要点总结
- 领事官员会核查翻译的四个方面：内容是否完整，姓名和日期是否与护照和签证表格一致，是否经过认证，以及是否对应正确的记录。
- 对于不是英文、或不是申请人申请所在国官方语言的民事文件，国家签证中心（NVC）和领事馆要求提供认证翻译。
- 官方语言例外只适用于 NVC 和领事馆，因此之后提交给 USCIS 的文件必须附有完整的英文翻译。
- 完整的翻译包括印章、签章、手写内容、页眉、页脚以及页面背面，无法辨认的部分应标注为无法辨认，而不是靠猜测填写。
- 保留原件版式的翻译，能让官员在面谈窗口几秒钟内就把每个译文元素与原件对应起来。
- 翻译中的姓名应与护照和 DS-260 中使用的拼写一致，这一点对于有多种公认英文拼写的阿拉伯语姓名链尤为重要。
- 希吉来历或其他历法的日期，应按原件所写照录，并同时给出对应的公历日期，方便官员与签证表格核对。
- 美国国务院互惠表（Reciprocity Schedule）列明了每种民事文件可接受的版本，申请人在订购翻译之前应先查阅。
- 根据第 221(g) 条被拒签，意味着官员需要一份缺失的或更正后的翻译，案件会一直等待，直到申请人把翻译带回领事馆。
- 有些官员会直接阅读原文并继续办理（例如某些拉丁美洲领事馆处理西班牙语文件时），但申请人仍应为材料夹准备一份翻译。
在移民签证面谈中，领事官员会对认证翻译核查四个方面：是否涵盖整份文件，姓名和日期是否与护照及 DS-260 的回答一致，是否附有译员签字的认证声明，以及译文是否对应美国国务院为该国指定的记录版本。官员依据申请人带来的材料夹和之前上传到 CEAC 门户网站的扫描件进行审核，翻译只要有一项不符合，就会在柜台被发现。非移民签证面谈只要审查文件，也会进行同样的核查，此时的比对依据是 DS-160 的回答。
领事面谈翻译：哪些文件需要翻译
对于每一份不是英文、或不是申请人申请所在国官方语言的民事文件，国家签证中心和领事馆都要求提供认证翻译。每份翻译都附有一份由译员签字的声明，说明译文准确，且译员有能力从该语言进行翻译。申请人将扫描件上传到 CEAC 门户网站，并在面谈时携带原件或认证副本。
官方语言例外只适用于 NVC 和领事馆。之后提交给 USCIS 的文件，例如在身份调整案件中，无论文件使用何种语言，都必须附有完整的英文翻译。预计两种场合都会用到这些文件的申请人，通常会为每份文件订购一份认证翻译，并同时用于两处。认证文件翻译服务如果为每份文件单独附上认证声明，官员阅读材料夹时会更方便。
官员首先看的是翻译是否完整
页面上的所有内容都以英文呈现，翻译才算完整：正文、标题、表格字段标签、印章、签章、用括号描述的签名、手写内容、页边批注、页眉、页脚，以及有内容时的页面背面。无法辨认的部分应标注为“[illegible]”，而不是靠猜测填写，空白部分则标注为空白。摘要、节选，或只翻译“相关几行”，都不符合要求。
版式在窗口办理时很重要，因为官员一手拿着原件，一手拿着译文。如果译文中的印章与原件中的印章位置相同，官员几秒钟就能把两者对应起来。如果译文只是一整块与页面没有对应关系的文字，官员就得逐项查找每个元素，缺少一枚印章也很容易被漏看。
姓名和日期必须与护照和 DS-260 一致
官员会把护照、面谈中的提问和翻译后的文件相互对照。如果一个名字在护照中是一种拼写，在翻译后的结婚证翻译中却是另一种拼写，就会引出一个与婚姻本身无关的疑问。翻译中的拼写应与申请人在护照和 DS-260 中使用的拼写一致，翻译公司拿到护照复印件后，可以从第一页起就照此处理。
阿拉伯语文件最能说明这个问题。一个四段式姓名链（本人名、父名、祖父名、姓）在英文中可以有多种公认拼写，而民事记录、护照和签证表格各自可能用了不同的拼写。阿拉伯语结婚证翻译还要处理日期问题，因为沙特的记录尤其使用希吉来历。按原件所写的日期及其对应的公历日期，都应出现在译文中。提供阿拉伯语翻译服务的公司，应一次性确定这些选择，并用于案件中的每一份文件。
同样的核查也适用于护照本身。翻译护照的个人信息页或盖有出入境章的页面时，护照翻译中的姓名和出生日期必须与 DS-260 所示完全一致，连姓名各部分的顺序也不能有差别。
互惠表决定翻译哪个版本
美国国务院发布了按国家列出的签证互惠与民事文件表。表中针对每个国家列明了有哪些民事文件、由谁签发，以及哪个版本可以接受，例如用详式记录代替简式摘录。领事官员以此为依据，如果申请人翻译了错误的版本，就等于为官员无法使用的文件付了费。
墨西哥的 acta de nacimiento（出生证明）就是一个典型例子。申请人应先在互惠表中查明领事馆要求的版本，再为那份确切的记录订购西班牙语出生证明翻译。领事馆要求提供的无犯罪证明也遵循同样的逻辑：互惠表会列明文件名称和签发机关，而无犯罪记录翻译要涵盖整份证明，包括签发机关的印章。
翻译未通过核查会怎样
第一种结果是根据《移民与国籍法》第 221(g) 条被拒签，官员在所需材料缺失或无法使用时会作出这样的决定。申请人会收到书面通知，说明需要什么，例如从未提供过的翻译、没有认证声明的翻译，或在出现不一致之后需要的更正翻译。案件随后会一直等待，直到申请人补交所需材料。以这种方式损失的时间才是真正的代价，因为申请人必须把新的翻译带回领事馆。
第二种结果是官员直接阅读原文并继续面谈。官员在某些拉丁美洲领事馆处理西班牙语文件时会这样做，因为西班牙语是当地的官方语言，官员无需英文版本就能看懂记录。申请人不应据此做打算。具体要求由领事馆和 NVC 的说明决定，不同官员对同一份文件的处理可能不同，而且案件之后如果从领事馆转到 USCIS，无论如何都需要英文翻译。具体案件应提交什么，由律师或经认可的代表决定。
面谈前检查材料夹
在面谈前几天做一次简短的检查，就能发现官员否则会发现的大部分问题：
- 每份非英文文件都有完整的翻译，包括印章、签章和页面背面。
- 每份翻译都有各自的签字认证声明，注明译员的姓名、日期和联系方式。
- 每份翻译中的姓名和日期都与护照以及 DS-260 或 DS-160 的回答一致。
- 文件是互惠表为签发国所列明的版本。
- 原件或认证副本与翻译一起放在材料夹里，顺序与 CEAC 上传时一致。
如果清单上有任何一项不确定，应首先询问制作该文件的翻译公司，因为在面谈前更正的成本，要低于收到 221(g) 通知之后。
仍需翻译民事记录的申请人，可以把扫描件发给我们，办理出生证明认证翻译，我们会附上认证声明，并使版式与原件一致。