Dịch tài liệu miễn trừ J-1: văn bản không phản đối và bằng chứng khó khăn

Mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ miễn trừ yêu cầu cư trú hai năm của diện J-1 đều cần một bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm giấy chứng nhận có chữ ký của biên dịch viên. Điều này áp dụng như nhau cho thư của chính phủ quê nhà, hợp đồng học bổng, thư của nhà tuyển dụng, hồ sơ học tập và báo cáo y tế. Hồ sơ được đọc bằng tiếng Anh, và một trang không được dịch hoặc có bản dịch không được chứng nhận có thể dẫn đến Yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE).

Tài liệu miễn trừ J-1 cần bản dịch được chứng nhận

Khách trao đổi thuộc diện phải thực hiện yêu cầu cư trú hai năm tại quê nhà sẽ nộp đơn xin miễn trừ thông qua Bộ Ngoại giao trên Form DS-3035. Những người dựa vào khó khăn đặc biệt đối với người phối ngẫu hoặc con là công dân Hoa Kỳ hay thường trú nhân, hoặc dựa vào lo ngại bị bách hại, còn nộp thêm Form I-612 cho USCIS. Các căn cứ khác là văn bản của chính phủ quê nhà nêu rõ không phản đối, và đề nghị từ một cơ quan chính phủ Hoa Kỳ có liên quan. Luật sư hoặc người đại diện được công nhận sẽ quyết định căn cứ nào phù hợp và cần gửi bằng chứng nào.

Dù dựa trên căn cứ nào, các giấy tờ tiếng nước ngoài đều thuộc vài nhóm: văn bản không phản đối của chính phủ quê nhà, hợp đồng tài trợ và học bổng, thư cho phép nghỉ việc của nhà tuyển dụng, hồ sơ học tập và y tế cho trường hợp khó khăn, và lời khai của người thân hoặc nhân chứng khác. USCIS yêu cầu mỗi loại phải kèm bản dịch tiếng Anh đầy đủ và giấy chứng nhận có chữ ký về năng lực và độ chính xác. USCIS không có danh sách biên dịch viên được phê duyệt và không chứng nhận công ty nào. Khi người nộp đơn hoặc người thân ký giấy chứng nhận, viên chức xét duyệt có thể coi trọng nó ít hơn, vì người đó đang chứng nhận bằng chứng trong chính hồ sơ của mình. Bản dịch tài liệu được chứng nhận cho USCIS từ một công ty dịch thuật tránh được câu hỏi đó và tuân theo cùng các quy tắc cho mọi nhóm bên dưới.

Dịch văn bản không phản đối và các con dấu chính thức

Văn bản không phản đối là thư của chính phủ quê nhà của khách trao đổi, cho biết họ không phản đối việc người đó ở lại Hoa Kỳ. Thư thường được chuyển qua đại sứ quán của nước đó tại Washington. Có chính phủ viết bằng tiếng Anh, có chính phủ viết bằng ngôn ngữ quốc gia, và có chính phủ gửi bản bằng ngôn ngữ quốc gia kèm một trang bìa tiếng Anh ngắn. Mọi phần không bằng tiếng Anh đều phải được dịch, kể cả trang bìa nếu có nội dung riêng.

Thư của chính phủ có nhiều yếu tố dễ bị bỏ sót. Tiêu đề thư, số hồ sơ hoặc số tham chiếu, họ tên và chức danh của người ký, ngày tháng, con dấu của bộ, dấu niêm và chữ viết tắt viết tay đều phải có trong bản dịch. Con dấu được mô tả trong ngoặc vuông và nội dung của nó được dịch, ví dụ "[con dấu: Bộ Ngoại giao, Vụ Lãnh sự]", còn chữ ký xuất hiện dưới dạng "[chữ ký]". Ngày tháng giữ nguyên thứ tự của bản gốc, và ngày theo lịch không phải dương lịch được thể hiện đúng như viết, chỉ thêm ngày dương lịch tương ứng khi biên dịch viên có thể xác minh.

Tên riêng cần được chú ý nhất. Tên của khách trao đổi trong thư phải khớp với DS-2019 và hộ chiếu, và biên dịch viên theo cách viết trong hộ chiếu khi chữ viết gốc cho phép nhiều cách. Khi thư viết tên khác với hộ chiếu, bản dịch thể hiện đúng cách viết trong thư, và văn phòng luật sư sẽ quyết định có cần giải trình hay không.

Hợp đồng học bổng và tài trợ: dịch điều khoản hoàn trả

Nhiều khách trao đổi sang Hoa Kỳ bằng học bổng của chính phủ hoặc trường đại học nước mình, kèm nghĩa vụ phục vụ và điều khoản hoàn trả. Hợp đồng là văn bản pháp lý, và từ ngữ của nó rất quan trọng đối với viên chức đọc hồ sơ. Điều khoản hoàn trả, số tiền, các điều kiện kích hoạt, thời hạn và những người bảo lãnh được nêu tên đều được dịch đúng như viết và theo cùng thứ tự. Biên dịch viên không đổi "shall repay" (phải hoàn trả) thành "may be asked to repay" (có thể bị yêu cầu hoàn trả) và không gộp hai điều kiện thành một.

Các thuật ngữ được định nghĩa phải thống nhất từ trang đầu đến trang cuối. Nếu hợp đồng dùng một thuật ngữ cho bộ tài trợ và một thuật ngữ khác cho trường đại học, bản dịch dùng một thuật ngữ tiếng Anh cho mỗi bên và giữ nguyên xuyên suốt. Số tiền giữ nguyên đơn vị tiền tệ gốc, và cả chữ số lẫn số viết bằng chữ đều được thể hiện khi bản gốc có cả hai. Dịch hợp đồng pháp lý cũng bao gồm phụ lục, bảng kê, phần chữ ký và con dấu trên từng trang. Dịch hợp đồng pháp lý tiếng Trung phải theo thứ tự ngày bắt đầu bằng năm và thể hiện con dấu của công ty hoặc tổ chức. Các thư và biểu mẫu từ cùng văn phòng đó thường cũng cần dịch vụ dịch tiếng Trung.

Thư của nhà tuyển dụng và lời khai của nhân chứng

Thư cho phép nghỉ việc của nhà tuyển dụng cho thấy vị trí công việc ở quê nhà vẫn được giữ và nhà tuyển dụng biết về chương trình trao đổi. Thư rất ngắn nhưng thường có tiêu đề thư, con dấu, chữ ký và số tham chiếu, và mỗi yếu tố đó đều được dịch hoặc mô tả. Chức danh công việc được dịch sát nghĩa, kèm chức danh gốc trong ngoặc đơn khi thuật ngữ tiếng Anh có thể hiểu theo nhiều cách.

Lời khai của người thân, đồng nghiệp và những người trực tiếp biết về tình hình được dịch như bản khai có tuyên thệ, ở ngôi thứ nhất và theo giọng của người viết. Bản dịch không sửa ngữ pháp, không sửa những ngày tháng có vẻ sai và không thêm chi tiết, và một từ không đọc được sẽ được ghi "[không đọc được]" thay vì đoán. Dịch bản khai có tuyên thệ bao gồm chữ ký, ngày tháng và mọi trang giấy tờ tùy thân đính kèm.

Hồ sơ y tế và học tập dùng làm bằng chứng khó khăn

Bằng chứng về khó khăn thường đến từ hồ sơ y tế hoặc hồ sơ học tập của người phối ngẫu hay con. Hồ sơ y tế cần được dịch sát nghĩa chẩn đoán, kết quả xét nghiệm, tên thuốc, liều dùng, ghi chú của bác sĩ và ngày của từng lần khám. Chữ viết tắt được giữ như bản gốc, chỉ thêm phần giải nghĩa trong ngoặc vuông khi biên dịch viên chắc chắn, và ghi chú viết tay được dịch hoặc đánh dấu "[không đọc được]". Con dấu của bệnh viện và chữ ký của bác sĩ đều được ghi lại. Dịch hồ sơ y tế tiếng Bồ Đào Nha theo cùng cách làm, với tên thuốc và thuật ngữ lâm sàng được dịch sang dạng tiếng Anh chuẩn.

Bằng chứng học tập cũng được xử lý tương tự. Phiếu điểm, thư xác nhận nhập học và đánh giá giáo dục đặc biệt được dịch đầy đủ, gồm cả thang điểm và phần chú giải giải thích thang điểm đó. Bảng điểm của một trường đại học ở nước ngoài theo quy tắc của dịch bảng điểm học tập: tên môn học giữ như viết, điểm số không được quy đổi, và bảng quy ước điểm được dịch bên cạnh điểm số. Biên dịch viên không thêm nhận xét nào về việc hồ sơ chứng minh điều gì cho đơn xin miễn trừ vì khó khăn.

Giấy chứng nhận và hồ sơ nộp cần có những gì

Mỗi tài liệu đã dịch nên có giấy chứng nhận riêng với họ tên đánh máy, chữ ký, ngày tháng và thông tin liên hệ của biên dịch viên, một tuyên bố về năng lực ở cả hai ngôn ngữ, một tuyên bố rằng bản dịch đầy đủ và chính xác, và một dòng xác định tài liệu. Mỗi tài liệu sẽ an toàn hơn khi có giấy chứng nhận riêng. Bốn thói quen sau giúp ích khi tập hợp hồ sơ:

• Gửi đầy đủ các trang bản gốc, kể cả mặt sau của trang có con dấu hoặc ghi chú.
• Cung cấp cho biên dịch viên cách viết tên trong hộ chiếu và DS-2019 của mọi người trong hồ sơ.
• Giữ các trang đã dịch theo cùng thứ tự với các trang gốc.
• Ghép mỗi giấy chứng nhận với đúng tài liệu mà nó áp dụng.

Dịch máy không đáp ứng yêu cầu, vì không có chứng nhận của con người và xử lý sai tên, ngày tháng, chữ viết tắt và thuật ngữ pháp lý. Bản dịch một phần và bản tóm tắt cũng không đáp ứng yêu cầu.

Trước khi đặt dịch, văn phòng luật sư có thể liệt kê mọi trang tiếng nước ngoài trong hồ sơ miễn trừ và đánh dấu những trang mà hồ sơ nộp sẽ dựa vào, rồi gửi toàn bộ cùng lúc để tên được thống nhất giữa hợp đồng, các thư và hồ sơ về hoàn cảnh khó khăn. Chúng tôi thực hiện bản dịch hồ sơ y tế được chứng nhận và các loại tài liệu khác nêu trên theo một định dạng thống nhất cho bộ hồ sơ.