Những điểm chính
- Thư ngân hàng, bản kê khai của người bảo lãnh, bằng tốt nghiệp và bảng điểm bằng ngoại ngữ trong hồ sơ F-1 đều nên kèm bản dịch tiếng Anh được chứng nhận, vì cả nhà trường lẫn lãnh sự quán đều đọc bằng tiếng Anh.
- Trước khi cấp Form I-20, nhân viên phụ trách du học sinh được chỉ định của trường (designated school official) sẽ kiểm tra chủ tài khoản, loại tiền tệ, ngày lập và số dư khả dụng trên thư ngân hàng đã dịch.
- Bản dịch giữ nguyên số tiền theo loại tiền tệ gốc và không quy đổi sang đô la, để nhân viên nhà trường có thể đối chiếu các con số với bản gốc.
- Chỉ dịch dòng số dư của thư ngân hàng là dịch một phần, trong khi quy định của USCIS yêu cầu bản dịch tiếng Anh đầy đủ của toàn bộ tài liệu.
- Người bảo lãnh không phải là cha mẹ cần có giấy tờ tài chính, một bản cam kết có chữ ký và các giấy tờ hộ tịch đã được dịch để chứng minh mối quan hệ giữa người bảo lãnh và học sinh.
- Họ tên phải được viết giống nhau trên thư ngân hàng, giấy tờ chứng minh quan hệ và hộ chiếu, vì viên chức sẽ so sánh các giấy tờ với nhau.
- Bằng tốt nghiệp và bảng điểm được dịch cùng với con dấu, số đăng ký, tên môn học và thang điểm, và điểm không được quy đổi sang điểm trung bình (GPA) của Hoa Kỳ.
- Viên chức lãnh sự dựa vào hướng dẫn của đại sứ quán nơi tổ chức phỏng vấn, vì vậy người nộp đơn nên đọc hướng dẫn đó trước khi đặt dịch bất kỳ tài liệu nào.
- Hồ sơ chuyển đổi tình trạng sang F-1 bằng Form I-539 được nộp cho USCIS, nơi mọi tài liệu bằng ngoại ngữ đều cần bản dịch được chứng nhận, và thiếu sót có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE).
Mọi thư ngân hàng, bản kê khai của người bảo lãnh, bằng tốt nghiệp và bảng điểm bằng ngoại ngữ trong hồ sơ visa du học F-1 đều nên kèm bản dịch tiếng Anh được chứng nhận, vì cả nhà trường lẫn lãnh sự quán đều đọc hồ sơ bằng tiếng Anh. Nhà trường xem các giấy tờ tài chính trước, khi nhân viên phụ trách du học sinh được chỉ định quyết định có cấp Form I-20 hay không. Viên chức lãnh sự sẽ xem lại chính các giấy tờ tài chính đó tại buổi phỏng vấn visa, cùng với hồ sơ học vấn.
Dịch thư ngân hàng cho visa F-1: nhân viên nhà trường kiểm tra những gì
Nhân viên phụ trách du học sinh được chỉ định đọc bản dịch sao kê ngân hàng hoặc thư ngân hàng để xem bốn điều: tên chủ tài khoản, loại tiền tệ, ngày lập thư hoặc sao kê và số dư khả dụng của học sinh. Nếu bản dịch thiếu một trong bốn điều này, nhân viên sẽ phải yêu cầu lại, ngay cả khi bản gốc ghi rất rõ.
Vì vậy, bản dịch giữ tên chủ tài khoản đúng chính tả như trong hộ chiếu. Số tiền được giữ nguyên theo loại tiền tệ in trên bản gốc, và bản dịch không quy đổi sang đô la. Ngày tháng theo đúng thứ tự của bản gốc, và biên dịch viên viết tháng bằng chữ khi bản gốc không rõ đâu là ngày, đâu là tháng. Giấy chứng nhận tiền gửi có kỳ hạn, thư học bổng và thư phê duyệt khoản vay của ngân hàng nước ngoài cũng được xử lý như thư xác nhận số dư: mọi con số, con dấu, chữ ký và thông tin chi nhánh đều được dịch hoặc mô tả.
Thư ngân hàng thường chỉ có một trang, nên rất dễ muốn chỉ dịch dòng số dư. Bản dịch một phần không đáp ứng quy định của USCIS rằng tài liệu bằng ngoại ngữ phải có bản dịch tiếng Anh đầy đủ, và nhân viên nhà trường cũng làm việc theo kỳ vọng đó. Tiêu đề thư, số tham chiếu, chức danh của nhân viên ngân hàng và ghi chú viết tay cũng thuộc phần cần dịch.
Người bảo lãnh không phải là cha mẹ: dịch bản cam kết và giấy tờ chứng minh quan hệ
Khi cha mẹ chi trả cho việc học, một giấy khai sinh sẽ liên kết người bảo lãnh với học sinh. Khi người chi trả là chú, bác, anh chị lớn hoặc một người thân khác, hồ sơ cần nhiều hơn: giấy tờ tài chính của chính người bảo lãnh, một bản cam kết có chữ ký rằng họ sẽ chi trả các khoản phí, và các giấy tờ hộ tịch cho thấy người bảo lãnh và học sinh có quan hệ như thế nào. Một người thân cách hai bậc có thể cần nhiều giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn để nối các cái tên lại với nhau.
Mỗi giấy tờ này đều được dịch đầy đủ và chứng nhận. Chuỗi tên phải đọc giống nhau trên toàn bộ bộ hồ sơ, vì viên chức sẽ so tên người bảo lãnh trên thư ngân hàng với tên người bảo lãnh trên các giấy tờ chứng minh quan hệ. Công ty dịch thuật có thể lo phần ngôn ngữ, nhưng việc giấy tờ nào của người bảo lãnh là đủ do nhà trường và cố vấn của học sinh quyết định.
Dịch bằng tốt nghiệp và bảng điểm để xét tuyển
Trước khi nhận học sinh, nhà trường yêu cầu bản dịch bằng tốt nghiệp trung học hoặc giấy chứng nhận bằng cấp trước đó, cùng với bảng điểm. Đôi khi có thêm kết quả thi ở quê nhà. Bằng tốt nghiệp thì ngắn, nhưng có con dấu, số đăng ký, chữ ký và thường có ngày theo định dạng địa phương, và tất cả đều thuộc phần được dịch.
Bảng điểm dài hơn và mang tính kỹ thuật hơn. Chẳng hạn, bảng điểm trường học ở Hàn Quốc liệt kê tên môn học, số tín chỉ và điểm theo thang điểm địa phương, và bản dịch bảng điểm tiếng Hàn giữ nguyên tên môn học, ký hiệu điểm và thang điểm đúng như bản in. Biên dịch viên không quy đổi điểm sang điểm trung bình (GPA) của Hoa Kỳ. Nếu nhà trường muốn có bản quy đổi tương đương, một báo cáo đánh giá bằng cấp riêng sẽ cung cấp, và báo cáo đó dựa trên bản dịch được chứng nhận của tài liệu gốc.
Giấy tờ cho buổi phỏng vấn lãnh sự và mẫu DS-160
Học sinh mang theo Form I-20 đến buổi phỏng vấn, thường kèm chính các chứng từ tài chính mà nhà trường đã xem xét. Viên chức lãnh sự cũng có thể yêu cầu xem bằng tốt nghiệp và bảng điểm. Mỗi đại sứ quán đều công bố hướng dẫn riêng về giấy tờ cần mang và ngôn ngữ được phép nộp, vì vậy người nộp đơn nên đọc hướng dẫn của đại sứ quán sẽ tổ chức phỏng vấn trước khi đặt dịch.
Các câu trả lời trong mẫu DS-160 về việc học, gia đình và người bảo lãnh phải khớp với nội dung giấy tờ. Một học sinh Việt Nam có hộ chiếu viết tên một kiểu còn thư ngân hàng viết một kiểu khác sẽ tạo ra chỗ lệch mà viên chức dễ nhận thấy. Với bản dịch sao kê ngân hàng tiếng Việt và các dịch vụ dịch thuật tiếng Việt khác, công ty dịch thuật nên nhận cách viết tên trong hộ chiếu trước, để cùng một tên xuất hiện trên mọi trang của hồ sơ.
Chuyển đổi tình trạng sang F-1 ngay trong nước Mỹ
Người đang ở Hoa Kỳ với một tình trạng không di dân khác và muốn đi học có thể xin USCIS chuyển đổi tình trạng bằng Form I-539 thay vì nộp đơn tại lãnh sự quán. Hồ sơ được nộp cho USCIS, nên cách làm tắt về ngôn ngữ chính thức mà một số lãnh sự quán cho phép không áp dụng, và mọi tài liệu bằng ngoại ngữ trong bộ hồ sơ đều cần bản dịch tiếng Anh được chứng nhận.
Giấy tờ phần lớn vẫn là những loại cũ: chứng từ tài chính cho năm học đầu tiên, giấy tờ của người bảo lãnh và hồ sơ học vấn mà nhà trường đã dùng để xét tuyển. Điều thay đổi là người đọc. Viên chức USCIS xem xét hồ sơ mà không phỏng vấn, nên bản dịch thiếu hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE), và Form I-20 của nhà trường không bù đắp được điều đó. Về các bước tổng quát của quy trình xin visa du học, hãy xem tổng quan quy trình visa du học F1.
Giấy chứng nhận phải có những gì
Quy định của USCIS yêu cầu một bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm xác nhận của biên dịch viên rằng bản dịch chính xác và biên dịch viên đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ đó sang tiếng Anh. Trên thực tế, bản chứng nhận ghi họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, nêu rõ tài liệu được dịch và khẳng định cả hai điểm trên. Làm một bản chứng nhận riêng cho từng tài liệu là cách an toàn hơn. USCIS không có danh sách các công ty dịch thuật được phê duyệt, nên cụm từ "bản dịch được USCIS chứng nhận" chỉ mô tả một bản dịch có kèm bản chứng nhận này.
Trước khi đặt dịch, hãy chuẩn bị hộ chiếu, Form I-20 hoặc thư nhận học, cùng các giấy tờ gốc của ngân hàng và nhà trường với đầy đủ các trang, kể cả mặt sau nếu có con dấu. Texliff thực hiện dịch thuật tài liệu có chứng nhận cho USCIS cũng như cho hồ sơ nhà trường và lãnh sự quán, và bằng tốt nghiệp cùng bảng điểm thường là những giấy tờ nên đưa vào đơn đặt dịch đầu tiên.