Points clés
- Faites traduire la version longue de l'acte de naissance, la copie intégrale qui mentionne les deux parents, car un extrait qui ne donne que le nom, la date et le lieu de naissance de l'enfant n'établit généralement pas la filiation.
- De nombreux registres délivrent un extrait court et une copie intégrale du même acte, sous des noms tels que odpis skrócony et odpis zupełny, ou short certificate et certified copy of the entry.
- Les dossiers tels que le formulaire I-130, le formulaire I-485 et le formulaire N-600 s'appuient sur un acte de naissance pour démontrer le lien entre parent et enfant, de sorte qu'une version sans les informations sur les parents ne remplit pas ce rôle.
- Le Reciprocity Schedule du Département d'État indique, pour chaque pays, la version acceptable de l'acte de naissance, et les officiers de l'USCIS comme les consulats s'y réfèrent. Lisez donc la fiche du pays avant de commander une traduction.
- Un acte de naissance qui nomme les deux parents avec leurs informations et porte des numéros d'enregistrement est probablement une copie intégrale, alors qu'un titre contenant des mots comme extrait ou abrégé indique le format court.
- Une traduction certifiée reproduit fidèlement la source ; traduire un extrait court produit donc une version anglaise exacte d'un document qui ne prouve toujours pas la filiation et peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE).
- L'ordre à suivre est de demander d'abord la copie intégrale à l'état civil, en précisant que vous voulez la version comportant les données des parents, puis de la faire traduire ensuite.
- La traduction doit couvrir tout ce qui figure sur la page, y compris le titre, les intitulés des champs, les tampons, les sceaux, les signatures indiquées entre crochets, les mentions manuscrites et les annotations en marge, les parties illisibles étant signalées.
- Un titre traduit et une mise en page fidèle à l'original permettent à l'officier de voir de quelle version il s'agissait et de faire correspondre chaque ligne en anglais à la source.
- Les actes de mariage et d'autres documents d'état civil peuvent aussi exister sous forme d'extraits ou d'actes intégraux ; la même vérification de la version s'applique donc avant d'en commander la traduction.
Faites traduire la version longue : la copie intégrale de l'acte de naissance qui indique les parents de l'enfant et les détails de l'enregistrement. Un extrait abrégé ou un certificat court qui ne mentionne que le nom, la date et le lieu de naissance n'établit généralement pas la filiation, et une traduction certifiée de ce document n'y changera rien. L'USCIS, le National Visa Center et les consulats demandent la version qui indique qui sont les parents.
Les actes de naissance de version longue et courte diffèrent par leur contenu
De nombreux registres d'état civil délivrent le même acte de naissance sous plusieurs formats. Le format court, appelé extrait, copie abrégée ou certificat court selon le pays, contient le nom de l'enfant, sa date de naissance et son lieu de naissance, et parfois le nom des parents sur une seule ligne. Le format long est une copie intégrale de l'acte du registre. Il mentionne les deux parents avec leurs informations, le déclarant qui a signalé la naissance, le numéro et la date d'enregistrement, le bureau d'état civil, ainsi que les mentions ultérieures telles qu'une légitimation, une adoption ou la correction d'un nom.
Les dossiers tels que le formulaire I-130 (Petition for Alien Relative), le formulaire I-485 (Application to Register Permanent Residence or Adjust Status) et le formulaire N-600 (Application for Certificate of Citizenship) exigent un acte de naissance, car c'est le lien entre parent et enfant qu'il s'agit de démontrer. Un extrait qui omet les parents ne peut pas le démontrer. Il revient à l'avocat ou au représentant accrédité du demandeur de décider quels documents un dossier donné nécessite.
Le Reciprocity Schedule indique la version acceptable pour chaque pays
Le Département d'État publie le tableau Visa Reciprocity and Civil Documents by Country. Pour chaque pays, il indique quels documents d'état civil existent, qui les délivre et quelle version est acceptable. Les officiers de l'USCIS comme les agents consulaires s'y réfèrent ; la fiche du pays de naissance est donc la première chose à lire avant de commander quoi que ce soit.
La formulation des fiches suit le système propre à chaque pays, et les exemples ci-dessous décrivent la tendance générale sans remplacer le tableau :
- La Pologne délivre une copie intégrale, l'odpis zupełny, et une copie abrégée, l'odpis skrócony.
- Le Brésil délivre la certidão de nascimento sous un format court et sous la forme de l'inteiro teor, la transcription intégrale de l'acte du registre.
- Les pays hispanophones distinguent couramment un acte de naissance complet (acta completa) d'un extrait (extracto), et le nom de ces deux versions varie selon le pays.
- Le Royaume-Uni et l'Irlande distinguent une copie certifiée de l'acte d'un certificat court.
- Les Philippines délivrent l'acte de naissance par l'intermédiaire de la Philippine Statistics Authority (PSA), et la copie PSA est la version qui est normalement présentée.
Comment savoir de quelle version est un acte de naissance
Le test le plus simple consiste à chercher les parents. Si le document nomme la mère et le père avec leurs propres informations, il s'agit probablement d'une copie intégrale. S'il ne présente que l'enfant, ou s'il indique le nom des parents sans rien d'autre à leur sujet, il s'agit probablement d'un extrait. Le titre le précise souvent aussi : des mots tels que « extract », « abridged », « short », « extracto » ou « skrócony » indiquent le format court, tandis que « complete », « full », « zupełny », « inteiro teor » ou « literal » indiquent le format long.
Un deuxième indice est constitué par les données d'enregistrement. Une copie intégrale porte généralement le registre, le volume, la page ou le numéro de l'acte, ainsi que la date d'enregistrement et le nom de l'officier qui a établi l'acte. Les mentions en marge de l'acte original figurent sur la copie intégrale, alors qu'un extrait peut les omettre. Lorsque le titre et le contenu ne concordent pas, le registre émetteur peut dire quelle version il a produite, et la fiche du Reciprocity Schedule indique celle que le Département d'État attend.
Pourquoi traduire la version courte revient à gaspiller les frais
Une traduction certifiée reproduit sa source, rien de plus. Si la source est un extrait sans filiation, la traduction sera une version anglaise exacte et complète d'un document qui ne démontre toujours pas la filiation. L'USCIS peut alors émettre une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE), et le demandeur doit commander le bon certificat au registre et payer une seconde traduction. La politique de l'USCIS permet aussi aux officiers de rejeter un dossier sans demander au préalable d'autres preuves lorsque les preuves initiales sont insuffisantes ; envoyer la mauvaise version dès le départ comporte donc un risque en soi.
Les demandeurs qui anticipent commandent d'abord la version longue au registre, puis la font traduire. La demande adressée à l'état civil doit préciser que l'on souhaite la copie intégrale avec les données des parents, et non l'extrait. Une société de traduction ne peut travailler qu'à partir du document qu'on lui remet ; elle ne peut donc pas réparer une source qui manque des informations nécessaires.
Comment la traduction fait apparaître le type de version
L'USCIS exige une traduction complète en anglais, certifiée complète et exacte, accompagnée d'une déclaration selon laquelle le traducteur maîtrise les deux langues. Complète signifie ici tout ce qui figure sur la page : le titre, les intitulés des champs du formulaire, les tampons, les sceaux, les signatures décrites entre crochets, les mentions manuscrites et les annotations en marge. Les parties illisibles sont signalées par « [illegible] ». Le titre de l'original est traduit tel qu'il apparaît, de sorte qu'un officier qui lit la page en anglais voit tout de suite si la source était un extrait ou une copie intégrale.
La mise en page compte pour la même raison. Lorsque la page traduite suit la disposition de l'original, l'officier peut faire correspondre chaque ligne en anglais à la ligne de la source. Une traduction d'acte de naissance polonais d'un odpis zupełny, la traduction d'un inteiro teor brésilien et une traduction d'acte de naissance espagnol d'une acta completa doivent chacune présenter les mêmes champs aux mêmes endroits, avec les mentions reportées. L'article de Texliff sur l'exactitude de la traduction d'un acte de naissance détaille davantage la déclaration de certification.
D'autres documents d'état civil présentent la même distinction
Les actes de naissance sont le cas le plus courant, mais les registres délivrent aussi des versions abrégées et intégrales d'autres actes. Un extrait d'acte de mariage, par exemple, peut contenir moins que l'acte complet du registre. La même vérification s'applique à une traduction d'acte de mariage : lisez la fiche du Reciprocity Schedule, identifiez la version et traduisez celle dont le dossier a besoin. Lorsque la seule copie disponible est un extrait, il faut demander une copie intégrale au registre avant de commencer la traduction.
Les noms doivent aussi être orthographiés de la même façon dans tous les documents traduits d'un dossier, ce qui demande du soin avec les signes diacritiques polonais. Texliff propose des services de traduction du polonais et la traduction certifiée de documents pour l'USCIS pour les autres actes dont un dossier a besoin.
Avant d'envoyer un acte de naissance à traduire, vérifiez la fiche du pays dans le Reciprocity Schedule, confirmez que le document nomme les deux parents et numérisez chaque page, verso compris. Notre équipe prépare chaque traduction certifiée d'acte de naissance avec sa propre certification et une mise en page fidèle à l'original.