Traduction d'acte de décès pour l'USCIS : pétitions de veuf ou veuve et autres cas

Un acte de décès étranger doit être traduit intégralement en anglais, avec une attestation signée, avant que l'USCIS le considère comme la preuve du décès d'un conjoint, d'un parent ou d'un ancien partenaire. La règle est la même que l'acte appuie une pétition de veuf ou veuve, démontre la fin d'un mariage antérieur ou étaye une demande de citoyenneté par l'intermédiaire d'un parent décédé.

La réglementation de l'USCIS exige une traduction complète en anglais de tout document en langue étrangère, certifiée par le traducteur comme complète et exacte, et comme compétent pour traduire depuis cette langue. Texliff prépare ce type de traduction certifiée de documents pour l'USCIS, et le texte de l'attestation ne change pas selon le type d'acte. Ce qui change, c'est l'attention avec laquelle l'agent lit l'acte de décès traduit, car le décès détermine souvent si tout le dossier tient.

Où figure un acte de décès dans un dossier USCIS

L'usage le plus direct est la pétition de veuf ou veuve sur le formulaire I-360, où le décès du conjoint citoyen américain est un fait central de la pétition. L'acte se place à côté de l'acte de mariage traduit, puisque les deux documents montrent ensemble que le mariage a existé et qu'il a pris fin avec le décès.

Un acte de décès appuie aussi des dossiers où la personne décédée n'est pas le sujet principal. Un demandeur sur le formulaire I-130, le formulaire I-129F ou le formulaire N-400 qui a déjà été marié peut devoir démontrer que le mariage antérieur a pris fin par décès et non par divorce. Une demande N-600 peut dépendre du décès d'un parent. Un garant de remplacement sur le formulaire I-864 peut déposer parce que le garant initial est décédé. Dans les dossiers EB-5, un justificatif d'héritage a souvent besoin d'un acte de décès pour montrer l'origine de l'argent, et les preuves de difficultés exceptionnelles pour une dispense peuvent inclure le décès d'un proche.

Comme l'acte de décès est rarement le seul document étranger de ces dossiers, la société de traduction doit traduire l'ensemble de manière cohérente. Une traduction d'acte de mariage et l'acte de décès doivent orthographier le nom de la même personne de la même façon, sinon l'agent peut penser que deux personnes différentes sont concernées.

Formats des actes de décès et version à traduire

Les pays délivrent la preuve d'un décès sous plusieurs formes. La plus courante est un extrait d'état civil ou l'acte intégral du registre des décès. Les autres sont un certificat de décès d'hôpital ou de médecin, un registre d'inhumation de l'Église et un jugement déclaratif de décès, utilisé lorsqu'une personne a disparu et qu'aucun corps n'a été retrouvé. Ces quatre documents ne sont pas interchangeables, et la liste Visa Reciprocity and Civil Documents by Country du Département d'État indique lequel un pays donné délivre et quelle version est acceptable.

Consulter cette liste avant de commander évite des frais de traduction inutiles. Un certificat d'hôpital peut être exact, mais si l'état civil du pays délivre un acte de décès distinct, l'agent peut s'attendre à recevoir cet acte à la place. Lorsque le registre délivre une version abrégée et une version intégrale, la version intégrale est le choix le plus sûr, car elle contient un ensemble de données plus complet.

La langue d'origine détermine la traduction nécessaire. Un acte de décès du Mexique ou du Guatemala appelle généralement une traduction d'acte de décès de l'espagnol. Les actes ukrainiens délivrés avant 1991 sont en russe et les suivants en ukrainien, de sorte qu'une famille d'Ukraine peut avoir besoin d'une traduction d'acte de décès du russe pour un décès ancien et d'une traduction de l'ukrainien pour un décès récent. Dans chaque cas, l'attestation indique la langue de l'original.

Champs d'un acte de décès qui exigent une traduction exacte

L'agent compare l'acte de décès avec le reste du dossier, donc les champs qui identifient les personnes et les événements ont le plus de poids. La traduction doit rendre chacun d'eux exactement comme la source les présente.

• Le nom complet de la personne décédée, orthographié comme sur le passeport, l'acte de mariage et la pétition.
• La date et le lieu du décès, avec l'ordre d'origine de la date conservé et toute date d'un calendrier non grégorien indiquée telle qu'elle est écrite.
• La date et le lieu de naissance de la personne décédée, et les noms des parents si l'acte les mentionne.
• Le nom et le lien de parenté du déclarant, c'est-à-dire la personne qui a déclaré le décès au registre.
• Le numéro du registre, le bureau émetteur, le cachet et la signature de l'officier d'état civil.

Tout le reste de la page est aussi traduit. L'USCIS attend une traduction complète, donc les sceaux, les mentions en marge, les inscriptions manuscrites, les cachets et tout ce qui figure au verso sont inclus, et les parties illisibles sont signalées par « [illisible] » au lieu d'être devinées. La mise en page suit l'original d'assez près pour qu'un agent puisse rapprocher chaque ligne traduite de la source.

Terminologie de la cause du décès dans un acte traduit

De nombreux actes indiquent une cause du décès, et les termes médicaux varient d'un pays à l'autre et entre les actes anciens et récents. Le traducteur rend les termes qui figurent sur la page et ne les remplace pas par un diagnostic moderne ou plus familier. Si la source emploie un terme local ou désuet, la traduction donne le terme anglais exact le plus proche et, si nécessaire, une note entre crochets précisant que le terme d'origine a été conservé.

Les abréviations et les notes manuscrites du médecin sont une source d'erreurs fréquente. Une ligne que le traducteur ne peut pas lire est signalée comme illisible, et une cause du décès n'est jamais complétée d'après le contexte. La traduction automatique seule ne répond pas à l'exigence, car elle ne comporte aucune attestation humaine et traite souvent mal les noms et les dates.

Traduction d'un acte de décès lorsque le décès n'a jamais été enregistré

Dans certains endroits, un décès n'a jamais été inscrit à l'état civil, ou les registres ont été perdus dans un incendie ou une guerre. L'USCIS demande au demandeur de démontrer que l'acte principal est indisponible, généralement par une déclaration écrite de l'autorité émettrice ou par une mention du Reciprocity Schedule indiquant que l'acte n'est généralement pas disponible.

Le demandeur fournit ensuite des preuves secondaires du décès. Les registres d'inhumation ou d'église, les dossiers d'hôpital et les déclarations sous serment de personnes ayant une connaissance directe des faits en sont des exemples typiques, et deux déclarations sous serment sont courantes. Chacun de ces documents rédigé en langue étrangère exige sa propre traduction certifiée, y compris toute déclaration sous serment traduite. Une déclaration sous serment rédigée en anglais et signée par une personne qui ne lit pas l'anglais est un cas distinct, car elle exige une attestation d'interprétation et non une attestation de traduction.

Il revient à l'avocat ou au représentant accrédité, et non à la société de traduction, de décider si les preuves secondaires suffisent. La tâche du traducteur se limite à rendre chaque pièce lisible et complète.

Comment certifier chaque traduction d'acte de décès

Chaque traduction d'acte de décès doit porter sa propre attestation, avec le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, une déclaration de compétence dans les deux langues, une déclaration selon laquelle la traduction est complète et exacte, et l'identification du document. L'USCIS ne tient aucune liste de traducteurs agréés, donc l'expression « traduction certifiée USCIS » signifie seulement que la traduction porte l'attestation que l'USCIS demande.

L'attestation doit provenir d'une société de traduction et non du demandeur, du pétitionnaire ou d'un proche, car une personne qui signe pour son propre dossier atteste des preuves de ce dossier, et les agents peuvent accorder moins de poids à une telle déclaration. Une traduction manquante ou incomplète peut conduire à une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE), à un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny) ou, dans certains cas, à un refus sans l'un ni l'autre. Les dossiers familiaux qui reposent sur des actes d'état civil sont traités dans le guide sur la traduction certifiée de documents pour les demandes I-130.

Avant d'envoyer le dossier, comparez les noms, les dates et les lieux entre l'acte de décès, l'acte de mariage et les formulaires. Si l'original présente une orthographe qui diffère du passeport, la traduction conserve l'original et l'avocat décide comment l'expliquer. Texliff prépare une traduction certifiée d'acte de décès avec une attestation distincte pour chaque acte, dans une mise en page fidèle à la source.