioma original al inglés.
- Una RFE sobre la traducción es distinta de una RFE sobre el documento, que cuestiona si el registro es la versión que el Reciprocity Schedule indica para ese país.
- Cuando el registro principal no está disponible, el solicitante demuestra que no lo está y envía evidencia secundaria, y cada pieza de esa evidencia en otro idioma necesita su propia traducción certificada.
- Un paquete corregido incluye una carta de presentación del representante, una copia legible del documento original, una nueva traducción completa y una certificación independiente para cada documento.
- Una nueva traducción debe usar la ortografía de los nombres y los formatos de fecha que ya constan en el formulario presentado y en el pasaporte, para que corregir un documento no cree una nueva inconsistencia.
- Solo se reemplaza el documento cuestionado, y el abogado o representante acreditado decide cómo manejar cualquier error en el formulario mismo.
- El aviso fija el plazo de respuesta, y una respuesta que repite el defecto o deja fuera documentos puede llevar a una Notificación de intención de denegar (NOID) o a una denegación.
- La política de USCIS permite denegar una solicitud sin una RFE previa cuando la evidencia inicial es insuficiente, por lo que una traducción certificada debe estar en la primera presentación.
Una Solicitud de evidencia (RFE) de USCIS causada por un problema de traducción es un aviso que indica que un documento en otro idioma incluido en la solicitud llegó sin una traducción completa al inglés o sin la certificación del traductor. La respuesta habitual consiste en una copia legible del documento original, una nueva traducción completa y una certificación para cada documento, todo enviado antes de la fecha límite que indica el aviso.
Cómo describe una RFE un defecto de traducción
El aviso nombra la evidencia que el oficial consideró insuficiente, y la redacción cambia de un aviso a otro. Los defectos en sí se agrupan en unas pocas categorías.
- La traducción no tiene certificación, por lo que nada indica quién la preparó ni si el traductor es competente en ambos idiomas.
- La certificación está presente, pero omite una declaración obligatoria o carece de la firma, la fecha o la información de contacto del traductor.
- La copia del original es ilegible, por lo que el oficial no puede comparar la traducción con el documento original.
- Solo se tradujo una parte del documento, como el texto principal sin los encabezados ni las etiquetas de los campos del formulario.
- Se dejó sin traducir un sello, un timbre, una nota al margen, una anotación manuscrita o la página posterior.
- Un nombre o una fecha en la traducción difiere del formulario o de otra evidencia del expediente.
Los reglamentos de USCIS exigen que todo documento en otro idioma venga acompañado de una traducción completa al inglés que el traductor haya certificado como completa y precisa, junto con una declaración de que el traductor es competente para traducir de ese idioma al inglés. Una RFE repite ese requisito porque un oficial no puede evaluar evidencia en un idioma que no puede leer.
RFE sobre la traducción frente a RFE sobre el documento
Dos problemas distintos pueden generar avisos parecidos. En una RFE sobre la traducción, el documento es el tipo de registro correcto, pero la traducción o su certificación no cumplen. En una RFE sobre el documento, el registro mismo es la versión equivocada, y una mejor traducción no ayudará.
La tabla Visa Reciprocity and Civil Documents by Country del Departamento de Estado (Reciprocity Schedule) indica, país por país, qué documentos civiles existen, quién los emite y qué versión es aceptable. Por ejemplo, puede exigirse un certificado de formato extenso cuando el solicitante presentó un extracto abreviado. Traducir el extracto por segunda vez solo repite el error, por lo que el solicitante primero obtiene la versión correcta y luego encarga la traducción.
Cuando el registro principal no está disponible, el solicitante demuestra que no lo está, ya sea con una declaración escrita de la autoridad emisora o con una entrada de la tabla que indique que el registro generalmente no está disponible. Entonces la evidencia secundaria ocupa su lugar: registros de la iglesia o de bautismo, registros escolares, registros médicos o una declaración jurada traducida de personas que conocen el hecho de primera mano, comúnmente dos. Cada pieza de evidencia secundaria en otro idioma necesita su propia traducción certificada, y una RFE puede llegar solo porque una de esas piezas se presentó sin traducir.
Qué contiene un paquete de respuesta corregido
El abogado o representante acreditado decide qué incluye la respuesta. Un paquete que atiende un defecto de traducción suele contener cuatro elementos, en este orden.
- Una carta de presentación del representante que nombra cada documento cuestionado en el aviso e indica qué se corrigió.
- Una copia legible del documento original, con todas las páginas y el reverso de cualquier página que tenga texto.
- Una nueva traducción completa al inglés que siga el formato original lo suficiente para que el oficial pueda comparar cada elemento con el original.
- Una certificación independiente para cada documento, con el nombre escrito a máquina, la firma, la fecha y la información de contacto del traductor, una declaración de competencia en ambos idiomas, una declaración de que la traducción es completa y precisa, y la identificación del documento traducido.
Una certificación para cada documento, en lugar de una para todo el conjunto, es la práctica más segura, porque así el oficial puede leer la traducción junto con su certificación. Completa significa todo lo que aparece en la página: sellos, timbres, firmas descritas como "[firma]", anotaciones manuscritas, encabezados, pies de página y numeración. Las partes que no se pueden leer se marcan como "[ilegible]" en lugar de adivinarse, y las secciones en blanco se marcan como tales. Una traducción hecha solo con traducción automática no lleva certificación humana y maneja mal los nombres, las fechas y los términos legales, por lo que no corrige el defecto.
Corregir un documento sin alterar otros datos
Una nueva traducción es evidencia igual que la primera, y el oficial la leerá junto con todo lo que ya está en el expediente. Si el reemplazo escribe un nombre de forma distinta al formulario, al pasaporte o a los documentos anteriores, la corrección crea una nueva inconsistencia. La ortografía del pasaporte y del formulario presentado debe guiar la transliteración, y las diferencias reales que hay en el original se reportan tal como aparecen.
Los nombres escritos en árabe muestran claramente el riesgo. Un nombre de cuatro partes, compuesto por el nombre de pila, el padre, el abuelo y el apellido, puede romanizarse de varias maneras aceptadas, y un registro puede estar fechado según el calendario hegiriano. Una traducción de acta de nacimiento en árabe preparada para una respuesta tiene que adoptar la ortografía que el caso ya usa, y la certificación identifica el documento traducido. Lo mismo aplica a cualquier solicitud que dependa de servicios de traducción al árabe para varios registros.
Las fechas requieren el mismo cuidado. Una traducción de acta de matrimonio que presenta día, mes y año en un orden distinto al del formulario puede parecer una fecha diferente para un lector que no revisa el orden. Solo se reemplaza el documento defectuoso. Los nombres, las fechas y los lugares de los documentos que el aviso no cuestionó permanecen como se presentaron, y si el formulario mismo contiene un error, el representante decide cómo corregirlo.
Plazos, NOID y denegaciones sin RFE
El aviso indica el plazo de respuesta, y la fecha impresa allí es la que cuenta. La nueva traducción debe encargarse en cuanto llega el aviso, ya que la certificación solo puede firmarse una vez que la traducción está terminada y revisada. Una respuesta que repite el defecto, o que atiende solo algunos de los documentos cuestionados, puede llevar a una Notificación de intención de denegar (NOID) o a una denegación.
USCIS no siempre emite primero una RFE. La política de USCIS permite a los oficiales denegar una solicitud sin emitir antes una RFE o una NOID cuando la evidencia inicial es insuficiente, y una traducción faltante o sin certificar forma parte de la evidencia inicial. Presentar desde el inicio una traducción completa y certificada con cada documento en otro idioma evita esa situación. El artículo sobre los requisitos de traducción de documentos de USCIS explica el estándar con más detalle, y la página del servicio de traducción certificada de documentos para USCIS enumera los documentos que Texliff maneja.
Revisiones antes de enviar la respuesta
Antes de enviar el paquete, compara cada nombre y fecha de cada traducción con el formulario presentado, confirma que cada certificación esté firmada y fechada, y verifica que no se haya omitido ninguna página ni sello. Para un registro civil, confirma en el Reciprocity Schedule que la versión que se traduce sea la que aparece en la lista. Preparamos cada traducción certificada de acta de nacimiento con su propia certificación, y luego el representante decide qué presentar.