Traduction de documents ukrainiens pour l'USCIS : actes en russe et actes récents

Les documents venant d'Ukraine arrivent à l'USCIS dans deux langues, et chacun nécessite une traduction complète en anglais accompagnée de la certification du traducteur, ce qui est le fondement de la traduction certifiée de documents pour l'USCIS. Les actes délivrés avant 1991 sont généralement en russe, tandis que les actes plus récents sont généralement en ukrainien ; un même dossier de famille contient donc souvent les deux, et chaque document doit être traduit selon sa propre langue. L'USCIS exige que la certification indique que la traduction est complète et exacte et que le traducteur est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. Les mêmes règles s'appliquent que les documents appuient un formulaire I-130, un formulaire I-485, une inscription au TPS ou une demande d'asile, et c'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide des documents à déposer.

La traduction de documents ukrainiens pour l'USCIS dépend de la date de délivrance

La langue d'un acte d'état civil dépend de l'année de sa délivrance. Un acte de naissance de l'époque soviétique est normalement en russe, et certains formulaires de cette période portent le texte ukrainien et le texte russe côte à côte. Un acte délivré après 1991 est normalement en ukrainien. Un demandeur qui commande un duplicata auprès du bureau d'état civil (ДРАЦС) reçoit un extrait papier moderne, dont la présentation et l'orthographe peuvent différer du livret de l'époque soviétique que l'un de ses parents a conservé pendant des décennies.

Lorsque le dossier contient à la fois l'ancien livret et un extrait plus récent, chacun est un document distinct et reçoit sa propre traduction et sa propre certification. Le traducteur ne les fusionne pas et ne corrige pas l'un d'après l'autre. Un acte rédigé en russe est confié à un traducteur travaillant depuis le russe, c'est pourquoi une traduction d'acte de naissance russe et une traduction d'acte de naissance ukrainien sont préparées comme deux travaux distincts, même lorsque la même personne est nommée dans les deux.

Quelle version de l'acte faut-il traduire

Le Département d'État publie un tableau intitulé Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, qui énumère les documents d'état civil délivrés par l'Ukraine, les autorités qui les délivrent et la version acceptable. Les agents de l'USCIS et les agents consulaires s'y réfèrent tous les deux ; les demandeurs doivent donc lire la fiche de l'Ukraine dans le tableau de réciprocité avant de commander quoi que ce soit. Traduire un extrait abrégé alors que le dépôt exige l'acte complet fait perdre les frais de traduction et peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE).

La même question se pose pour les autres actes. Une traduction d'acte de mariage doit couvrir le bureau d'état civil, le numéro d'inscription, les noms des deux époux avant et après le mariage, ainsi que chaque cachet. Un diplôme traduit de l'époque soviétique est généralement en russe et un diplôme plus récent généralement en ukrainien, et l'annexe des notes qui y est jointe est traduite comme un document à part entière. Une traduction de passeport couvre chaque page portant une mention, y compris les cachets de visa et les éventuelles notes manuscrites.

Les noms sous leurs formes russe et ukrainienne

La même personne peut apparaître sous la forme Володимир sur un acte ukrainien et Владимир sur un acte russe, ce qui donne Volodymyr et Vladimir en anglais. Les patronymes varient de la même façon : le nom du père peut se lire Oleksandrovych sur un document et Aleksandrovich sur un autre. Aucune des deux formes n'est fautive. Chacune reflète la langue que le bureau d'état civil utilisait ce jour-là.

Les passeports ukrainiens suivent une norme nationale de romanisation, et le passeport international indique la graphie anglaise que le demandeur a déjà utilisée sur les formulaires de visa et dans sa demande à l'USCIS. Un traducteur travaillant depuis l'ukrainien suit cette norme, et la même graphie doit figurer dans tous les documents traduits du dossier. La norme détermine aussi comment des lettres telles que ї et є, le signe mou et l'apostrophe s'écrivent en anglais. Lorsqu'un document source présente une forme différente de celle du passeport, le traducteur reproduit ce que dit le document et ajoute une courte note entre crochets, afin que l'agent puisse faire le rapprochement entre les deux.

• Le nom est traduit tel que le document l'orthographie, puis rapproché de la forme du passeport par une note entre crochets lorsque les deux diffèrent.
• Le patronyme reste sous la forme de la langue dans laquelle le document a été rédigé.
• Les noms de jeune fille et les noms d'épouse sont conservés dans l'ordre donné par la source.
• Un nom qui apparaît deux fois sur la même page est écrit de la même façon les deux fois.

Les toponymes qui ont changé ou qui ont deux graphies

Les lieux de naissance posent le même genre de décalage. Kyiv apparaît sous la forme Kiev dans les actes en russe et dans l'usage anglais plus ancien, et Kharkiv apparaît sous la forme Kharkov. Dnipro s'appelait Dnipropetrovsk avant d'être rebaptisée ; un acte de l'ancienne période indique donc l'ancien nom, alors qu'un acte récent donne le nom actuel. Le traducteur écrit le toponyme tel que le document le donne, et peut ajouter la forme anglaise actuelle entre crochets lorsque l'ancien nom ne serait pas reconnu. Employer une seule forme dans tout le dossier permet de garder le lieu de naissance de l'acte de naissance cohérent avec celui du formulaire de demande.

Lorsqu'un acte ukrainien est impossible à obtenir

Certains demandeurs ne peuvent pas obtenir un acte principal parce que le bureau qui l'a délivré est injoignable ou que les archives ne leur sont plus accessibles. Dans ce cas, le demandeur démontre d'abord que l'acte n'est pas disponible, au moyen d'une déclaration écrite de l'autorité qui l'a délivré ou d'une mention du tableau de réciprocité indiquant que l'acte n'est généralement pas disponible. Il fournit ensuite des preuves secondaires, comme des registres paroissiaux ou de baptême, des dossiers scolaires, des dossiers médicaux ou des attestations sur l'honneur de personnes ayant une connaissance personnelle de l'événement, généralement deux. Chaque preuve secondaire en ukrainien ou en russe nécessite sa propre traduction certifiée. Les déclarations rédigées pour une demande d'asile suivent la même règle, comme l'explique l'article sur les déclarations d'asile et les preuves à l'appui. L'avocat ou le représentant accrédité décide des pièces à soumettre.

Ce que contient une traduction de document ukrainien prête pour l'USCIS

Une traduction est complète lorsque tout ce qui figure sur la page apparaît en anglais : le texte imprimé, les intitulés des champs du formulaire, les cachets, les sceaux, les mentions manuscrites, les notes en marge et tout ce qui se trouve au verso. Les signatures sont décrites, par exemple [signature], et les passages illisibles sont signalés par [illegible] plutôt que devinés. Les sections vierges sont indiquées comme telles, et la mise en page suit l'original d'assez près pour qu'un agent puisse rapprocher chaque ligne traduite de la source.

La certification comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, une déclaration de compétence dans les deux langues et une déclaration attestant que la traduction est complète et exacte. Une certification distincte pour chaque document est la pratique la plus sûre. L'USCIS ne tient aucune liste approuvée de traducteurs ou de sociétés ; « certifiée par l'USCIS » décrit donc seulement une traduction qui porte la certification demandée par l'USCIS. Une société de traduction fournit une certification indépendante du dossier, alors qu'une certification signée par le demandeur ou par un proche est un élément émanant d'une partie au dossier, et les agents peuvent lui accorder moins de poids. La traduction automatique seule ne comporte aucune certification humaine et traite souvent mal les noms, les dates et les abréviations ; elle ne satisfait donc pas à l'exigence. Les services de traduction ukrainienne de Texliff couvrent aussi les actes en russe d'un dossier de famille ukrainien.

Avant de commander, numérisez chaque page de chaque original, recto et verso, et notez la graphie du nom indiquée dans le passeport international. L'acte de naissance est généralement le premier document à traduire, et nous travaillons à partir d'une numérisation nette de l'ensemble de l'acte de naissance ukrainien.