要点总结
- 没有护照的庇护申请人需要用能收集到的一切材料来证明身份，其中每一份外语证据都需要完整的英文翻译和翻译认证。
- USCIS 的规定要求译员对完整性、准确性和语言能力作出认证，学校证件、会员卡等非正式材料与官方记录一样适用。
- 每份材料单独附一份认证更为稳妥，认证中应包含译员的打印姓名、签名、日期、联系方式、关于语言能力和翻译准确性的声明，以及所翻译文件的说明。
- 机器翻译没有人工认证，而且容易译错姓名、日期和缩写，因此不符合身份证据的要求。
- 照片中被裁掉的文字要标注为已裁切，无法辨认的部分标注为“[illegible]”，不得猜测，印章和签名则用方括号加以描述。
- 后来找到的更清晰的扫描件属于一份新文件，需要新的翻译和新的认证，不能悄悄替换之前已翻译的版本。
- 申请人离开后签发的记录，按原件所印的签发日期和签发机关翻译，译员不会添加说明它取代了什么。
- 海外亲属的宣誓书要完整地以第一人称翻译，保留签署人自己的措辞，即使措辞不正式或有重复。
- 同一姓名在各种临时证据中的不同拼写，按各来源所写原样呈现，译员可以在备注中指出差异，但不选择某一种拼写。
- 移民法庭要求提供经打印并签名、附有译员联系方式的翻译证明；如果一份英文声明由不识英文的人签署，则需要附上口译证明。
没有护照的庇护申请人需要用能收集到的一切材料来证明身份，每一份证据都需要完整的英文翻译和认证，哪怕它只是一张手机照片或一张磨损的卡片。翻译只如实呈现页面上所显示的内容，不做修补，这一条规则决定了每一类临时文件的处理方式。
许多提交 I-589 表格的人离家时没有带护照或出生证明。这时，身份往往靠过期的身份证、学校记录、会员卡、洗礼记录、过境国签发的联合国难民署（UNHCR）登记、亲属发来的文件照片，以及事后通过海外家人或律师调取的记录来证明。USCIS 的规定要求这一组中的每一份外语材料都附上完整的英文翻译，以及译员的认证，说明翻译完整、准确，且译员具备两种语言的能力。因此，面向 USCIS 的文件认证翻译对待一张学校证件，与对待护照的标准相同。
庇护身份文件按申请人手头的文件原样翻译
临时的身份证据很少像官方记录那样规整。身份证可能在折叠处磨穿，学校证书可能是斜着拍的照片，会员卡上可能只有名字和一个编号。翻译公司依据这份文件来翻译，因为庇护官或移民法官看到的也是同一份文件。
每份材料都有各自的认证，对由许多小件组成的材料包来说，这是更稳妥的做法。认证中包括译员的打印姓名、签名、日期和联系方式，关于译员具备两种语言能力的声明，关于翻译完整、准确的声明，以及所翻译文件的说明。机器翻译没有人工认证，而且容易译错姓名、日期和缩写，而这些恰恰是身份文件要证明的内容，因此它不符合要求。
拍照或裁切的文件如何翻译
通过即时通讯应用发送的照片在庇护案卷中很常见。翻译涵盖图像中所有可辨认的内容，并标明不可辨认的部分。图像不完整时适用四项惯例：
- 照片边缘被裁掉的文字要标注为已裁切，可见的片段翻译到其所及之处。
- 反光、折痕、水渍和褪色的墨迹导致无法看清的字词，标注为“[illegible]”，而不是猜测。
- 印章、公章和签名用方括号描述，例如“[round stamp, partly visible]”和“[signature]”。
- 手写的条目和页边批注就地翻译，页面背面若有内容，也一并翻译。
译文的版式与原件足够接近，使官员能够把每一行译文与图像对应起来。如果申请人后来找到了更清晰的扫描件，翻译公司将其视为一份新文件，进行新的翻译并附上单独的认证，而不会悄悄地以一份替换另一份。
抵达后签发的记录保留各自的签发日期
有些身份记录之所以存在，只是因为亲属或律师在申请人离开后去申请了它们。亲属可能向登记机关取得民事记录的新副本，律师可能向学校申请一份证明，领事馆也可能为丢失的证件补发一份。每一份都按其上所印的签发日期和签发机关翻译，使英文文本表明该记录是在声明中所述事件之后才出具的。
译员不会添加说明该记录取代了先前的某份记录，也不会为了迎合陈述而改动日期。后来签发的记录是否有说服力，由律师或获认可代表来权衡，由裁决人员来决定。过期的国民身份证按所印的到期日翻译；如果申请人持有旅行证件，护照认证翻译对印章和页面顺序采用同样的处理方式。对于波斯语证件本，波斯语护照翻译将这些规则应用于其页面和印章。
海外亲属的宣誓书按原文翻译
在没有原始记录的情况下，申请人常常会寄来父母、兄弟姐妹或以前邻居写的书面证词，这些人了解申请人的出生、家庭或居住情况。宣誓书翻译以第一人称完整翻译该证词，包括签署人的姓名、地址、日期，以及任何签名或印章。即使签署人的措辞不正式、有重复，或与另一份证词不一致，也一律保留。来自中美洲亲属证词的西班牙语宣誓书翻译遵循同样的规则。
移民法庭另有自己的格式要求。《移民法庭实务手册》（Immigration Court Practice Manual）要求外语文件附上英文翻译和翻译证明，该证明须为打印并签名，且包含译员的联系方式以及关于语言能力和准确性的声明。实务手册中关于提交文件的章节还涉及证据附件的页码编排和索引。如果一份用英文写成的声明由不懂英文的人签署，则需要口译证明，它与翻译证明是两份不同的文件。
姓名拼写不一致，只报告，不修改
临时证据几乎总是把同一个姓名拼成好几种写法。学校证件可能用一种音译，教会记录用另一种，难民署登记又是第三种，每一种都出自不同的文员，依据的是不同的文字。译文按各来源所写的拼写呈现。如果译员加入了文件中没有的拼写，译文就成了对原件的一种论证。
翻译公司可以在译员备注中指出差异，例如“the source spells the surname with a final h, unlike the preceding document”。在以后的提交中选用哪一种拼写，属于申请人和律师的决定。有关波斯语记录的语言问题，请参阅波斯语翻译服务。
关于缺失文件的声明如何与译文对照阅读
申请人的声明与翻译后的替代文件会被放在一起阅读。如果声明说出生证明没能带出来，而以学校记录代替，那么学校记录的译文应当显示官员能够与 I-589 和声明相比对的姓名和出生日期。原件中存在的差异在英文中依然可见，翻译公司不会为了使两份文件一致而改动其中任何一份。声明是申请人解释文件为何缺失、拼写为何不同的地方。律师应在提交前把声明和译文并排对照阅读，而声明本身，可参阅此前的文章庇护声明及支持证据的翻译。
订购翻译前需要准备什么
请收集每份材料可获得的最高质量的原始图像或扫描件，包括每一页的背面，并简要记录每份材料是在何时、从何处取得的。后来取得的记录要单独归为一组，便于看清其签发日期，也不要对照片进行修饰、裁切或旋转。
我们把其中每一份材料都作为单独的认证翻译来制作，我们的庇护文件翻译页面列出了申请人常寄来的记录。哪些内容放进提交材料，由律师或获认可代表决定。