要点总结
- 只要文件、信函或记录的任何部分使用的是其他语言，I-601 或 I-601A 豁免申请的困难证明材料就需要完整的英文认证翻译。
- USCIS 并不设有认可的翻译人员名单，因此所谓“USCIS 认证翻译”，指的是带有 USCIS 所要求认证的译文，而不是 USCIS 背书过的译文。
- 病历按原文如实翻译，诊断、缩写、“probable（可能）”之类的不确定措辞以及检验单位，都与医生的记录完全一致。
- 病历或手写信函中无法辨认的字词会标注为无法辨认，而不是猜测，因为一个猜出来的字词就可能改变文件看起来所表达的内容。
- 亲属的信函和宣誓书逐字翻译，信头、日期、印章和签名用方括号加以说明，不会修饰语法，也不会压缩陈述内容。
- 订购死亡证明翻译之前，应先查阅国务院的互惠表（Reciprocity Schedule），因为翻译了错误版本的民事记录，费用就白花了。
- 财务文件中的每一个数字、币种、日期和账户名称都保持与原件所印一致，任何货币换算都应放在律师提交的附件中，而不是认证翻译里。
- 每份文件都逐页翻译，凡是页面背面印有内容的也要翻译，只有报纸或出版物可以仅限于相关文章。
- 新译文中的姓名和日期应与护照以及已随 I-130 或 I-485 提交的民事文件一致，除非原始文件本身显示的是不同的拼写。
- 哪些证据放入申请材料，以及这些证据如何支持豁免申请，由律师或经认可的代表决定，翻译公司只负责翻译文件上所写的内容。
I-601 或 I-601A 豁免申请中，凡是用其他语言书写的困难证明文件，都需要完整的英文译文，并附有翻译人员的认证。USCIS 的规定要求申请中的每一份外语文件都这样处理，来自国外的医生信函与出生证明适用同样的规则。
I-601 表格（不可入境事由豁免申请）和 I-601A 表格（临时非法停留豁免申请）都是根据申请材料中的证据来裁决的。其中很多证据来自另一个国家：医疗档案、学校成绩报告、亲属来信、财务文件。面向 USCIS 的认证文件翻译能让审理官员读懂其中的每一份文件。
哪些来自海外的困难证明文件需要认证翻译
困难证明材料由所有能说明符合条件的亲属及其家庭状况的文件组成。当这位亲属身在国外，或家人的记录保存在原籍国时，许多文件都不是英文的。典型的例子有医院出院小结、化验结果、处方、主治医生的信函、子女的学校记录、雇主信函、工资单、银行记录、房产文件，以及亲属的书面陈述。
它们的处理方式相同：完整的英文译文，加上翻译公司签署的认证。USCIS 没有认可的翻译人员名单，也不颁发翻译人员资格证书，所以“USCIS 认证翻译”只是指带有 USCIS 所要求认证的译文。哪些文件放入申请材料，以及它们如何支持豁免申请，由律师或经认可的代表决定，而不是由翻译公司决定。
病历按原文翻译，绝不加以解释
病历是大多数困难证明材料中技术性最强的部分。墨西哥或哥伦比亚的医院可能用临床速记的方式记录诊断，所用的缩写、药名和剂量写法都与美国的习惯不同。如果原文写的是“DM2”或“HTA”，英文译文就按原样保留缩写，只有在含义确定无疑时才会加上方括号说明全称。
翻译人员不做诊断、不做更正，也不做解释。诊断完全保持医生所写的样子，包括“probable（可能）”或“rule out（待排除）”之类的不确定措辞，检验数值也保留原有单位。印章、医生执照号码、签名和页边手写批注都用方括号说明。任何无法辨认的内容都标注为“[illegible]”，而不是猜测，因为病历中猜出来的一个字词，就可能改变文件看起来所表达的内容。西班牙语病历翻译同样遵循这些规则。
机器翻译不符合要求。它没有人工认证，而且会弄错姓名、日期、缩写，以及困难证明报告中最重要的临床术语。
亲属的信函和宣誓书需完整翻译
身在海外的家人常常会写到符合条件的亲属的健康状况、家庭财务，或家人将要面对的处境。一封信，或一份由了解情况的人签署的宣誓书翻译，都是逐字翻译的。翻译人员不会修饰语法、不会合并短句，也不会软化语气，第一人称的陈述仍然保持第一人称。
页面上的所有内容都属于翻译范围：信头、日期、地址栏、结束语、签名，以及任何印章或见证标记。签名显示为“[signature]”。这类申请材料中手写信函很常见，翻译人员认不出的字词会加以标注，而不是自行填补。许多来自拉丁美洲亲属的信函是用西班牙语写的，西班牙语翻译服务会按照与其他任何记录相同的规则来处理这些信函。
死亡证明、学校记录、财务文件和新闻报道
当近亲去世时，死亡证明翻译必须遵循签发国的格式。国务院的各国签证互惠与民事文件表列出了每个国家签发哪些民事文件，以及哪个版本可以接受，因此在订购翻译之前，应先找到正确的版本。
身在国外的子女的学校记录，翻译时保留成绩、科目名称、评分标准和印章。财务文件同样按字面处理。财务报表翻译会保留每一个数字、货币符号、日期和账户名称，与原件所印一致，翻译人员不会换算货币，也不会重新计算总额。以当地货币显示的款项仍以该货币表示，任何换算都留给律师自己的附件。
国家状况材料是唯一不需要翻译整份文件的情形。对于报纸或其他出版物，只需翻译相关的文章。医院报告或信函则绝不适用这种做法。
困难证明材料中的页数与附件顺序
困难证明材料篇幅很长，每份译文都必须与原件逐页对应。四十页的医院档案，会产生对应的四十页译文，凡是页面背面印有内容的也要翻译。部分翻译、摘要和“仅限相关页面”的版本都不符合要求，因此无法在翻译阶段缩减申请材料。
统一的版式便于审理官员把每个译文元素与原件对应起来。每份原件与其译文放在一起，每份译文都附有各自的认证，这是更稳妥的做法。附件编号和顺序由律师确定，翻译公司则让自己的页码与附件索引保持一致。申请材料编好页码之后如果页数发生变化，可能会打乱索引，因此在开始翻译之前，原件应当已经是最终版本。
姓名和日期必须与 I-130 和 I-485 档案一致
姓名是困难证明材料中最容易出现不一致的地方。一位说西班牙语的申请人，可能在一份记录中带有两个姓氏，在另一份中只有一个姓氏，在第三份中则是婚后姓氏。护照以及已随 I-130 表格或 I-485 表格提交的民事文件上的拼写，应当作为之后所有翻译的依据，除非原始文件本身显示的是不同的拼写。在这种情况下，翻译人员如实呈现文件上所写的内容，由律师决定如何解释这一差异。
日期也遵循同样的规则。译文按美国格式，以月、日、年的顺序书写日期，对于含义不明确的原文日期，会按原样翻译并加上方括号说明，而不是悄悄地转换。提供此前提交材料的副本，或者至少提供护照页，可以让翻译公司在新文件完成之前核对拼写。
在申请材料交给律师之前，请检查每一页外语页面都有对应的英文页面，每份译文都有签署的认证，姓名也与之前的档案一致。对于医疗档案，请把完整副本而不是挑选的页面发给负责准备您的认证病历翻译的团队，这样就不会有内容留待以后再翻译。