Visas H-4 et L-2 : traduction certifiée des actes de mariage et de naissance

Les personnes à charge d'un travailleur H-1B ou L-1 prouvent le lien familial avec l'acte de mariage pour un conjoint et un acte de naissance pour chaque enfant, et chacun de ces documents qui n'est pas en anglais doit être accompagné d'une traduction anglaise complète certifiée par le traducteur. La règle est la même que la demande H-4 ou L-2 soit présentée à un consulat avec un DS-160 ou à l'USCIS avec le formulaire I-539, auquel s'ajoute un I-765 pour un conjoint admissible à une autorisation de travail.

La réglementation de l'USCIS exige une traduction anglaise complète de tout document en langue étrangère, accompagnée de la certification du traducteur attestant que la traduction est complète et exacte et qu'il est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. L'USCIS ne tient aucune liste de traducteurs approuvés ; l'expression « traduction certifiée USCIS » désigne donc simplement une traduction qui comporte cette certification. Une entreprise de traduction fournit une certification indépendante du dossier, ce qui compte car, lorsqu'un conjoint ou un parent certifie les documents de sa propre famille, la certification peut avoir moins de poids. La même norme s'applique à la traduction certifiée de documents pour l'USCIS dans tous les dossiers de personnes à charge, quelle que soit la langue.

Quels documents H-4 et L-2 nécessitent une traduction certifiée

L'ensemble dépend de la famille, mais un dossier type de personnes à charge contient les documents suivants, chacun étant traduit en entier lorsqu'il n'est pas en anglais :

• L'acte de mariage ou l'extrait d'acte de mariage qui relie le travailleur à son conjoint.
• Un acte de naissance pour chaque enfant, indiquant les deux parents lorsque le document les nomme.
• Les jugements de divorce ou les actes de décès relatifs à tout mariage antérieur de l'un ou l'autre conjoint.
• Toute version modifiée, corrigée ou enregistrée tardivement d'un acte d'état civil qui a remplacé le premier.

Un avocat ou un représentant accrédité décide lesquels de ces documents figurent dans un dossier donné. L'entreprise de traduction se contente de préparer la version anglaise de ce qui a été retenu, et une certification distincte pour chaque document est la pratique la plus sûre, car chaque ensemble de pages peut alors être associé à sa propre attestation.

Traduction de l'acte de mariage pour un conjoint

Le problème le plus courant est un mariage enregistré quelques mois après la cérémonie. L'acte comporte alors deux dates, le jour du mariage et le jour où l'état civil l'a inscrit, et la traduction doit indiquer les deux avec leurs libellés d'origine au lieu de les fusionner en une seule. Une cérémonie religieuse suivie d'un enregistrement civil ultérieur peut aussi produire deux documents distincts, et chacun de ceux qui sont en langue étrangère est traduit.

Le deuxième problème est la version. Certains pays délivrent un acte de mariage complet et un extrait plus court, et le Reciprocity Schedule du Département d'État indique, pays par pays, quels documents d'état civil existent et quelle version est acceptée. Consulter ce tableau avant de commander évite de payer la traduction d'un extrait qu'un officier n'acceptera pas. Les familles coréennes, par exemple, détiennent généralement un certificat de relation matrimoniale (혼인관계증명서), un certificat de base et un certificat de relation familiale, et chacun présente des informations différentes ; la traduction d'un acte de mariage coréen doit suivre le document que le consulat ou l'officier a demandé. La page de Texliff sur la traduction d'acte de mariage coréen explique la présentation de ces documents, et la page sur la traduction certifiée du coréen vers l'anglais traite de l'aspect linguistique. Pour n'importe quel pays, le traducteur reproduit la page entière : tampons de l'état civil, empreintes de sceaux, signatures indiquées par « [signature] », mentions manuscrites et remarques de l'officier d'état civil. Une traduction d'acte de mariage générale suit la même règle d'exhaustivité.

Traduction de l'acte de naissance des enfants à charge

L'acte de naissance d'un enfant doit concorder avec l'acte de mariage pour les noms des parents, et les deux documents sont souvent délivrés à plusieurs années d'intervalle par des services différents. Si le nom de la mère est écrit d'une façon sur l'acte de naissance et d'une autre sur l'acte de mariage, la traduction rapporte ce que dit chaque source. Le traducteur ne les fait pas concorder discrètement, et une courte note entre crochets peut signaler que les orthographes d'origine diffèrent.

Un enfant né avant le mariage constitue un cas à part. L'acte de naissance peut ne nommer qu'un seul parent, ou nommer les deux avec une modification ultérieure, et la traduction le reproduit tel qu'il est écrit, y compris toute mention marginale de reconnaissance ou de légitimation. Les documents chinois ajoutent un point de mise en forme : les dates s'écrivent en commençant par l'année, et les inscriptions du registre de résidence figurent à côté des données de naissance ; une traduction d'acte de naissance chinois convertit donc les dates à l'ordre américain mois-jour-année tout en conservant la possibilité de retrouver les chiffres d'origine.

Actes de divorce pour un conjoint déjà marié auparavant

Lorsque l'un des conjoints a déjà été marié, il faut établir que le mariage antérieur a pris fin. La traduction d'acte de divorce étranger couvre le jugement lui-même, le nom du tribunal et le numéro d'affaire, la date à laquelle il est devenu définitif et toute ordonnance jointe concernant les enfants. Une décision rendue par un tribunal religieux ou un registre administratif est traduite de la même manière qu'un jugement d'un tribunal, avec chaque tampon et chaque annotation.

Des noms identiques sur le passeport, l'acte de mariage et l'acte de naissance

Un officier ou un examinateur consulaire compare en une seule séance le passeport, l'acte de mariage et chaque acte de naissance. Pour les documents dans une écriture non latine, le traducteur part de l'orthographe imprimée sur le passeport et l'emploie pour chaque nom dans chaque document, de sorte qu'un nom n'apparaît pas sous trois romanisations différentes. Lorsqu'un document d'origine est déjà en lettres latines et orthographie un nom autrement que le passeport, la traduction conserve l'orthographe d'origine et ne la remplace pas.

L'ordre des noms compte aussi. Les documents d'Asie de l'Est, des pays arabophones et d'Amérique latine placent les noms de famille, les patronymes et les chaînes de noms à des endroits différents, et la traduction présente le nom de chaque personne dans le même ordre américain partout où il apparaît. Une courte liste des orthographes définitives, remise à l'entreprise de traduction avec la première commande, garde les commandes suivantes cohérentes avec les précédentes.

Réutiliser les mêmes traductions pour une demande ultérieure de carte verte

De nombreuses familles H-1B et L-1 passent plus tard à la carte verte, et les actes de mariage et de naissance sont de nouveau nécessaires pour le I-485 et les dossiers des membres de la famille, comme le décrit l'article sur la traduction des documents dérivés du I-485 pour les conjoints et les enfants. Une traduction complète, cohérente et correctement certifiée pour la demande H-4 ou L-2 peut être déposée de nouveau si le document d'origine n'a pas changé, et un dossier propre évite une demande de preuves supplémentaires (RFE) pour une traduction manquante ou non certifiée. Si un document a été modifié entre-temps, la nouvelle version nécessite sa propre traduction.

Avant de commander, rassemblez l'acte de mariage original, l'acte de naissance complet de chaque enfant, les éventuels jugements de divorce et les passeports, puis consultez le Reciprocity Schedule pour connaître la version que chaque pays juge acceptable. Nous préparons chacun de ces documents sous forme de traduction certifiée d'acte de naissance avec les mêmes orthographes de noms dans tout l'ensemble, et nous étiquetons chaque page pour que l'officier puisse la rapprocher de l'original.