Entretien consulaire : ce que les agents vérifient sur une traduction certifiée

À l'entretien de visa d'immigrant, l'agent consulaire vérifie quatre points sur une traduction certifiée : qu'elle couvre l'ensemble du document, que les noms et les dates correspondent au passeport et aux réponses du DS-260, que la certification signée du traducteur y est jointe, et que la traduction porte sur la version de l'acte que le Département d'État indique pour ce pays. L'agent travaille à partir du dossier que le demandeur apporte et des scans téléversés auparavant sur le portail CEAC, et une traduction qui échoue à l'un de ces quatre contrôles est repérée au guichet. Le même examen a lieu aux entretiens de visa de non-immigrant chaque fois que des documents sont examinés, avec les réponses du DS-160 comme point de comparaison.

Traductions pour l'entretien consulaire : quels documents en exigent une

Le National Visa Center (NVC) et le consulat exigent une traduction certifiée de chaque document d'état civil qui n'est pas en anglais ou qui n'est pas dans la langue officielle du pays où le demandeur dépose sa demande. Chaque traduction comporte une attestation, signée par le traducteur, selon laquelle la traduction est exacte et le traducteur est compétent pour traduire depuis cette langue. Les demandeurs téléversent des scans sur le portail CEAC et apportent les originaux ou des copies certifiées à l'entretien.

L'exception de la langue officielle ne vaut que pour le NVC et les consulats. Un document déposé ensuite auprès de l'USCIS, par exemple dans un dossier d'ajustement de statut, doit être accompagné d'une traduction anglaise complète, quelle que soit la langue du document. Les demandeurs qui comptent utiliser leurs documents dans les deux cadres commandent en général une seule traduction certifiée de chaque document et la gardent pour les deux. Un service de traduction certifiée de documents qui joint une certification distincte à chaque document facilite la lecture du dossier par l'agent.

L'exhaustivité est la première chose que l'agent voit

Une traduction est complète lorsque tout ce qui figure sur la page apparaît en anglais : texte principal, titres, intitulés des champs du formulaire, tampons, sceaux, signatures décrites entre crochets, mentions manuscrites, notes en marge, en-têtes, pieds de page et verso de la page lorsqu'il comporte quelque chose. Les passages impossibles à lire sont signalés par « [illegible] » au lieu d'être devinés, et les sections vides sont signalées comme vides. Un résumé, un extrait ou une traduction des « lignes pertinentes » ne répond pas à l'exigence.

La mise en page compte au guichet, car l'agent tient l'original dans une main et la traduction dans l'autre. Si le tampon traduit se trouve à l'endroit où se trouve le tampon d'origine, l'agent peut rapprocher les deux en quelques secondes. Si la traduction est un bloc de texte sans rapport avec la page, l'agent doit chercher chaque élément, et un tampon manquant passe facilement inaperçu.

Les noms et les dates doivent correspondre au passeport et au DS-260

L'agent compare le passeport, les questions de l'entretien et les documents traduits les uns avec les autres. Un nom orthographié d'une façon dans le passeport et d'une autre dans une traduction d'acte de mariage soulève une question qui n'a rien à voir avec le mariage. L'orthographe de la traduction doit suivre celle que le demandeur utilise dans le passeport et dans le DS-260, et une société de traduction qui reçoit une copie du passeport peut l'appliquer dès la première page.

Les documents arabes montrent bien le problème. Un nom à quatre éléments (prénom, père, grand-père, nom de famille) peut s'écrire en anglais selon plusieurs orthographes admises, et l'acte d'état civil, le passeport et le formulaire de visa peuvent chacun en utiliser une différente. Une traduction d'acte de mariage arabe doit aussi tenir compte des dates, car les actes saoudiens en particulier utilisent le calendrier hégirien. La date telle qu'elle est écrite et son équivalent grégorien figurent tous deux dans la traduction. Une société qui fournit des services de traduction arabe doit trancher ces choix une seule fois et les appliquer à tous les documents du dossier.

Le même contrôle s'applique au passeport lui-même. Lorsque la page d'identité ou une page tamponnée est traduite, la traduction du passeport doit porter les mêmes nom et date de naissance que le DS-260, jusqu'à l'ordre des éléments du nom.

La grille de réciprocité décide quelle version traduire

Le Département d'État publie la grille Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Pour chaque pays, elle indique quels documents d'état civil existent, qui les délivre et quelle version est acceptée, par exemple un acte intégral plutôt qu'un extrait abrégé. Les agents consulaires s'y fient, et un demandeur qui traduit la mauvaise version a payé pour un document que l'agent ne peut pas utiliser.

Un acta de nacimiento mexicain en est un cas typique. Le demandeur doit consulter la grille pour connaître la version que le consulat attend, puis commander la traduction d'acte de naissance depuis l'espagnol de cet acte précis. Les casiers judiciaires, lorsque le consulat les demande, suivent la même logique : la grille indique le document et l'autorité qui le délivre, et la traduction de casier judiciaire couvre tout le certificat, y compris les tampons du service émetteur.

Que se passe-t-il quand la traduction échoue au contrôle

Le premier cas est un refus au titre de l'article 221(g) de la loi sur l'immigration et la nationalité (Immigration and Nationality Act), que l'agent prononce lorsqu'un élément exigé manque ou est inutilisable. Le demandeur reçoit un avis écrit indiquant ce qui est nécessaire, par exemple une traduction qui n'a jamais été fournie, une traduction sans certification ou une traduction corrigée après une divergence. Le dossier reste alors en attente jusqu'à ce que le demandeur fournisse l'élément. Le temps perdu de cette façon est le vrai coût, car le demandeur doit rapporter la nouvelle traduction au consulat.

Le second cas est celui d'un agent qui lit la langue d'origine et poursuit l'entretien. Des agents le font avec des documents en espagnol dans certains postes d'Amérique latine, où l'espagnol est la langue officielle du pays et où l'agent n'a pas besoin d'une version anglaise pour comprendre l'acte. Les demandeurs ne doivent pas compter dessus. L'exigence est fixée par le poste et par les instructions du NVC, un agent peut traiter un document autrement qu'un collègue, et un dossier qui passe ensuite du consulat à l'USCIS a de toute façon besoin de la traduction anglaise. L'avocat ou le représentant accrédité décide de ce qu'il faut déposer pour un dossier donné.

Un contrôle du dossier avant l'entretien

Une courte vérification quelques jours avant l'entretien permet de repérer la plupart des problèmes qu'un agent trouverait sinon :

• Chaque document qui n'est pas en anglais a une traduction complète, y compris les tampons, les sceaux et le verso de la page.
• Chaque traduction a sa propre certification signée, avec le nom du traducteur, la date et ses coordonnées.
• Les noms et les dates de chaque traduction correspondent au passeport et aux réponses du DS-260 ou du DS-160.
• Le document est la version que la grille de réciprocité indique pour le pays émetteur.
• Les originaux ou les copies certifiées sont dans le dossier, à côté des traductions, dans le même ordre que les documents téléversés sur le portail CEAC.

Si un point de cette liste est incertain, la société de traduction qui a préparé le document est le premier interlocuteur à contacter, car une correction coûte moins cher avant l'entretien qu'après un avis 221(g).

Les demandeurs qui doivent encore faire traduire un acte d'état civil peuvent envoyer un scan pour notre traduction certifiée d'acte de naissance, et nous préparons la traduction avec la certification jointe et la mise en page alignée sur l'original.