要点总结
- 雇主提交的 I-129 申请通常不包含工人本人的文件，因此 H-2A 和 H-2B 的大多数翻译需求出现在领事馆面谈或日后的申请中。
- 只有当某份民事文件既不是英文，也不是申请签证所在国的官方语言时，领事馆一般才会要求提供认证翻译。
- 任何记录一旦提交给 USCIS，就必须附有英文的完整认证翻译，即使领事馆接受了西班牙语原件。
- 订购翻译之前先查看美国国务院的互惠表（Reciprocity Schedule），可以确认民事记录的哪个版本可被接受，避免翻译错误的版本。
- 用于申请的护照翻译涵盖每一页有文字的页面，包括签证页、印章和批注，签名需加以说明，无法辨认的部分标注为“无法辨认”。
- 结婚证和子女的出生证明需要分别翻译，各自附有认证，因为它们会用于日后为配偶或子女提交的申请。
- 姓氏保持原始记录上印刷的顺序，护照、婚姻记录和每个子女的记录中，姓氏顺序必须一致。
- 国外雇主出具的工作经历证明，以及领事馆要求的任何警察或法院记录，都要完整翻译，包括信头、印章、签名和出具日期。
- 认证应由翻译公司出具，因为工人本人或近亲属签署认证，等于是为自己案件中的证据作认证，可能会被质疑。
持 H-2A 或 H-2B 签证的工人通常只需要翻译很少的文件，因为雇主的申请很少包含工人本人的记录。这些翻译在之后才会派上用场，也就是领事馆面谈时，以及日后需要证明工人身份、婚姻或子女情况的任何申请中。
雇主使用 I-129 表格提交申请，内容涉及工作岗位、季节和雇主的用工需求。工人的民事记录属于另一个阶段：提交 DS-160 之后的领事馆面谈，以及日后的任何家属申请或身份变更。记录一旦送到 USCIS，就必须附有完整的英文翻译和签字认证。
领事馆办理 H-2A 和 H-2B 签证时的翻译
领事馆对民事文件的规定一般是，当文件既不是英文，也不是申请签证所在国的官方语言时，要求提供认证翻译。墨西哥籍工人在墨西哥申请，持有西班牙语的 acta de nacimiento（出生证明），通常属于该规定中官方语言的一侧。牙买加的记录以英文出具，通常完全不需要翻译。
官方语言这一例外只适用于 NVC 和领事馆。同一份 acta de nacimiento 在提交给 USCIS 当天，就需要一份面向 USCIS 的认证文件翻译，因为 USCIS 档案中的所有材料都必须是英文。因此，许多连续多个季节回来工作的工人，最终还是会把同样几份记录翻译出来，即使最初几次面谈并没有要求。
美国国务院发布了各国签证互惠与民事文件一览表。其中列出了墨西哥、危地马拉、洪都拉斯和萨尔瓦多签发哪些民事文件、由谁签发，以及哪个版本可被接受。订购翻译前先查看，可以避免为错误版本的记录付费。
季节性工人的护照和出生证明翻译
护照是工人最先出示的文件。机读护照的资料页通常除本国语言外还印有英文，但用于申请的护照翻译涵盖每一页有文字的页面，包括签证页、出入境印章和批注。印章和签名用方括号加以说明，任何无法辨认的内容标注为“[illegible]”，而不是凭猜测填写。
出生证明是其他所有文件都要与之核对的记录。载有 CURP 的墨西哥 acta de nacimiento，或危地马拉 RENAP、洪都拉斯 RNP、萨尔瓦多 RNPN 出具的证明，都会列出全名、父母姓名以及出生日期和地点。出生证明翻译沿用原件的版式，方便官员将每一行译文与原文对应；如果页边批注或背面有内容，也会一并翻译。
日后申请中的结婚证和子女出生证明
工人在连续多个季节来美工作期间结婚或生育子女后，如果之后要把配偶或子女列入申请，例如由工人提交或为工人提交的 I-130 表格，就会用到这些记录。结婚证翻译会显示夫妻双方的姓名、日期以及登记该婚姻的登记机关。每个子女的出生证明单独翻译，并附有各自的认证。
这类档案中的大多数不一致都出在带有两个姓氏的西班牙语姓名上。译文中的姓氏顺序与原件上印刷的顺序保持一致，护照、婚姻记录和每个子女的记录中也必须使用相同的顺序。关于墨西哥和中美洲民事记录的指南介绍了各国登记机关的差异。具体哪些记录放入某一份申请，由律师或经认可的代表决定。
国外雇主出具的工作经历证明
部分 H-2 工作机会要求有过往经验，工人可以用国外前雇主出具的证明信来证明。西班牙语的信件与其他任何外语证据一样，需要完整翻译，包括信头、印章、签名、电话号码和任职日期。
这类信件中的日期需要特别留意。墨西哥写作 05/06/2019 的日期指的是 6 月 5 日，翻译会把月份用文字写出来，避免任何读者误以为是 5 月 6 日。关于工作证明翻译的文章还涵盖了工资单和合同。
警察证明和法院记录仅在被要求时提供
只有案件需要时，领事馆才会要求提供警察证明或法院记录，并会在发给工人的说明中告知。如果被要求提供的文件是西班牙语，则整份文件都要翻译，包括未发现记录的声明、出具日期、出具机构以及所有印章或戳记。只翻译相关几行的部分翻译不符合要求。
由谁为工人的文件出具翻译认证
认证是翻译人员签署的声明，说明其本人具备两种语言的能力，以及译文完整、准确。如果由工人、配偶或其他近亲属签署，该人就是在为自己案件中的证据作认证，官员可能会降低其证明力或提出质疑。翻译公司出具的认证则独立于案件之外。
USCIS 并不保存经批准的翻译人员或翻译公司名单，所以“USCIS 认证翻译”只是指附有 USCIS 所要求认证的翻译。单纯的机器翻译没有人工认证，而且会弄错姓名和日期，因此不符合要求。缺少、不完整或未经认证的翻译可能导致补件通知（RFE）或拒绝意向通知（Notice of Intent to Deny），官员也可能不发 RFE 而直接拒绝申请。对于西班牙语记录，翻译公司提供的西班牙语到英语认证翻译符合这一标准。
在多个回国季节中保存同一套翻译
多个季节回来工作的工人，每份记录只翻译一次并把结果放在一起保存，会更省事。第一份翻译中的每一种拼写，都会成为日后申请必须保持一致的拼写。工人的档案最好包含以下内容：
- 每份原始记录的清晰扫描件，正面和背面都要有。
- 每份记录的英文翻译，并附有各自的认证。
- 护照上的姓名拼写，翻译公司在之后每次订单中都使用这一拼写。
- 记录每份翻译用于哪次申请或面谈。
记录被重新签发或姓名被更正时，新版本也要翻译，旧译文继续保留在档案中，并注明哪一份适用。把之前的翻译带到新订单中，翻译公司就能沿用相同的拼写。
在第一次面谈之前，工人可以把护照、出生证明以及任何结婚或子女记录收集到一个文件夹里，并逐一对照互惠表。我们会为每份记录分别出具认证，西班牙语出生证明翻译是比较合适的第一份备用文件。