Translittération des noms pour l'USCIS : garder une orthographe cohérente

L'orthographe d'un nom dans un dossier USCIS doit suivre le passeport et les formulaires déposés, et chaque document traduit doit porter cette même orthographe partout où la source le permet. Un nom écrit en arabe, en cyrillique, en chinois ou en coréen peut être romanisé correctement de plusieurs façons : une société de traduction qui fournit une traduction certifiée de documents pour l'USCIS doit donc connaître l'orthographe voulue avant de traduire la première page.

La translittération des noms pour l'USCIS commence par le passeport

L'USCIS exige une traduction anglaise complète accompagnée d'une certification signée, et un nom fait partie de ce qui doit être complet. Les écritures utilisées sur les documents d'état civil se transposent rarement en alphabet latin d'une seule manière. Le nom arabe écrit محمد apparaît en anglais sous les formes Mohammed, Muhammad, Mohamed ou Mohammad, et les quatre figurent sur des passeports. Le prénom russe écrit Юрий apparaît sous les formes Yuri, Yuriy, Yury ou Iurii, selon le système de romanisation employé par le service émetteur. Le nom coréen écrit 이 apparaît sous les formes Lee, Yi, I ou Rhee.

Comme aucune romanisation n'est correcte pour tout le monde, le dossier a besoin d'une seule orthographe de référence par personne. Cette orthographe est normalement celle imprimée dans la zone lisible par machine du passeport, et c'est normalement celle saisie sur les formulaires. Le requérant et le bénéficiaire ont chacun leur propre orthographe de référence, et chaque personne est traitée séparément. L'avocat ou le représentant accrédité décide de l'orthographe à porter sur les formulaires, et la société de traduction suit cette décision.

Comment une société de traduction recueille d'abord les orthographes de référence

Avant de traduire, une société de traduction demande une copie du passeport ou du formulaire où chaque nom est déjà écrit en lettres latines. Pour une demande familiale, elle demande le nom de chaque personne qui apparaît dans les documents : le demandeur, le conjoint, les enfants et les parents nommés sur les actes de naissance et de mariage. Les orthographes de référence sont consignées une seule fois, et chaque traducteur et réviseur du dossier travaille à partir de ce même registre.

Ce registre évite l'incohérence la plus courante, à savoir deux documents d'un même dossier traduits à des jours différents avec deux orthographes différentes d'un nom de famille. Lorsque le passeport figure lui-même parmi les documents à traduire, sa page d'identité donne au dossier une version anglaise propre, à laquelle les autres documents peuvent être comparés.

Lorsqu'un document source présente une autre orthographe latine

Certains documents contiennent déjà une orthographe en lettres latines. Un acte de naissance délivré dans un pays arabophone peut imprimer le nom de l'enfant en anglais à côté de l'arabe, et cette orthographe imprimée peut différer du passeport. Le traducteur ne la remplace pas discrètement. La traduction reproduit ce que montre la source, et une note du traducteur à côté indique que le passeport écrit le nom autrement et donne l'orthographe du passeport.

La note est importante : un agent qui compare les documents voit alors les deux orthographes sur une même page et comprend qu'elles désignent une seule personne. Sans elle, l'agent constate une différence et doit décider seul s'il s'agit de deux personnes. La même approche s'applique à une traduction d'acte de naissance en arabe, où la chaîne de quatre éléments du nom (prénom, père, grand-père et nom de famille) est souvent raccourcie ou réordonnée sur le passeport. La traduction garde l'ordre de la source, et la note la relie au passeport. La règle est la même pour tous les documents traités par nos services de traduction en arabe.

Patronymes et ordre du nom de famille dans les noms traduits

Les documents russes comportent un patronyme, tel que Ivanovich ou Ivanovna, entre le prénom et le nom de famille. De nombreux passeports le romanisent comme le reste du nom, tandis que certains formulaires demandent seulement un prénom et un nom. La traduction d'un document russe garde le patronyme partout où la source en comporte un, et la liste de référence indique comment le passeport l'écrit.

Les documents chinois et coréens placent le nom de famille en premier. La traduction suit l'ordre de la source et signale clairement le nom de famille, afin qu'un agent ne prenne pas un prénom pour un nom de famille.

Les noms de lieux dans les documents d'état civil traduits

Les noms de lieux suivent une règle distincte de celle des noms de personnes. Une ville, une province ou un pays qui a un nom anglais établi est traduit avec ce nom : Moscow, Beijing, Cairo, Seoul. Une petite ville, un district ou un village sans forme anglaise établie est translittéré, et son orthographe reste la même chaque fois qu'il apparaît dans le dossier. Un acte de naissance et un acte de mariage peuvent mentionner la même ville d'origine, comme dans une traduction d'acte de mariage chinois à côté d'un acte de naissance chinois, et un agent les rapproche plus facilement lorsque les deux traductions l'écrivent de la même façon.

La note du traducteur mentionne ce choix lorsque la source donne l'ancien nom d'un lieu qui a depuis été rebaptisé.

Ce que les orthographes incohérentes font à un dossier USCIS

Un agent qui trouve trois orthographes d'un même nom dans un dossier peut s'arrêter et se demander si les documents concernent la même personne. L'USCIS peut répondre par une demande de preuves supplémentaires (RFE) demandant au demandeur d'expliquer la différence, et la politique de l'USCIS permet aussi à un agent de rejeter une demande sans en émettre au préalable lorsque les preuves initiales sont insuffisantes. Une seule orthographe employée partout, avec une courte note sur chaque différence inévitable, répond à la question avant que l'agent ne la pose.

Certaines différences ne peuvent pas être supprimées, parce que les documents sources se contredisent. Le nom d'une mère peut être écrit d'une façon sur un acte de naissance et d'une autre sur un acte de mariage délivré des années plus tard. La traduction montre les deux exactement comme les sources, avec des notes, et le demandeur peut ajouter une déclaration signée de la personne qui explique la variation. Le traducteur ne choisit pas la version correcte, car sa certification porte sur l'exactitude de la traduction et non sur l'identité de la personne.

La traduction automatique ne gère rien de tout cela. Elle ne connaît pas l'orthographe de référence, peut romaniser le même nom différemment d'une page à l'autre et ne porte aucune certification humaine, donc elle ne satisfait pas à l'exigence. Pour un dossier, quatre habitudes gardent les orthographes alignées :

• Utilisez l'orthographe du passeport comme orthographe de référence, sauf instruction contraire de l'avocat.
• Remettez à la société de traduction une copie de chaque document du dossier avant le début de la traduction.
• Demandez une note du traducteur partout où une orthographe de la source diffère du passeport.
• Gardez la même orthographe des noms de lieux dans tous les documents.

Ce qu'il faut préparer avant de commander les traductions

Rassemblez d'abord les passeports et les projets de formulaires, notez l'orthographe de chaque nom qui figurera dans la demande, et réunissez les documents sources afin qu'ils soient traduits comme un seul ensemble. Le passeport est le premier document à envoyer, car notre traduction certifiée de passeport fixe l'orthographe de référence que les autres traductions suivent, et chaque document reçoit sa propre certification.