Tradução para o USCIS de carimbos, selos, anotações manuscritas e versos de páginas

Uma tradução para o USCIS precisa cobrir todas as marcas da página, e o texto digitado é apenas a primeira parte. Carimbos do cartório, selos em relevo, assinaturas, anotações manuscritas, notas à margem e qualquer coisa impressa no verso da folha fazem parte da versão em inglês. A regulamentação do USCIS exige uma tradução completa para o inglês, acompanhada de uma certificação de integralidade e exatidão, e o oficial que coloca os dois documentos lado a lado espera encontrar cada elemento do original representado. Uma tradução certificada de documentos para o USCIS é, portanto, feita página por página, com a folha inteira como unidade de trabalho.

Carimbos e selos em uma tradução certificada

Um carimbo geralmente traz texto, como o nome do cartório, a data de emissão ou um número de registro. O tradutor transcreve esse texto para o inglês e o coloca no mesmo lugar em que o carimbo aparece na página original, com uma breve descrição entre colchetes antes dele, por exemplo "[round stamp: Civil Registry Office of ...]". Assim, o oficial vê o que o carimbo diz e onde ele aparece.

Um selo em relevo, ou selo seco, é mais difícil, porque muitas vezes deixa apenas um relevo fraco que não aparece bem na digitalização. O tradutor lê as letras quando é possível e descreve o selo entre colchetes. Se as letras não puderem ser identificadas, a tradução indica "[illegible]" e não completa com um nome provável. Selos fiscais e selos de taxa são descritos da mesma forma, incluindo qualquer valor ou data impressos.

Notas à margem em certidões de nascimento e de casamento

As anotações à margem muitas vezes trazem justamente o fato que o oficial procura. Muitos cartórios de registro civil não emitem um novo registro quando algo muda. Em vez disso, escrevem uma nota ao lado do registro original. Uma tradução de certidão de nascimento pode, portanto, precisar incluir uma nota que registre o casamento do titular, uma correção de nome ou de data determinada por decisão judicial, ou um reconhecimento posterior de filiação.

Os registros de nascimento em espanhol são um caso conhecido. Uma tradução de certidão de nascimento em espanhol de um registro com nota à margem precisa reproduzir a nota por completo, incluindo a data em que foi inserida e o órgão que a inseriu. Os registros poloneses funcionam de forma parecida. As alterações posteriores são escritas à margem do registro, e uma certidão em inteiro teor (odpis zupełny) reproduz o registro com essas notas, enquanto uma certidão resumida (odpis skrócony) não. A Reciprocity Schedule do Departamento de Estado mostra qual versão é esperada para cada país, por isso vale consultá-la antes de encomendar qualquer coisa, e os serviços de tradução em polonês poderão então trabalhar a partir da cópia correta.

O mesmo princípio vale para uma tradução de certidão de casamento. Uma nota que registre um divórcio, uma anulação ou uma correção pode ser tão importante quanto o texto principal, e uma tradução de certidão de casamento em polonês que omita uma correção à margem deixa de corresponder ao documento que o oficial tem diante de si.

Assinaturas, manuscritos, códigos e numeração

Vários elementos menores passam facilmente despercebidos, porque não são palavras no sentido comum. Cada um tem uma forma padrão de aparecer na tradução.

• Uma assinatura é indicada como "[signature]", seguida do nome impresso ou do cargo ao lado dela, se houver.
• As anotações manuscritas são transcritas e identificadas como manuscritas, para que o oficial saiba quais partes foram preenchidas à mão.
• Um código de barras ou um QR code é indicado como "[barcode]" ou "[QR code]", junto com qualquer número impresso abaixo dele.
• Números de página, números de série e números de livro e de registro são copiados exatamente como aparecem.
• Uma marca d'água ou um padrão de fundo impresso é descrito quando contém palavras.

A caligrafia é o que exige mais cuidado. Em muitos formulários antigos, os oficiais de registro preenchem nomes, locais e datas à mão, e uma letra lida de forma errada pode criar uma divergência com o passaporte ou com o pedido. Quando há duas leituras possíveis, o tradutor não escolhe uma em silêncio. A palavra duvidosa é marcada, de modo que a discrepância fique visível e não escondida.

O verso da página e as folhas anexas

Se um documento tem escrita no verso, a tradução a inclui. Dados de registro, averbações e carimbos adicionais costumam ficar no verso, e uma digitalização apenas da frente os deixa de fora. Um tradutor não pode traduzir o que nunca lhe foi enviado, por isso os dois lados de cada folha devem ser digitalizados, inclusive os versos em branco. Um verso em branco é então registrado como "[reverse side blank]", e o oficial vê que nada foi deixado de fora.

As páginas anexas seguem a mesma regra. Um registro que vem com uma folha de rosto, um extrato grampeado ou uma segunda página de anotações é traduzido como um conjunto, na ordem do original, e cada anexo é identificado para que possa ser associado à sua página de origem.

Como partes ilegíveis e em branco são marcadas

Uma palavra que não pode ser lida é marcada como "[illegible]", e uma palavra parcialmente legível é mostrada com as letras legíveis e uma observação como "[partially illegible]". Um campo em branco em um formulário é registrado como em branco, porque um campo que aparece no original, mas falta na tradução, parece uma omissão. Um texto riscado é transcrito e indicado como riscado.

Essas convenções importam porque o USCIS pode emitir um Pedido de evidências (RFE) ou um Notice of Intent to Deny (aviso de intenção de negar) quando uma tradução está incompleta, e a política do USCIS também permite que um oficial negue um pedido sem antes solicitar mais evidências quando as evidências iniciais são insuficientes. Uma tradução que deixa de fora um carimbo ou uma nota à margem sem avisar está incompleta exatamente nesse sentido. A tradução automática não resolve o problema, pois não tem certificação humana e lida mal com carimbos, abreviações e nomes.

O que verificar antes de apresentar a tradução

Compare a tradução com o original, página por página. Cada carimbo, assinatura, nota à margem e número do original deve ter um colchete ou uma linha correspondente na versão em inglês, e o verso de cada folha deve estar contabilizado. Nomes, datas e números de registro devem coincidir com o passaporte e com o formulário que será apresentado. O advogado ou representante credenciado decide quais registros entram no pedido.

Em uma certidão de óbito, verifique da mesma forma os carimbos do órgão emissor e qualquer anotação de registro. Nossa tradução de certidão de óbito segue o layout do original, para que cada elemento traduzido possa ser rastreado até a sua origem.