Visas familiaux F3 et F4 : de nouvelles traductions certifiées pour d'anciens actes

Les dossiers F3 et F4 exigent souvent de nouvelles traductions certifiées au stade du National Visa Center, même lorsque la pétition était déjà accompagnée d'actes traduits. Le formulaire I-130 a été déposé des années avant l'entretien, et les actes d'état civil qui l'appuient sont examinés de nouveau lorsque le dossier arrive au NVC, puis au consulat ; l'ensemble traduit doit donc correspondre aux actes que la famille détient à ce moment-là.

Traduction pour les visas F3 et F4 : les actes sur lesquels repose le dossier

La catégorie F3 concerne les fils et filles mariés de citoyens américains, et la catégorie F4 les frères et sœurs de citoyens américains. Le citoyen dépose le formulaire I-130, et le lien familial est démontré par des actes d'état civil. Dans un dossier de frère ou de sœur, les actes relient deux personnes par un parent commun, ce qui signifie que les actes de naissance du pétitionnaire et du bénéficiaire sont lus côte à côte. Les demi-frères et demi-sœurs ainsi que les enfants nés hors mariage peuvent verser au dossier l'acte de mariage des parents ou un acte de légitimation.

Un enfant marié fournit un ensemble différent, et un conjoint et des enfants dérivés en ajoutent d'autres. Les actes les plus souvent concernés sont les suivants :

• L'acte de naissance du pétitionnaire, qui indique le parent commun aux deux frères et sœurs.
• L'acte de naissance du bénéficiaire, qui indique le même parent ainsi que la date de naissance du bénéficiaire.
• L'acte de mariage des parents, lorsque leur mariage compte pour le lien familial.
• L'acte de mariage du bénéficiaire, ainsi que tout jugement de divorce ou acte de décès ayant mis fin à un mariage antérieur de l'un ou l'autre des conjoints.
• L'acte de naissance de chaque enfant qui voyage en tant que dérivé.

Chacun de ces documents exige une traduction anglaise complète accompagnée de la certification du traducteur, comme l'exige la réglementation de l'USCIS. L'avocat ou le représentant accrédité décide lesquels le dossier requiert réellement.

Pourquoi le NVC peut demander des copies récentes des actes d'état civil

Les documents arrivent au NVC sous forme de scans téléversés sur le portail CEAC, et les originaux ou les copies certifiées sont apportés à l'entretien. À ce stade, l'examinateur regarde l'acte tel qu'il existe aujourd'hui. Le Département d'État publie un barème intitulé Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, qui indique la version de chaque acte d'état civil que les registres d'un pays sont censés produire, par exemple un acte intégral plutôt qu'un extrait abrégé. Un acte de naissance ressorti d'un tiroir après dix ans peut être d'un ancien format, un extrait, ou une version que le bureau émetteur ne considère plus comme l'acte principal.

Dans ce cas, la famille commande une copie récente auprès du registre, puis une traduction de cette copie. Une traduction certifie un document particulier, et un acte réédité a une mise en page différente, des tampons différents et parfois une formulation différente. L'ancienne certification ne s'y applique pas, un point détaillé dans l'article sur la réutilisation d'une ancienne traduction certifiée.

Les règles linguistiques varient selon le service. Les actes d'état civil qui ne sont pas rédigés dans la langue officielle du pays où le visa est traité exigent des traductions certifiées au NVC et au consulat, ce qui n'est pas forcément le cas des actes rédigés dans la langue officielle. Cette exception ne vaut que pour le NVC et les consulats. Tout ce qui est envoyé à l'USCIS doit être en anglais.

Les actes ukrainiens, vietnamiens et haïtiens réédités peuvent différer des originaux

Les actes ukrainiens délivrés avant 1991 étaient souvent rédigés en russe ou à la fois en russe et en ukrainien, et les plus récents le sont en ukrainien. Un pétitionnaire né dans les années 1980 peut détenir un acte de naissance en russe datant de son enfance, tandis qu'un duplicata commandé aujourd'hui peut différer par la langue, la mise en page et la façon d'écrire les noms. Les noms sont romanisés selon la norme du passeport ukrainien ; une orthographe choisie pour un premier dépôt peut donc ne pas correspondre au passeport actuel. L'article sur les documents ukrainiens pour l'USCIS explique comment les deux types d'actes sont traduits.

Les familles vietnamiennes se heurtent à un écart semblable. Un giấy khai sinh est l'acte de naissance, un trích lục est un extrait du registre, et le sổ hộ khẩu, le livret d'enregistrement du ménage, a été supprimé progressivement au Vietnam. Une famille qui n'a conservé qu'un ancien extrait peut avoir besoin d'une copie récente avant l'entretien. Les dossiers familiaux dans cette langue nécessitent une traduction d'acte de naissance vietnamien et souvent d'autres actes relevant de la traduction du vietnamien vers l'anglais.

Les actes d'état civil haïtiens, délivrés en français, soulèvent la même question : quelle version le Reciprocity Schedule accepte-t-il ? Un traducteur peut traduire la version qu'il a sous les yeux, mais il ne peut pas transformer un extrait inacceptable en acte acceptable ; la famille consulte donc le barème avant de commander.

Les orthographes des noms varient au fil des années de dépôts

Une pétition déposée il y a dix ans peut comporter une orthographe d'un nom, et le passeport délivré depuis peut en comporter une autre. Les noms vietnamiens perdent ou conservent leurs signes diacritiques d'un formulaire à l'autre, les noms ukrainiens sont romanisés différemment selon les générations de passeports, et les noms arabes ont plusieurs orthographes anglaises acceptées. Les agents comparent les noms sur tous les documents ; une différence suscite donc une question, même lorsque tous les actes sont authentiques.

La traduction suit le document source, et le traducteur ne corrige pas une orthographe en silence. Ce que la famille peut maîtriser, c'est la translittération : l'orthographe du passeport actuel doit être communiquée dès le départ à l'entreprise de traduction, afin que le même nom soit écrit de la même façon dans tous les actes traduits. Lorsqu'un acte comporte une orthographe différente de celle du passeport, la traduction reproduit ce que dit l'acte, et la famille peut expliquer la différence dans une lettre d'accompagnement préparée par l'avocat.

Un seul lot de traductions pour le bénéficiaire principal et chaque dérivé

Commander les actes un par un sur plusieurs mois est la façon dont les orthographes et les mises en page finissent par différer au sein d'un même dossier. Une meilleure pratique consiste à réunir les scans du bénéficiaire principal, du conjoint et de chaque enfant avant de commencer la moindre traduction, puis à commander l'ensemble auprès d'un seul prestataire de traduction certifiée de documents pour l'USCIS. Une certification distincte pour chaque document est la pratique la plus sûre, et le nom de famille commun ainsi que les noms des parents restent cohérents dans l'ensemble.

Le lot comprend généralement l'acte de mariage du bénéficiaire, tout certificat de divorce traduit antérieur, l'acte de naissance du conjoint et l'acte de naissance de chaque enfant. La traduction d'acte de naissance du bénéficiaire principal et les traductions des dérivés doivent provenir de la même commande, avec les mêmes orthographes de noms, le même format de date et le même traitement des tampons, des sceaux et des mentions manuscrites. Tout ce qui figure sur la page est traduit, et tout passage illisible est signalé comme illisible plutôt que deviné.

Les documents qui établissent l'âge d'un enfant à la délivrance du visa

L'âge d'un enfant célibataire peut compter pour le dossier, et le document qui l'établit est l'acte de naissance de l'enfant. Savoir si tel enfant est encore considéré comme un enfant au regard de la loi est une question pour l'avocat, pas pour le traducteur. Ce que la traduction contrôle, c'est la date de naissance : elle doit être identique sur l'acte de naissance, sur toute copie de passeport et sur chaque document qui la reprend. Si l'original utilise un calendrier non grégorien, la conversion doit être faite une seule fois et appliquée de la même façon partout.

Avant de commander, la famille doit consulter l'entrée du Reciprocity Schedule correspondant au pays, vérifier que chaque acte est la version acceptée et envoyer les pages du passeport actuel avec les scans. Texliff prépare ensuite le lot complet, y compris la traduction d'acte de mariage du mariage du bénéficiaire, avec une seule orthographe des noms.