要点总结
- 如果 E-1 案件依赖外语贸易记录，每一份记录都需要完整翻译成英文，并为每份译文附上经签署的译员认证。
- USCIS 要求所收到的一切材料均为英文，而领事馆只要求翻译那些既不是英文、也不是申请人所在国官方语言的文件。
- 发票需要逐行翻译，包括页眉、页脚、付款条款、印章和签名，不会因为与之前的发票相似而跳过任何一份。
- 货币、金额和合计与原始发票上的印刷内容完全一致，翻译公司不会换算或重新计算任何数字。
- 提单和航空运单沿用原件的栏位布局，代码照原样抄录，无法辨认的印章或手写内容标注为“无法辨认”。
- 分销协议按条款逐条翻译并保留原有编号，修订协议和附函与主协议一并翻译。
- 每家公司名称只采用一种英文译名并用于所有文件，GmbH 或 K.K. 等法律形式保持原样。
- E-1 以贸易为基础，E-2 以投资为基础，因此 E-1 案卷侧重运输和开票记录，而 E-2 案卷侧重所有权和资金文件。
- 编号索引将每份原件与其译文和认证配成一组，官员可以据此把任何一行对应到确切的页面。
如果 E-1 案件依赖外国贸易记录，每一份外语记录都需要完整翻译成英文，并附上译员认证。提交地点决定规则：USCIS 要求所收到的一切材料均为英文，而领事馆只要求对既不是英文、也不是申请人所在国官方语言的文件提供认证翻译。
E-1 身份建立在美国与条约国之间的贸易之上，因此证据多为商业文书。这些文件来自条约国公司、其客户、承运人和银行，很少有英文版本。由律师或经认可的代表决定提交哪些文件，翻译公司则对选定的每份文件进行完整、一致的翻译。
E-1 签证文件翻译：通常哪些记录是外语的
E-1 申请要么提交给领事馆，由申请人填写 DS-160 表格；要么在申请人已在美国、需要变更身份时，通过 I-129 表格提交给 USCIS。两种途径的贸易证据相似。领事馆可能接受当地官方语言的文件，但 USCIS 官员不会，因此可能在两种途径之间转换的申请人最好全程使用英文版本。
最常需要翻译的记录如下：
- 条约国公司与其美国客户或供应商之间的商业发票和采购订单。
- 显示货物过境的提单、航空运单、装箱单和报关单。
- 显示这些货物付款情况的银行转账确认书和汇款通知。
- 分销、代理和供货协议及其附表和修订。
- 公司的注册摘录、章程、股东记录和年度财务报表。
这些文件各自独立，为每份文件单独出具认证是更稳妥的做法。对一批发票进行机器翻译不符合要求，因为它没有人工认证，而且会误译数字、缩写和公司名称。
批量翻译发票和采购订单
一份贸易案卷可能包含数百张发票。翻译公司把每一张都当作完整的文件处理，因此每个明细行、商品描述、数量、日期和合计都会被翻译，页眉、付款条款、银行信息、页脚以及任何印章或签名也一并处理，印章和签名以括号加以说明。不会因为与上一张发票重复而遗漏任何内容。
货币按印刷内容保留。如果发票显示了货币代码或符号，译文就显示同一个，金额既不换算成美元，也不重新计算。数字保留原有的分隔符，以便官员与原件核对，逗号表示小数点的地方会加注说明。日期统一转换为一种清晰的格式，发票日期、发货日期和到期日不会被混为一谈。
产品名称和零件编号保持原样，当原件使用的是文字而不是代码时，会在旁边附上描述性词语的英文译法。同一件商品出现在四十张发票上时，四十张的译法完全相同。项目初期建立的术语表可使不同译员和不同批次的用词保持一致。
提单、航空运单和报关单
运输文件中充满代码、缩写和栏框。提单包含发货人和收货人栏、船名和航次、港口名称、集装箱和封条编号以及货物描述，航空运单则有自己的一套栏位。译文沿用原件的版式，使每个译文栏位与原件栏位的位置相对应。
集装箱编号、税则分类和海关参考号照原样抄录。只有在原件提供足够信息时才会展开缩写，否则保持原样，并用括号注明译员能够确认和无法确认的内容。报关单上常有清关代理加盖的多个印章和手写内容。每一处都会被描述或翻译，无法辨认的部分标注为“[illegible]”，而不是猜测。
银行转账确认书同样逐行处理。账户持有人姓名、参考文字和起息日按印刷内容翻译。同一家银行的完整对账单则沿用银行对账单翻译所采用的方法。
分销协议和合同，逐条翻译
分销或供货协议按原件顺序逐条翻译，原有的编号、标题、定义和附表均完整保留。排他性、区域、期限和付款条款具有法律意义，因此每个定义术语每次出现时都使用同一个英文术语。签名栏、每页的首字母签名和印章都会加以说明。例如，日语法律合同翻译会按原件使用的形式保留公司印章和签署日期，而日语翻译服务页面则介绍通常随这类合同一同提交的其他文件。
修订协议和附函应与主协议一并翻译，因为只阅读合同本身的官员可能会漏掉其他地方所做的变更。只有签名或完全空白的页面同样需要翻译并加以标注，因为译文必须与原件的页数一致。
公司名称、法律形式和注册记录
贸易证据最终都指向公司，因此公司名称在发票、合同、注册摘录和财务报表上必须一致。翻译公司在开始时确定一种英文译名，并在所有文件中使用。GmbH、K.K.、S.A. 或 Co., Ltd. 等法律形式保持原样，不会换成美国的对应形式。如果注册记录显示了官方英文名称，则使用该名称，并在旁边列出原名。
注册记录回答的问题与发票不同。营业执照翻译或登记册摘录显示谁拥有并经营公司以及公司何时成立。年度账目需要另行处理，财务报表翻译会按原件顺序保留每张表格、附注和审计师声明，不对任何数字进行取整或重述。
E-1 和 E-2 常被混淆，因为两者都是条约类别。E-1 取决于贸易，因此运输和开票记录占主导；E-2 取决于投资，因此所有权和资金文件占主导。这些文件在E-2 签证文件翻译一文中有详细介绍。
为大批文件编制索引，便于官员逐份核对
文件数量很大时，顺序和准确性同样重要。每份原件与其译文和认证配成一组，各组按同一序列编号。索引列出编号、文件类型、日期、当事方和页数，官员可以从索引中的一行直接找到确切的发票或提单。同一批货物的文件，即采购订单、发票、运输文件和付款确认书，会归为一组，以便从订单到付款完整地追踪这笔交易。
文件名保持一致，有助于将这套材料发送给 USCIS 或上传给领事馆。译文页面遵循原件的页序，原件中缺失或无法辨认的页面会在译文中注明，而不是跳过。
下单前，律师事务所应确认最终要翻译的文件清单，并收集每一页完整、清晰的扫描件，包括带有印章的页面背面。Texliff 提供面向 USCIS 的认证文件翻译，这套材料中的每份文件各有一份认证。