Points clés
- Une traduction certifiée pour l'USCIS doit être établie à partir de la version intégrale de chaque acte d'état civil, avec chaque référence de folio, chaque cachet et chaque mention marginale.
- L'USCIS exige une traduction anglaise complète, certifiée complète et exacte, et un extrait abrégé peut omettre des informations que l'officier s'attend à y trouver.
- Le barème de réciprocité du Département d'État (Department of State Reciprocity Schedule) indique quelle version des actes civils de chaque pays est acceptée, et il faut le consulter avant de commander une traduction.
- Les certificaciones cubaines renvoient au livre du registre par tomo et folio, et la traduction reproduit ces références exactement comme elles figurent sur l'acte.
- Les mots manuscrits illisibles sont signalés comme tels au lieu d'être devinés, et des preuves secondaires sont utilisées lorsque l'autorité émettrice ne peut pas fournir un acte cubain.
- L'acta dominicaine de la Junta Central Electoral existe en version complète, l'inextensa, et en version plus courte, l'extracto ; c'est l'inextensa qu'il faut envoyer en traduction en premier.
- Les partidas vénézuéliennes et les copies plus récentes délivrées de nouveau sont traduites selon la mise en page du document que vous avez en main, et chaque version est certifiée comme un document distinct.
- Un registro civil de nacimiento colombien porte un NUIP et les coordonnées du bureau d'état civil, qui sont copiés dans la traduction exactement comme ils apparaissent sur l'acte.
- Les mentions marginales qui consignent des mariages, des changements de nom et des reconnaissances font partie de l'acte, et une traduction qui les omet est incomplète.
- Les deux noms de famille sont conservés dans l'ordre imprimé, et c'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide quels actes figurent dans chaque dossier I-130, I-485, TPS, de libération conditionnelle (parole) ou d'asile.
Un acte d'état civil de Cuba, de la République dominicaine, du Venezuela ou de Colombie est prêt à être traduit lorsqu'il s'agit de la version intégrale délivrée par le registre, avec chaque référence de folio, chaque cachet et chaque mention marginale encore sur la page. Chacun de ces registres délivre plusieurs types de copies, et l'USCIS lit la traduction anglaise en la comparant à l'acte qui y est joint ; la version doit donc être arrêtée avant le début de la traduction.
Copie intégrale ou extrait : la version que l'USCIS attend
L'USCIS exige une traduction anglaise complète de tout document en langue étrangère, certifiée complète et exacte. « Complète » couvre la page entière : texte imprimé, intitulés des champs, cachets, sceaux, signatures, mentions manuscrites et tout ce qui est écrit en marge. Un extrait abrégé peut omettre les informations sur les parents ou les mentions marginales ; sa traduction n'est donc complète que pour un acte qui est lui-même incomplet.
Le Département d'État indique, pays par pays, quels actes civils existent et quelle version est acceptée. Il faut lire le barème de réciprocité avant de commander une traduction, car traduire la mauvaise version fait perdre les frais engagés et peut obliger à refaire le travail. Un pétitionnaire qui a besoin d'une traduction certifiée de documents pour l'USCIS pour plusieurs de ces pays doit consulter séparément la fiche de chacun.
Certificaciones de nacimiento et de matrimonio cubaines
Les actes de naissance et de mariage cubains sont délivrés par le Registro Civil sous forme de certificaciones. Chacune renvoie au livre du registre par tomo (volume) et folio (page). Ces références font partie de l'acte, et la traduction les reproduit donc exactement comme elles sont imprimées. Le carnet de identidad est la carte d'identité nationale, et il est traduit comme un document distinct.
Les anciennes inscriptions cubaines étaient manuscrites dans les livres du registre, et une certificación copiée à partir de l'une d'elles peut être difficile à lire. Le traducteur signale tout mot illisible par « [illisible] » au lieu de le deviner. Les actes cubains délivrés de nouveau sont difficiles à obtenir depuis l'étranger, et un demandeur qui en attend un ne doit pas supposer qu'une copie plus ancienne sera remplacée plus tard. Si l'autorité émettrice ne peut pas fournir l'acte, le demandeur démontre qu'il n'est pas disponible, généralement par une déclaration écrite de l'autorité, et dépose des preuves secondaires telles que des registres paroissiaux ou scolaires. Chaque preuve secondaire en espagnol nécessite sa propre traduction certifiée.
Actas de nacimiento dominicaines de la Junta Central Electoral
L'acta de nacimiento dominicaine est délivrée par la Junta Central Electoral, connue sous le nom de JCE. Elle existe en version inextensa, qui est la transcription complète de l'inscription au registre, et en version extracto, qui en est le résumé plus court. Une famille qui détient les deux doit envoyer l'inextensa en traduction en premier, puisqu'elle contient l'inscription dans son intégralité.
Les actas dominicaines comportent souvent des informations sur une déclaration tardive et des annotations marginales ajoutées après l'inscription d'origine. Chacune est traduite à l'endroit où elle apparaît sur la page et dans le même ordre, afin qu'un officier puisse faire correspondre chaque ligne d'anglais au document source.
Traduction d'acte de naissance vénézuélien : partida et cédula
Une traduction d'acte de naissance en espagnol vénézuélien part généralement de la partida de nacimiento délivrée par le registro civil. Les copies délivrées de nouveau existent dans des formats plus récents, dont la mise en page et l'emplacement des données du registre diffèrent de ceux des anciennes partidas. Le traducteur suit la mise en page du document qu'il a en main et ne le remodèle pas dans un format standard.
La cédula de identidad est la carte d'identité, et elle peut être déposée avec la partida lorsqu'un demandeur doit relier un nom ou un numéro d'un acte à l'autre. Un dossier qui contient à la fois un acte vénézuélien ancien et un acte plus récent doit voir chacun d'eux traduit et certifié comme un document distinct.
Registro civil de nacimiento colombien, NUIP et cédula
Le registro civil de nacimiento colombien porte un NUIP, le numéro unique d'identification personnelle, ainsi que les coordonnées du bureau d'état civil qui a enregistré la naissance. La cédula de ciudadanía est la carte d'identité des adultes, et les certificats de la registraduría confirment l'identité ou des données du registre. Le NUIP et le nom de chaque bureau sont copiés dans la traduction exactement tels qu'ils apparaissent, puisque les officiers comparent les numéros d'un document à l'autre.
Un acte de mariage colombien soulève les mêmes questions de versions et d'annotations. Une traduction d'acte de mariage en espagnol doit être établie à partir de la copie intégrale du registre, chaque annotation étant traduite à sa place.
Mentions marginales, deux noms de famille et folios manuscrits
Les notas marginales sont de courtes mentions écrites à côté de l'acte principal pour indiquer des événements ultérieurs, tels qu'un mariage, un changement de nom ou une reconnaissance par un parent. Elles font partie de l'acte, et une traduction qui les omet est incomplète au regard de l'exigence de l'USCIS, même si le texte principal est exact.
Deux noms de famille sont la norme dans ces quatre pays : le premier vient du père et le second de la mère. Une traduction conserve les deux dans l'ordre imprimé, ne supprime pas le second et ne relie pas les deux par un trait d'union. Dans certains de ces pays, une femme mariée peut être inscrite ou connue sous la forme « de » suivie du nom de son mari, et la traduction reproduit cette formulation telle qu'elle est écrite. Lorsqu'une même personne apparaît sous différentes formes de nom dans différents actes, le traducteur suit chaque document tel qu'il est, et le pétitionnaire peut expliquer la différence dans une déclaration. Une traduction de passeport montre la forme du nom que le demandeur utilise déjà auprès de l'administration.
Comment un dossier est préparé pour les demandes I-130, I-485, TPS, de libération conditionnelle (parole) et d'asile
Les mêmes actes reviennent dans différentes demandes. Une pétition familiale sur le formulaire I-130 exige les actes de naissance et de mariage qui établissent le lien de parenté. Un ajustement de statut sur le formulaire I-485 demande l'acte de naissance du demandeur et ses pièces d'identité. Les demandes de statut de protection temporaire (TPS) et de libération conditionnelle (parole) s'appuient sur des actes d'identité et de nationalité, et les dossiers d'asile peuvent ajouter des registres scolaires, paroissiaux ou médicaux comme preuves secondaires. L'avocat ou le représentant accrédité décide de ce qui figure dans chaque demande, et la société de traduction travaille à partir de cette liste.
Pour chaque document, la société de traduction produit une traduction anglaise qui suit la mise en page de l'original, décrit les cachets et les signatures entre crochets, signale les passages illisibles et joint une attestation de compétence en espagnol et en anglais, ainsi que d'exhaustivité et d'exactitude. Donner à chaque document sa propre attestation est la pratique la plus sûre. La traduction automatique seule ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates et les abréviations ; elle ne répond donc pas à l'exigence. Si une traduction est manquante ou non certifiée, l'USCIS peut émettre une demande de preuves supplémentaires (RFE) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny), et il peut aussi refuser une demande d'emblée, sans rien demander au préalable, lorsque les preuves initiales sont insuffisantes. Pour les actes en espagnol en général, consultez nos services de traduction en espagnol.
Avant d'envoyer les actes, rassemblez la version intégrale de chacun, numérisez les deux faces de chaque page et indiquez quels actes sont manuscrits. Un acte de divorce qui a mis fin à un mariage antérieur a sa place dans le même dossier, et nous traduisons chaque acte de divorce page par page, comme les autres.