Traduction de documents bilingues pour l'USCIS : ce qu'il faut traduire

L'USCIS exige une traduction en anglais de chaque partie d'un document qui n'est pas en anglais, même lorsque la majeure partie de la page est déjà en anglais. Un acte de naissance imprimé en anglais et en français, un relevé de notes avec des intitulés en anglais et des remarques en filipino, et un passeport avec des libellés en anglais et des mentions en langue locale relèvent tous de la même règle, et la traduction doit rendre compte de chaque élément en langue étrangère.

Traduction de documents bilingues pour l'USCIS : ce que couvre la règle

La réglementation de l'USCIS exige que tout document contenant une langue étrangère soit accompagné d'une traduction complète en anglais. Le traducteur certifie que la traduction est complète et exacte, et déclare être compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. La règle porte sur ce qui est imprimé sur la page. Un document principalement en anglais, mais comportant une ligne, un tampon ou une colonne dans une autre langue, contient quand même une langue étrangère.

Il n'est pas nécessaire de traduire l'anglais déjà présent sur la page, mais il offre au lecteur des repères fixes. Un agent lit l'original et la traduction côte à côte, et le texte anglais lui permet de faire correspondre chaque ligne traduite à sa place sur le document source. La traduction suit donc la mise en page de l'original et indique quelles parties ont été traduites et lesquelles ont été laissées telles qu'elles apparaissent. La même règle de mise en page s'applique à l'ensemble de la traduction certifiée de documents pour l'USCIS.

Actes rédigés en deux langues officielles ou plus : Canada, Belgique, Suisse

Certains actes d'état civil canadiens présentent les mêmes champs en anglais et en français. Le texte français reste du contenu en langue étrangère, et une traduction d'acte de naissance en français le couvre. Si le côté français contient une remarque ou une mention supplémentaire absente du côté anglais, la traduction inclut aussi cette mention.

Les actes belges et suisses peuvent comporter deux ou trois langues officielles, selon la région ou le service qui les a délivrés. Chaque langue autre que l'anglais est traduite, et une page comportant plusieurs langues sources peut nécessiter un linguiste pour chacune. La certification nomme chaque langue source concernée. Les demandeurs dont les actes contiennent du français peuvent en savoir plus sur la traduction certifiée du français vers l'anglais.

Certains pays délivrent des extraits d'actes d'état civil multilingues sur un formulaire standard. Les intitulés des champs sont imprimés en plusieurs langues, et les mentions sont remplies, généralement dans la langue locale. Les intitulés sont du texte en langue étrangère au même titre que les mentions, de sorte que la traduction couvre les deux.

Relevés scolaires et actes PSA philippins mêlant anglais et filipino

Les documents philippins placent souvent l'anglais à côté du filipino. Les relevés scolaires peuvent avoir des intitulés de colonnes en anglais, tandis que les remarques, la note du service de la scolarité ou une annotation manuscrite en marge sont en filipino ou en tagalog. Les actes d'état civil PSA peuvent mélanger les deux langues de la même façon. Une traduction de relevé de notes en tagalog couvre les parties en filipino, et les passages en anglais sont signalés comme étant déjà en anglais.

On retrouve la même situation dans d'autres pays. Un acte de Porto Rico délivré en espagnol exige une traduction complète, même si Porto Rico fait partie des États-Unis. Un acte israélien comportant des mentions en hébreu à côté de l'anglais exige que l'hébreu soit traduit de la même manière.

Traduction de passeport lorsque les libellés sont en anglais et les mentions ne le sont pas

De nombreux passeports impriment les libellés des champs en anglais et dans une seconde langue, alors que le nom du titulaire, le lieu de naissance et l'autorité émettrice apparaissent dans la langue ou l'écriture locale. Les mentions en langue locale, les annotations et les observations doivent toutes être traduites. Une traduction de passeport couvre aussi les visas et les tampons d'entrée ou de sortie, y compris ceux rédigés dans une troisième langue, partout où le texte est lisible.

Il en va de même pour un document en anglais qui a été tamponné ou annoté dans une autre langue. Le tampon fait partie de la page ; il est donc traduit et indiqué à l'endroit où il apparaît, par exemple sous la forme « [tampon rond] » suivie du texte traduit. Le texte qui ne peut pas être lu est signalé par « [illisible] » au lieu d'être deviné.

Les documents en partie en anglais sont traduits de deux façons

Lorsque le contenu en langue étrangère est séparé de l'anglais, par exemple un tampon, un bloc de remarques ou une colonne, le traducteur traduit ces parties et signale les passages en anglais comme étant déjà en anglais. Lorsque les langues alternent ligne par ligne, il est plus clair de traduire le document entier, car l'anglais se lit alors comme un tout continu. Quelle que soit l'approche retenue, la traduction finale comprend les éléments suivants.

• Chaque intitulé, champ, mention, tampon, sceau et note manuscrite en langue étrangère est traduit à l'endroit où il apparaît.
• Les passages en anglais sont soit reproduits, soit signalés comme étant en anglais dans l'original, de sorte que rien ne semble manquer.
• Le verso de chaque page et les notes en marge sont traduits lorsqu'ils comportent du texte.
• Les signatures et les sceaux sont décrits entre crochets, par exemple « [signature] » ou « [sceau rond] ».

Les résumés et les extraits ne satisfont pas à l'exigence. Ne traduire que la partie que le demandeur juge pertinente peut empêcher un agent de faire correspondre la traduction au document source.

Libellé de la certification pour un document en plusieurs langues

La certification identifie le document, indique que le traducteur est compétent en anglais et dans chaque langue étrangère présente sur le document, et déclare que la traduction est complète et exacte. Pour un document en partie en anglais, elle doit aussi préciser que les passages en anglais ont été laissés tels qu'ils figurent dans l'original. La certification comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, et il est plus prudent de prévoir une certification distincte pour chaque document.

L'USCIS ne tient aucune liste de traducteurs agréés et ne certifie pas les sociétés de traduction ; une « traduction certifiée par l'USCIS » désigne donc simplement une traduction accompagnée de la certification que l'USCIS demande. Lorsque le demandeur ou un proche parent signe la certification, cette personne certifie une pièce de son propre dossier, et un agent peut lui accorder moins de poids. Une société de traduction fournit une certification indépendante du dossier. La traduction automatique seule ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates et les abréviations.

Une traduction manquante, incomplète ou non certifiée peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE) ou un avis d'intention de rejet (Notice of Intent to Deny), et l'USCIS peut rejeter une demande sans réclamer d'autres pièces au préalable lorsque les preuves initiales sont insuffisantes. L'exception pour les documents rédigés dans la langue officielle du pays où le visa est traité ne vaut que pour le National Visa Center et les consulats. Dès qu'un dossier est auprès de l'USCIS, tout doit être en anglais.

Vérifier la version de l'acte d'état civil avant de commander une traduction

Le Département d'État publie un barème intitulé Visa Reciprocity and Civil Documents by Country qui indique quels actes d'état civil chaque pays délivre et quelle version est acceptée. Une copie intégrale est souvent préférée à un extrait abrégé ; consulter le barème d'abord évite donc de payer pour traduire la mauvaise version. L'avocat ou le représentant accrédité du dossier décide des documents à soumettre.

Avant de commander, numérisez chaque page de chaque document, verso compris, et dressez la liste de toutes les langues visibles, tampons inclus. Nous traduisons la page entière et préparons une certification distincte pour chaque document, par exemple pour une traduction d'acte de naissance comportant l'anglais et une seconde langue.