Points clés
- La réglementation de l'USCIS exige une traduction anglaise complète de chaque document en langue étrangère, accompagnée de la certification du traducteur attestant qu'elle est complète et exacte et qu'il maîtrise les deux langues.
- L'USCIS ne tient aucune liste de traducteurs agréés, ne délivre aucune accréditation et ne certifie pas les entreprises : l'expression « traduction certifiée par l'USCIS » désigne donc la certification, et non une approbation de l'agence.
- La certification est la déclaration signée du traducteur sur sa propre compétence et sur son travail ; sa valeur dépend donc de la personne qui la signe.
- Une certification distincte pour chaque document est la pratique la plus sûre : elle comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date, ses coordonnées, une attestation de compétence, une attestation d'exactitude et l'identification du document.
- Lorsqu'un demandeur, un pétitionnaire, un conjoint ou un proche signe la certification, cette personne certifie des pièces de son propre dossier, et les officiers peuvent accorder moins de poids à la traduction ou la remettre en question.
- Le risque est le plus grand pour des documents comme un acte de mariage, qui prouve la relation même sur laquelle il faut statuer, car une partie au dossier se porterait garante de sa propre preuve.
- La certification d'une société de traduction est indépendante du dossier : elle nomme un traducteur, indique l'adresse et le numéro de téléphone de la société, et permet de rééditer plus tard la même traduction certifiée à partir de ses archives.
- Une traduction complète couvre les tampons, les sceaux, les signatures, les mentions manuscrites, les notes en marge, les en-têtes, les pieds de page et le verso de la page, et signale les passages illisibles comme tels au lieu de les deviner.
- Les résumés, les traductions partielles et la traduction automatique seule ne satisfont pas à l'exigence, et une traduction manquante ou non certifiée peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (Request for Evidence, RFE) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny, NOID).
- Les relevés académiques, les certificats de police, les dossiers médicaux et les preuves secondaires doivent eux aussi être accompagnés de traductions anglaises certifiées, et c'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide des documents à soumettre.
La réglementation de l'USCIS exige que chaque document en langue étrangère d'un dossier soit accompagné d'une traduction anglaise complète et d'une certification du traducteur. La certification indique que la traduction est complète et exacte et que le traducteur est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais. La règle ne mentionne ni licence, ni diplôme, ni prestataire agréé ; la question pratique est donc de savoir qui peut signer cette déclaration de façon crédible, et la réponse dépend de la personne qui s'en porte garante.
L'officier lit la certification à côté de la traduction et y voit le nom, les coordonnées et le lien entre le signataire et le dossier. Une certification émanant d'une personne sans intérêt dans l'issue du dossier se lit comme une déclaration indépendante. Une certification émanant de la personne qui demande l'avantage se lit autrement. Une société de traduction qui prépare une traduction certifiée de documents pour l'USCIS fournit la version indépendante.
L'USCIS ne tient pas de liste de traducteurs agréés
L'USCIS ne publie aucune liste de traducteurs ou de sociétés de traduction agréés, ne délivre aucune accréditation de traducteur et ne certifie pas les entreprises. L'expression « traduction certifiée par l'USCIS » désigne donc une traduction accompagnée de la certification que l'USCIS demande. Elle ne désigne pas une approbation de l'agence, et aucune société ne peut en revendiquer une en toute honnêteté.
Comme la réglementation impose une déclaration et non une qualification, le poids d'une traduction repose sur la déclaration elle-même. La certification est une déclaration signée du traducteur sur sa propre compétence et sur son travail. En pratique, elle comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, une attestation de compétence dans les deux langues, une attestation que la traduction est complète et exacte, et l'identification du document traduit. Préparer une certification distincte pour chaque document est la pratique la plus sûre, car chaque document voyage alors avec sa propre déclaration.
Pourquoi le demandeur ne devrait pas signer la certification
Lorsqu'un demandeur, un pétitionnaire, un conjoint ou un proche signe la certification, cette personne certifie des pièces de son propre dossier. La réglementation ne précise pas qui peut traduire, mais la certification n'a pas été conçue pour cette situation. Elle existe pour que l'officier puisse se fier à la déclaration d'une personne autre que la partie qui bénéficie du document, et un signataire lié au dossier ne peut pas offrir cela.
Les officiers peuvent accorder moins de poids à une telle traduction, et ils peuvent la remettre en question. Ils peuvent demander qui a préparé la traduction, si le signataire lit l'original à un niveau professionnel, et qui l'officier peut contacter pour confirmer comment la traduction a été réalisée. Dans le cas de la certification d'un membre de la famille, les seules personnes à contacter sont d'autres parties au dossier.
Le risque augmente selon le type de document. Une traduction d'acte de mariage déposée avec un formulaire I-130 ou I-751 prouve la relation elle-même ; une traduction certifiée par l'un des époux demande donc à l'officier d'accepter la déclaration d'une partie sur la preuve de l'objet même de la décision. Les actes de naissance, les jugements de divorce et les dossiers de police soulèvent la même difficulté. Lorsque l'officier doute d'une traduction, le résultat habituel est une demande de preuves supplémentaires (RFE) et, dans certains cas, un avis d'intention de refus (NOID). La politique de l'USCIS permet aussi aux officiers de refuser une demande sans émettre de demande préalable lorsque les preuves initiales sont insuffisantes.
Ce qu'apporte la certification d'une société de traduction
La certification d'une société de traduction est indépendante du dossier. Le signataire est un traducteur nommément désigné, sans intérêt dans le résultat, la société dispose d'une adresse physique et d'un numéro de téléphone, et l'officier voit qui contacter. Si une page est perdue, contestée ou nécessaire à nouveau pour une demande ultérieure, la société peut rééditer la même traduction certifiée à partir de ses archives, avec le même texte et les mêmes informations sur le signataire. Une traduction préparée par le demandeur ne laisse aucune trace de ce genre.
La compétence est l'autre moitié de la déclaration. Le traducteur doit lire la langue source, y compris l'écriture manuscrite, les abréviations et le style d'un registre donné, et doit écrire un anglais qu'un officier américain lit sans confusion. Les noms, les dates et les noms de lieux doivent correspondre au passeport et aux autres pièces du dossier. Une traduction d'acte de naissance espagnol en est un bon exemple : l'usage des deux noms de famille, les tampons du registre et les notes en marge doivent tous figurer dans le texte anglais. Une société qui propose des services de traduction en espagnol applique les mêmes contrôles à chaque acte espagnol, et il en va de même pour les autres langues.
Ce que contient une traduction complète pour l'officier qui l'examine
Un officier qui examine un dossier compare l'original, la traduction et la certification. Les vérifications sont concrètes. L'officier regarde si la traduction rend compte de chaque tampon, sceau et mention manuscrite de l'original, si l'orthographe des noms et le format des dates correspondent au passeport et au formulaire de demande, et si la certification indique qui est le traducteur et comment le joindre.
Une traduction complète règle chacun de ces points sur la page. « Complète » signifie que tout ce qui figure sur l'original est représenté : texte principal, titres, libellés des champs du formulaire, tampons, sceaux, signatures, mentions manuscrites, notes en marge, en-têtes, pieds de page, numérotation, et le verso de la page s'il porte quelque chose. Une signature apparaît sous la forme « [signature] » et un passage illisible sous la forme « [illisible] » au lieu d'une supposition. Les sections vides sont signalées comme telles. La mise en page suit l'original d'assez près pour que l'officier puisse rattacher chaque élément traduit à sa source.
Les résumés, les extraits et les traductions des seules pages pertinentes ne satisfont pas à l'exigence. L'exception concerne un journal ou une publication, dont seul l'article pertinent est traduit. La traduction automatique seule ne porte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates, les abréviations et les termes juridiques ; elle ne satisfait donc pas non plus à l'exigence.
Les documents autres que les actes d'état civil qui exigent une traduction certifiée
La règle s'applique à chaque document en langue étrangère du dossier, et les actes d'état civil ne sont qu'un groupe parmi d'autres. Les relevés académiques, les certificats de police, les dossiers médicaux et les lettres d'employeurs exigent tous une traduction anglaise certifiée lorsque l'original est dans une autre langue. Les preuves secondaires, comme les registres paroissiaux, les dossiers scolaires ou les attestations sur l'honneur utilisés lorsqu'un acte principal est introuvable, en exigent une aussi. Une fois le dossier auprès de l'USCIS, tout doit être en anglais ; l'exception de la langue officielle qui s'applique au NVC et aux consulats n'aide donc pas dans un dossier USCIS. L'article sur les exigences de traduction de documents de l'USCIS présente la règle générale plus en détail.
L'avocat ou le représentant accrédité du dossier décide des documents à soumettre. Avant de commander, rassemblez des scans nets de chaque page de chaque original, versos compris, et vérifiez l'orthographe de chaque nom d'après le passeport. Un diplôme, par exemple, a besoin de sa propre certification et d'une traduction certifiée de diplôme qui inclut le sceau et la signature du registraire. Texliff prépare chaque traduction avec sa propre certification, de sorte que le dossier montre une déclaration de signataire par document.