Những điểm chính
- Người trúng tuyển Diversity Visa chứng minh trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm làm việc bằng giấy tờ nước ngoài cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ của từng giấy tờ kèm chứng nhận của biên dịch viên, cả ở lãnh sự quán lẫn ở USCIS.
- Giấy tờ ghi rõ việc đã hoàn thành bậc trung học phổ thông là giấy tờ cần dịch, cùng với mọi giấy tờ học tập khác mà hướng dẫn hồ sơ yêu cầu, vì mỗi hệ thống giáo dục cấp chứng chỉ và báo cáo cuối năm theo cách khác nhau.
- Biên dịch viên dịch đầy đủ bằng tốt nghiệp, gồm trường cấp bằng, ban hoặc ngành học, số chứng chỉ, ngày tháng và các con dấu, và không tự quyết định bằng đó có tương đương bằng tốt nghiệp trung học của Hoa Kỳ hay không.
- Điểm trong bảng điểm được chép đúng như bản gốc và không quy đổi sang điểm chữ hay điểm trung bình (GPA), còn phần chú giải thang điểm được dịch cùng bảng điểm.
- Thư xác nhận việc làm và sổ lao động được dịch sát từng chữ, và chức danh công việc giữ nguyên như nhà tuyển dụng đã ghi, không đổi sang tên nghề nghiệp tiếng Anh quen thuộc hơn.
- Mỗi giấy tờ làm việc nên thể hiện tên và tiêu đề thư của nhà tuyển dụng, chức danh và nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, cùng chữ ký và con dấu của người ký.
- Ở giai đoạn lãnh sự, giấy tờ hộ tịch không bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức của quốc gia đó cần có bản dịch được chứng nhận, còn hồ sơ nộp cho USCIS yêu cầu mọi thứ phải bằng tiếng Anh.
- Bảng Reciprocity Schedule của Bộ Ngoại giao cho biết mỗi quốc gia cấp và chấp nhận phiên bản giấy tờ hộ tịch nào, nên cần kiểm tra bảng này trước khi đặt dịch.
- Họ tên và ngày sinh trong mọi bản dịch nên khớp với đơn đăng ký, hộ chiếu và giấy khai sinh, và mọi điểm khác biệt trong giấy tờ gốc được giữ nguyên như đã ghi và giải thích riêng.
- Quét mọi trang ở kích thước đầy đủ, kể cả mặt sau và phần đính kèm, đồng thời yêu cầu chứng nhận riêng cho từng giấy tờ, sẽ giúp viên chức nhận được bộ hồ sơ khớp với bản gốc từng dòng.
Người trúng tuyển Diversity Visa chứng minh trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm làm việc bằng giấy tờ nước ngoài cần dịch giấy tờ được chứng nhận cho từng giấy tờ, nghĩa là một bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận của biên dịch viên. Quy tắc này như nhau dù người trúng tuyển nộp DS-260 để xử lý tại lãnh sự quán hay nộp I-485 ngay tại Hoa Kỳ, chỉ có cơ quan đọc hồ sơ là khác. Chương trình yêu cầu người nộp đơn đã hoàn thành trung học phổ thông hoặc trình độ tương đương, hoặc có hai năm kinh nghiệm làm việc đủ điều kiện. Các giấy tờ hộ tịch trong hồ sơ, chẳng hạn giấy chứng nhận kết hôn, được dịch theo cùng tiêu chuẩn.
Nên dịch bằng tốt nghiệp hay chứng chỉ trung học nào
Mỗi hệ thống giáo dục ghi nhận việc hoàn thành chương trình theo cách khác nhau. Có nơi cấp chứng chỉ hoàn thành hoặc chứng chỉ tốt nghiệp khi kết thúc bậc trung học, có nơi chỉ cấp báo cáo cuối năm cho từng lớp, và một số nơi cấp cả hai. Người trúng tuyển nên dịch giấy tờ thực sự ghi rõ chương trình đã hoàn thành, cùng mọi giấy tờ học tập khác mà hướng dẫn hồ sơ yêu cầu.
Ví dụ, bằng tú tài Pháp (baccalauréat) được dịch đầy đủ qua dịch vụ dịch bằng tốt nghiệp tiếng Pháp, gồm tên trường hoặc bộ giáo dục, ban hoặc ngành học, ngày cấp và mọi con dấu. Giấy chứng nhận tốt nghiệp trung học của Nga cũng được xử lý tương tự, và bản dịch bằng tốt nghiệp tiếng Nga giữ nguyên số chứng chỉ, trường cấp bằng và mọi phụ lục đính kèm liệt kê các môn học. Biên dịch viên không quyết định giấy tờ đó có tương đương bằng tốt nghiệp trung học của Hoa Kỳ hay không. Việc so sánh này do viên chức thực hiện dựa trên nội dung đã dịch.
Bảng điểm và thang điểm được giữ đúng như nhà trường ghi
Bảng điểm hoặc phụ lục liệt kê các môn học, điểm số và thường có phần chú giải giải thích thang điểm. Bản dịch bảng điểm học tập chuyển tên các môn sang tiếng Anh và chép điểm đúng như bản gốc, nên điểm 14 trên 20 vẫn là 14 trên 20. Bản dịch không chuyển điểm sang điểm chữ hay điểm trung bình (GPA), vì viên chức có thể hiểu con số đã quy đổi là điều nhà trường chưa từng nói.
Phần chú giải, đầu trang và chân trang, chữ ký, con dấu và mọi nội dung ở mặt sau trang giấy cũng thuộc về bản dịch. Khi nhà trường in thang điểm trên một tờ riêng, tờ đó cũng được dịch và đính kèm với bảng điểm. Những dấu không đọc được sẽ ghi là [illegible] thay vì đoán.
Giấy tờ kinh nghiệm làm việc: chức danh giữ nguyên như bản gốc
Người trúng tuyển dựa vào kinh nghiệm làm việc thường nộp thư xác nhận việc làm, sổ lao động, hợp đồng, chứng từ trả lương hoặc bản kê bảo hiểm xã hội. Các giấy tờ việc làm được dịch sát từng chữ, và chức danh công việc giữ đúng như nhà tuyển dụng đã ghi. Biên dịch viên đổi "trợ lý" thành "quản lý", hoặc đổi chức danh địa phương sang tên nghề nghiệp tiếng Anh gần nhất, là đã làm sai lệch bằng chứng. Việc công việc đó có đủ điều kiện hay không là quyết định của viên chức, dựa trên giấy tờ ghi chép và các quy định về nghề nghiệp.
Một giấy tờ làm việc đã dịch có đầy đủ các mục sau:
- Tên, địa chỉ và tiêu đề thư của nhà tuyển dụng, chép đúng như bản in.
- Chức danh và danh sách nhiệm vụ theo đúng cách diễn đạt của nhà tuyển dụng.
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc, với định dạng ngày giữ như trong bản gốc.
- Chữ ký, con dấu, cùng họ tên và chức vụ của người ký.
Sổ lao động được cấp ở một số quốc gia có nhiều mục viết tay nhỏ trải dài trên nhiều trang. Mỗi mục, con dấu và dòng có ghi ngày được dịch theo đúng thứ tự ban đầu, để viên chức có thể đối chiếu từng dòng với bản quét.
DS-260 tại lãnh sự quán và I-485 tại USCIS
Người trúng tuyển ở nước ngoài điền DS-260 và tải bản quét lên cổng thông tin của Bộ Ngoại giao, sau đó mang bản gốc đến buổi phỏng vấn. Ở giai đoạn này, giấy tờ hộ tịch không bằng tiếng Anh, hoặc không bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi người trúng tuyển nộp hồ sơ, cần có bản dịch được chứng nhận, mỗi bản kèm tuyên bố có chữ ký của biên dịch viên rằng bản dịch chính xác và biên dịch viên đủ năng lực để dịch. Bảng Visa Reciprocity and Civil Documents by Country của Bộ Ngoại giao liệt kê giấy tờ hộ tịch mà mỗi quốc gia cấp và phiên bản nào được chấp nhận, nên cần kiểm tra bảng này trước khi đặt dịch.
Người trúng tuyển đang ở Hoa Kỳ nộp I-485 cho USCIS, và quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ cho mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, kèm chứng nhận về tính đầy đủ, tính chính xác và năng lực dịch thuật. Ngoại lệ về ngôn ngữ chính thức chỉ áp dụng ở giai đoạn lãnh sự. Khi hồ sơ đã ở USCIS, mọi thứ phải bằng tiếng Anh. Bản dịch bị thiếu hoặc không được chứng nhận có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE), và viên chức cũng có thể từ chối hồ sơ mà không cần gửi yêu cầu khi bằng chứng ban đầu chưa đủ.
Họ tên và ngày tháng phải khớp với đơn đăng ký Diversity Visa
Đơn đăng ký, hộ chiếu, bằng tốt nghiệp, thư xác nhận việc làm và giấy khai sinh đều nêu cùng một người, nên các bản dịch cần thể hiện một cách viết tên nhất quán. Nếu bằng tốt nghiệp được cấp với cách viết khác hoặc tên cũ, bản dịch giữ đúng những gì giấy tờ ghi, và người trúng tuyển giải thích sự khác biệt riêng. Bản dịch giấy khai sinh là bước kiểm tra đầu tiên hợp lý, vì giấy này cho biết cách viết tên và ngày sinh mà các giấy tờ khác cần khớp theo.
Ngày tháng cũng cần được chú ý như vậy. Có nước viết ngày trước, có nước viết năm trước, có nước dùng lịch khác, và giấy tờ của trường hoặc nhà tuyển dụng có thể lẫn lộn nhiều định dạng. Bản dịch nên trình bày mỗi ngày theo cách người đọc ở Mỹ không thể hiểu nhầm, trong khi định dạng gốc vẫn thấy được trong bố cục. Lý lịch tư pháp, khi hồ sơ yêu cầu, cũng theo quy tắc này, và bản dịch lý lịch tư pháp phải mang cùng một họ tên như phần còn lại của hồ sơ.
Bản quét cần chuẩn bị trước khi đặt dịch
Hãy quét mọi trang của từng giấy tờ ở kích thước đầy đủ, kể cả trang trống, mặt sau và phần đính kèm, và gửi bản rõ nhất hiện có. Hãy đặt dịch đúng phiên bản mà lãnh sự quán hoặc USCIS yêu cầu, và yêu cầu chứng nhận riêng cho từng giấy tờ, đây là cách làm an toàn hơn. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định nộp những giấy tờ nào. Với bằng tốt nghiệp, Texliff thực hiện bản dịch bằng tốt nghiệp được chứng nhận theo sát bố cục gốc từng dòng, và đội ngũ dịch tiếng Pháp sang tiếng Anh được chứng nhận của chúng tôi xử lý các giấy tờ học tập bằng tiếng Pháp.