Entretien USCIS : quels originaux et quelles traductions certifiées apporter

Le demandeur apporte l'original, ou une copie certifiée, de chaque document en langue étrangère qui a été déposé, ainsi que la même traduction anglaise certifiée qui a été transmise à l'USCIS pour chacun d'eux. La convocation à l'entretien pour un dossier I-485, N-400 ou I-751 indique ce qu'il faut apporter, et l'officier se sert des originaux pour vérifier les copies et les traductions déposées par rapport aux réponses figurant sur le formulaire. Une traduction qui a été déposée mais qui est absente du dossier le jour de l'entretien rend cette vérification plus difficile qu'elle ne devrait l'être.

Convocation à l'entretien : originaux à apporter et copies déjà déposées

La plupart des dossiers sont déposés avec des photocopies des documents étrangers. Les règlements de l'USCIS exigent que tout document rédigé en langue étrangère soit accompagné d'une traduction anglaise complète, avec la certification du traducteur attestant que la traduction est complète et exacte et que le traducteur est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. Les instructions figurant sur les pages de l'USCIS consacrées au formulaire I-485 et au formulaire N-400 décrivent ce qui doit être joint au formulaire lui-même, c'est pourquoi le dossier déposé est composé en grande partie de copies.

La convocation change cela. Elle nomme les documents que l'officier veut voir en personne, et la liste dépend du dossier. Chaque document en langue étrangère figurant sur la liste est apporté sous la forme demandée par la convocation, avec sa traduction certifiée, et c'est la convocation qui fait foi, même si le demandeur se souvient d'avoir envoyé autre chose. Décider d'apporter des documents au-delà de ceux de la convocation relève de l'avocat ou du représentant accrédité, lorsqu'il y en a un. Les traductions de l'ensemble du dossier proviennent d'une société de traduction qui délivre des traductions certifiées de documents pour l'USCIS, avec une certification distincte pour chaque document, ce qui est la pratique la plus sûre.

Comment l'officier compare l'original, la traduction et le formulaire

L'officier travaille à partir du dossier et de ce que le demandeur lui remet de l'autre côté du bureau. Une traduction d'acte de mariage est lue en la comparant à l'acte original, et les deux sont comparés à la date, au lieu et au nom du conjoint que le demandeur a indiqués sur le formulaire. Lorsque les trois ne concordent pas, l'officier pose une question, et la réponse est versée au dossier. Un nom orthographié de deux façons, une date écrite dans un ordre différent et une page de l'original que la traduction omet sont les sources habituelles d'une discordance.

La mise en page compte à ce stade. Une traduction qui suit de près l'original permet à l'officier de faire correspondre chaque champ, chaque tampon et chaque mention sans avoir à chercher. Les tampons, les sceaux, les signatures, les notes manuscrites et tout ce qui figure au verso d'une page apparaissent dans la traduction sous forme de descriptions entre crochets, comme [signature] ou [illisible], de sorte qu'un officier qui retourne l'original retrouve le même contenu dans la traduction. Un résumé ou un extrait ne répond pas à l'exigence, car une ligne manquante ne peut être rapprochée de rien.

Documents mis à jour depuis le dépôt : nouveau passeport, divorce définitif, nouvel enfant

Les faits évoluent entre le dépôt et l'entretien, et les documents évoluent avec eux. Un passeport renouvelé porte un nouveau numéro et de nouvelles mentions. Un divorce d'un mariage antérieur peut devenir définitif après l'envoi du formulaire I-485. Un enfant peut naître, avec un acte de naissance qui ne figurait pas au dossier. Aucun de ces documents n'a de traduction dans le dossier déposé, et aucun ne peut donc être traduit le matin de l'entretien.

Un passeport nouvellement délivré demande la même attention que le premier ; l'article sur la traduction du passeport pour l'USCIS explique quelles pages comptent. Un jugement rendu à l'étranger nécessite sa propre traduction de jugement de divorce certifiée, et l'acte d'un nouvel enfant en nécessite une aussi. Les documents qui n'ont pas changé conservent leurs traductions existantes, et l'article sur la réutilisation d'une ancienne traduction certifiée explique dans quels cas une traduction antérieure reste valable.

Traduction manquante à l'entretien : ce qui peut arriver

Un original sans traduction dans le dossier ne peut pas être lu par un officier qui ne lit pas la langue. La suite dépend de l'officier et du dossier. L'officier peut poursuivre l'entretien et demander la traduction ensuite, et l'USCIS peut alors émettre une demande de preuves supplémentaires (RFE) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny). La politique de l'USCIS permet aussi aux officiers de refuser une demande sans émettre au préalable de demande de preuves supplémentaires lorsque les preuves initiales sont insuffisantes.

Une traduction présente mais incomplète soulève les mêmes questions. Une certification sans signature, sans date ou sans déclaration de compétence, une traduction qui ignore le verso de la page et une traduction automatique imprimée depuis un site web sont toutes insuffisantes. Une traduction automatique ne comporte aucune certification humaine et traite souvent mal les noms, les dates, les abréviations et les termes juridiques.

L'interprète de l'entretien et la traduction des documents sont deux choses distinctes

Un demandeur qui ne parle pas bien l'anglais peut amener un interprète à l'entretien. L'interprète travaille sur la langue parlée, c'est-à-dire les questions de l'officier et les réponses du demandeur. Les documents posés sur la table nécessitent tout de même des traductions écrites certifiées, et une traduction certifiée ne place personne dans la pièce pour interpréter. L'article sur l'interprétation pour les entretiens USCIS traite du côté de l'interprète, et le présent article s'en tient donc aux documents papier.

Ordre du dossier : chaque original suivi de sa traduction certifiée

La convocation énumère les documents dans un certain ordre, et un dossier qui suit le même ordre permet à l'officier de demander le document suivant et de le trouver aussitôt. Chaque document étranger est conservé avec sa traduction comme un seul ensemble.

• Placez en premier l'original, ou la copie certifiée, de chaque document étranger, avec sa traduction certifiée et sa page de certification directement derrière.
• Placez un document qui ne faisait pas partie du dépôt, comme un nouveau passeport ou un jugement devenu définitif, à l'endroit où la convocation le mentionne, avec sa traduction derrière.
• Gardez une copie du dossier déposé à la fin afin de pouvoir comparer la traduction apportée avec la traduction déposée.
• N'agrafez pas et ne perforez pas les originaux, et glissez chaque ensemble dans la pochette d'un classeur ou dans une pochette transparente.

Les actes d'état civil en espagnol suivent la même séquence. Une acta de nacimiento se place en premier, et sa traduction d'acte de naissance en espagnol se place directement derrière, avec la certification propre à ce seul document jointe. Deux ou trois jours avant l'entretien, le demandeur ou le cabinet d'avocats lit la convocation ligne par ligne, associe chaque document étranger à une traduction et fait traduire tout ce qui manque, comme une traduction certifiée d'acte de naissance pour un enfant né depuis le dépôt. Nous préparons chaque traduction comme un document complet, avec sa propre certification.