Traduction de documents TPS : preuve de nationalité et de résidence

Chaque document en langue étrangère d'un dossier TPS au titre du formulaire I-821 exige une traduction anglaise complète accompagnée d'une certification signée, y compris les passeports expirés, les cartes d'identité nationales et les actes d'état civil. Le formulaire demande la preuve de la nationalité ainsi que la preuve de la date d'entrée et de la durée de résidence du demandeur aux États-Unis, de sorte que le travail de traduction dépend de ceux de ces documents qui ne sont pas en anglais. L'USCIS applique les mêmes règles à tous, et une traduction certifiée de documents pour l'USCIS se construit de la même manière, quel que soit le pays couvert par la désignation TPS.

Documents de nationalité TPS qui exigent une traduction certifiée

La preuve de nationalité sur le formulaire I-821 est généralement un passeport, un acte de naissance, une carte d'identité nationale ou un document de citoyenneté délivré par le pays TPS. Selon la désignation, ces documents sont rédigés en espagnol, en créole haïtien, en arabe, en ukrainien, en birman, en népalais ou dans une autre langue. Chacun de ceux qui ne sont pas en anglais exige la traduction du document entier, car la réglementation de l'USCIS impose une traduction anglaise complète que le traducteur a certifiée complète et exacte, accompagnée d'une déclaration attestant que le traducteur est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais.

La preuve d'entrée et de résidence continue forme un autre groupe. La plupart de ces pièces proviennent des États-Unis, comme les baux, les relevés de paie, les lettres d'écoles et les factures médicales, et sont déjà en anglais. Toute pièce qui ne l'est pas, par exemple une lettre d'une congrégation qui tient ses registres en espagnol, suit les mêmes étapes de traduction et de certification qu'un passeport. L'avocat ou le représentant accrédité décide des preuves à joindre à un dossier donné, et l'entreprise de traduction travaille à partir de cette liste.

La certification est une page ou un bloc distinct joint à la traduction, et l'agent la lit avant tout le reste. Elle doit comporter les éléments suivants :

• Le nom du traducteur en caractères d'imprimerie, sa signature, la date et ses coordonnées figurent sur la page.
• Une déclaration précise que le traducteur est compétent dans la langue source et en anglais.
• Une déclaration précise que la traduction est complète et exacte.
• La certification nomme le document qui a été traduit.

Joindre une certification distincte à chaque document est la pratique la plus sûre, car chaque document du dossier peut alors être lu sans les autres.

Les passeports expirés sont quand même traduits comme preuve d'identité

Un passeport expiré peut encore montrer l'identité du demandeur et le pays qui l'a délivré, c'est pourquoi les demandeurs en déposent souvent une copie, et une traduction de passeport la couvre. La traduction couvre toute page qui comporte quoi que ce soit : la page de données, les tampons de visa et d'entrée, les mentions, les modifications et les pages intérieures de couverture. Les tampons et les sceaux sont décrits entre crochets, les signatures sont indiquées comme telles et tout ce qui est illisible est signalé par « [illegible] » plutôt que deviné. Une page réellement vierge est indiquée comme vierge, afin que l'agent puisse faire correspondre chaque page traduite à la copie du dossier.

Les noms demandent une attention particulière. Un passeport ukrainien romanise le nom du titulaire selon la norme ukrainienne des passeports, et la traduction de la page en cyrillique doit conserver cette graphie afin qu'elle corresponde à la ligne lisible par machine et au reste du dossier. Une traduction de passeport ukrainien qui rend le même nom de deux façons selon les documents suscite des questions sur l'identité. Les noms arabes posent un problème semblable, car un même nom peut avoir plusieurs graphies anglaises admises, et c'est la graphie utilisée en premier dans le dossier qu'il faut conserver.

Une carte d'identité nationale ou une traduction de permis de conduire étranger suit le même principe. Ces documents sont courts, mais ils comportent une photographie, un service émetteur et souvent un tampon ou un code imprimé, et chacun de ces éléments figure dans la traduction. Si la carte est imprimée au verso, le verso est également traduit.

Actes de naissance TPS provenant de pays dont l'état civil est défaillant

Avant de commander la traduction d'un acte de naissance, consultez le tableau Visa Reciprocity and Civil Documents by Country du Département d'État pour le pays TPS. Il indique quels documents d'état civil existent, qui les délivre et quelle version est acceptée, par exemple une copie intégrale plutôt qu'un extrait abrégé. Traduire la mauvaise version, c'est payer pour rien, car l'agent aura quand même besoin de la bonne.

Lorsque le registre comporte des actes endommagés ou manquants, le demandeur doit démontrer que le document principal est indisponible, généralement au moyen d'une déclaration écrite de l'autorité émettrice ou d'une mention du tableau de réciprocité indiquant que l'acte est en général indisponible. Des preuves secondaires peuvent alors le remplacer. Les registres d'église ou de baptême, les dossiers scolaires, les dossiers médicaux et les attestations de personnes ayant une connaissance directe de la naissance, généralement deux, sont les pièces habituelles. Chacune de celles qui ne sont pas en anglais exige sa propre traduction certifiée.

Un dossier haïtien, par exemple, peut comporter un extrait de registre, un certificat de baptême et une déclaration écrite d'un proche, chacun en français, en créole haïtien ou dans un mélange des deux. Une traduction d'acte de naissance en créole haïtien doit couvrir les tampons du registre et les mentions manuscrites autant que le texte imprimé, et les pièces complémentaires exigent le même traitement. Les demandeurs dont les autres documents sont dans la même langue peuvent en savoir plus sur la traduction certifiée du créole haïtien vers l'anglais avant de constituer leur dossier.

Réutiliser des traductions lors du renouvellement de l'enregistrement TPS

Un dossier de renouvellement peut inclure des documents déjà déposés une première fois. Une traduction préparée pour une demande TPS antérieure peut être redéposée si elle est toujours complète et que la certification est intacte : la signature du traducteur, la date, les coordonnées, les déclarations de compétence et d'exactitude, ainsi que l'identification du document doivent tous y figurer. Une traduction qui n'était qu'un extrait, ou dont la page de certification a été séparée des pages traduites, doit être refaite plutôt que réutilisée.

Les nouveaux documents exigent de nouvelles traductions. Un passeport renouvelé, une carte d'identité de remplacement ou un acte de naissance délivré tardivement sont des documents différents, même si le titulaire et la plupart des données sont les mêmes. Orthographier les noms, les dates et les noms de lieux comme dans la traduction précédente aide l'agent à faire le lien entre les deux dossiers.

Qui certifie la traduction, et pourquoi une traduction automatique ne compte pas

La réglementation ne désigne pas qui peut traduire, mais la certification est une déclaration signée du traducteur sur sa propre compétence et son propre travail. Lorsque le demandeur ou un proche la signe, cette personne certifie des preuves de son propre dossier, et les agents peuvent lui accorder moins de poids ou la remettre en question. Une entreprise de traduction fournit une certification indépendante du dossier.

L'USCIS ne tient pas non plus de liste agréée de traducteurs ou d'entreprises et ne délivre pas d'accréditations de traducteur. Une « traduction certifiée USCIS » désigne une traduction qui comporte la certification demandée par l'USCIS, et non une traduction approuvée par l'USCIS. Une traduction automatique seule ne comporte aucune certification humaine et gère mal les noms, les dates, les abréviations et les termes juridiques, de sorte qu'elle ne satisfait pas à l'exigence. Une traduction manquante ou non certifiée peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE), et la politique de l'USCIS permet aussi aux agents de refuser un dossier sans en émettre au préalable lorsque les preuves initiales sont insuffisantes.

Avant l'envoi du dossier, rassemblez chaque page de chaque document de nationalité, y compris le verso de toute page comportant des tampons ou des notes, ainsi que les preuves secondaires pour tout document impossible à obtenir. Nous préparons la traduction certifiée d'acte de naissance et les pièces complémentaires dans le même ensemble, avec une certification par document.