Visa IR-5 pour un parent : traduction certifiée des actes de naissance

Un dossier de visa IR-5 exige des traductions certifiées en anglais de deux ensembles de documents : l'acte de naissance du demandeur, qui nomme le parent, et les actes d'état civil du parent, comme son acte de naissance, ses actes de mariage et ses certificats de police. Le demandeur est un citoyen américain âgé d'au moins 21 ans qui dépose le formulaire I-130 pour un parent, puis le parent termine la procédure de visa d'immigrant dans un consulat. Deux services lisent ces documents à des étapes différentes, et leurs règles de traduction sont proches, mais pas identiques.

La règle de base s'applique à tous les documents en langue étrangère du dossier. La réglementation de l'USCIS exige une traduction complète en anglais que le traducteur a certifiée complète et exacte, accompagnée d'une déclaration selon laquelle il est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. Une traduction certifiée de documents pour l'USCIS comporte cette déclaration, et l'expression ne désigne que l'attestation exigée par l'USCIS. L'agence ne tient aucune liste de traducteurs ou d'entreprises approuvés. Une traduction automatique sans certification humaine ne satisfait pas à cette exigence.

La traduction pour un visa IR-5 commence par l'acte de naissance du demandeur

Le formulaire I-130 prouve le lien parent-enfant par l'acte de naissance du demandeur, et cet acte doit nommer le parent. Le document est transmis à l'USCIS avec le formulaire I-130 : la règle de l'USCIS s'applique donc et tout le dossier doit être en anglais. Lorsque le demandeur est né à l'étranger, la traduction couvre l'acte entier : l'en-tête du bureau d'état civil, chaque champ, le numéro et la date d'enregistrement, les tampons et la signature de l'officier d'état civil, indiquée entre crochets sous la forme « [signature] ».

Si le parent est le père du demandeur, le dossier doit généralement aussi comprendre l'acte de mariage des parents, ou la preuve que l'enfant a été légitimé selon la loi applicable. Le lien avec la mère repose sur l'acte de naissance lui-même. Les beaux-parents et les parents adoptifs relèvent de règles distinctes, résumées ici : le mariage d'un beau-parent avec le parent du demandeur doit avoir eu lieu avant que le demandeur n'ait 18 ans, et un parent adoptif s'appuie sur le jugement d'adoption et les pièces judiciaires connexes. L'avocat ou le représentant accrédité décide des pièces à soumettre, et la société de traduction traduit celles qui sont retenues.

La langue source dépend du registre. Un acta de nacimiento mexicain nécessite une traduction d'acte de naissance en espagnol. Les certificats de la PSA philippine sont généralement imprimés en anglais, mais les copies des registres d'état civil locaux et les registres paroissiaux peuvent comporter du texte en tagalog ou en espagnol, et une traduction d'acte de naissance en tagalog couvre ces pages. Les familles qui ont un dossier philippin ont souvent besoin de faire traiter d'autres documents de la même façon grâce aux services de traduction en tagalog.

Les documents du parent pour le formulaire DS-260

Le parent remplit la demande de visa d'immigrant DS-260 et téléverse des copies numérisées de ses documents d'état civil sur le portail CEAC, puis apporte les originaux ou des copies certifiées à l'entretien. Le National Visa Center et le consulat exigent des traductions certifiées pour les documents qui ne sont ni en anglais ni dans la langue officielle du pays où le parent dépose sa demande. Cette exception de la langue officielle ne vaut que pour le NVC et les consulats. Un document destiné à l'USCIS doit être en anglais. Le dossier du parent comprend normalement :

• L'acte de naissance du parent, en version intégrale lorsque le pays émetteur en propose une.
• L'acte de mariage de l'union actuelle, y compris le mariage avec l'autre parent du demandeur le cas échéant.
• Un jugement de divorce ou un acte de décès pour chaque mariage antérieur.
• Les certificats de police des pays où le parent a vécu, pour les périodes sur lesquelles le consulat pose des questions.
• Des preuves secondaires à la place de tout document que l'autorité émettrice ne peut pas fournir.

Les mariages antérieurs ont chacun leurs propres pièces, car un jugement de divorce ou un acte de décès met fin à chacun d'eux, et chaque pièce est traduite intégralement à côté de l'acte de mariage auquel elle se rapporte. Une traduction d'acte de mariage conserve les noms des époux, la date et le lieu du mariage et le tampon de l'officiant aux mêmes emplacements que dans l'original. Une traduction de certificat de police couvre le tampon du bureau émetteur, la date de délivrance et la mention de ce qui a été recherché.

Traduire les anciens registres de naissance manuscrits

L'acte de naissance d'un parent date souvent de plusieurs décennies, et beaucoup ont été rédigés à la main dans un registre relié. Une traduction complète couvre tout ce qui figure sur la page : les intitulés imprimés, les inscriptions manuscrites, les tampons et sceaux, les signatures, la numérotation et toutes les mentions marginales. Les mentions marginales méritent de l'attention, car l'officier d'état civil a pu ajouter à côté de l'inscription d'origine une correction ultérieure, une reconnaissance par un parent ou un changement de nom. Une mention au verso de la page est également traduite.

Les passages illisibles sont signalés par « [illisible] » au lieu d'être devinés, et les champs vides sont indiqués comme vides. La mise en page suit l'original d'assez près pour qu'un agent puisse associer chaque ligne traduite à la source. Lorsqu'une naissance a été enregistrée des années après l'événement, la traduction conserve la date de naissance et la date d'enregistrement, car l'écart entre les deux est une information que le consulat verra.

Différences de noms entre l'acte de naissance et le passeport

L'acte de naissance du demandeur nomme souvent la mère sous son nom de jeune fille, alors que son passeport indique un nom de femme mariée. Les familles hispanophones portent deux noms de famille, le deuxième prénom d'un Philippin est généralement le nom de jeune fille de sa mère, et un nom vietnamien place le nom de famille en premier. Un lecteur qui voit ces usages isolément peut prendre une même personne pour deux.

Le traducteur translittère les noms issus d'écritures non latines comme le passeport du parent les orthographie, et peut consigner le nom tel qu'il est écrit dans la source dans une note du traducteur. La même orthographe est ensuite utilisée dans tous les documents du dossier du parent. Lorsque la source elle-même orthographie un nom de deux façons, la traduction reproduit les deux orthographes telles qu'elles apparaissent, et l'avocat ou le parent lève la différence par une courte déclaration.

Preuves secondaires lorsque l'acte de naissance n'existe pas

Certains parents sont nés là où les registres ont été détruits, n'ont jamais été établis ou n'ont jamais été conservés. Le parent démontre d'abord que l'acte principal est indisponible, au moyen d'une déclaration écrite de l'autorité émettrice ou d'une mention du Reciprocity Schedule indiquant que l'acte est généralement indisponible. Un certificat négatif du registre est traduit comme n'importe quel autre certificat, et il indique les années recherchées.

Des preuves secondaires remplacent ensuite l'acte de naissance manquant. Les registres paroissiaux ou de baptême, les dossiers scolaires, les dossiers médicaux et les attestations de personnes ayant une connaissance directe de la naissance, généralement au nombre de deux, sont les choix habituels, et chaque pièce en langue étrangère nécessite sa propre traduction certifiée. L'article connexe sur les preuves secondaires pour un acte de naissance manquant passe en revue ces documents un par un.

Consulter le Reciprocity Schedule avant de commander

Le Département d'État publie le tableau Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Il indique quels documents d'état civil chaque pays délivre, qui les délivre et quelle version est acceptable, par exemple un acte de naissance intégral plutôt qu'un extrait abrégé. Les agents de l'USCIS comme les agents consulaires s'y réfèrent. Consulter d'abord la fiche du pays évite de payer pour traduire une version que le consulat n'acceptera pas.

Avant de commander, rassemblez l'acte de naissance du demandeur, l'acte de naissance et les actes de mariage du parent, les actes de divorce ou de décès des mariages antérieurs et les certificats de police, puis comparez chacun avec la fiche du pays correspondante. Nous préparons une attestation distincte pour chaque document. Texliff propose une traduction certifiée d'acte de naissance aussi bien pour l'acte du demandeur que pour celui du parent.