要点总结
- 来自墨西哥、危地马拉、洪都拉斯和萨尔瓦多的民事记录，无论用于哪种申请，都必须完整翻译成英文，并附上翻译公司签署的认证声明。
- 墨西哥的出生记录（acta de nacimiento）有较早的手写登记簿（libro）副本，也有较新的标准化格式，两种版本上的每个栏目、印章和标签都需要如实译成英文。
- CURP 以及登记簿册号、页码和条目编号必须与原件印刷内容完全一致，因为审理官员会在出生记录、护照和各类表格之间核对这些编号。
- 如果手写字迹或缩写导致含义无法确定，译员会保留原文写法或标注为无法辨认，而不会凭猜测展开缩写。
- 美国国务院的互惠表（Reciprocity Schedule）列明了每个国家可接受的民事记录版本，因此申请人在订购翻译之前应先查阅。
- 危地马拉的 RENAP、洪都拉斯的 RNP 和萨尔瓦多的 RNPN 记录各有自己的版式、抬头和印章，翻译应遵循原件版式，使每一行都能与原文对应。
- 两个姓氏保持记录上印刷的顺序，市、州和省（department）的名称保留西班牙语原文写法。
- reconocimiento 和 rectificación 等边注批注是文件的一部分，需要按其原有位置完整翻译，并包含其中注明的日期和出具机关。
- 当无法取得主要记录时，申请人需要证明其确实无法取得，提交辅助证据，并将 constancia 及所有其他外文材料翻译并认证。
- 完整的申请材料包中，每份译文都配有注明文件名称的认证声明和原件副本，并且全部材料中每个姓名只使用一种拼写。
来自墨西哥、危地马拉、洪都拉斯或萨尔瓦多的民事记录必须完整翻译成英文，包括每一枚印章、每一处批注和每一个登记编号，并且必须附上翻译公司签署的认证声明。无论是 I-130、I-485、DACA 续期、TPS 申请还是 N-400，规则都是一样的。
墨西哥出生记录（acta de nacimiento）：早期登记簿副本与标准化格式
墨西哥的出生记录称为 acta de nacimiento。从早期登记簿（libro）中取得的副本通常是在带横线的表格上打字或手写的，带有缩写、登记官签名，有时还有褪色的印章。较新的副本采用标准化格式，印有字段标签和登记标识。这两种版本在纸面上差别很大，但无论哪一种，每个栏目和标签都必须译成英文。
大多数 acta 还印有 CURP，即 18 位字符的人口登记代码。CURP 必须与原文完全一致地抄录，不添加空格，也不修改任何字符。较早副本上的登记簿册号、页码和条目编号也同样处理。审理官员会在出生记录、护照和各类表格之间核对这些编号，所以译文中哪怕一个字符被调换，也会造成原件上并不存在的不一致。
手写副本还有第二个问题：缩写。登记官可能会缩写月份、头衔或地名，只有在含义确定时，译员才会展开缩写。其他情况一律保留原文写法，或标注为“[illegible]”。
订购之前，请查阅美国国务院的民事文件互惠表。该表列明了每个国家可接受的各类记录版本，翻译了错误的版本会白白浪费订单。Texliff 之前的文章西班牙语出生证明翻译流程介绍了西班牙语文本的一般处理方式。
危地马拉 RENAP、洪都拉斯 RNP 和萨尔瓦多 RNPN 的记录
危地马拉的证书由国家人口登记处 RENAP 出具。洪都拉斯的证书由 RNP 签发，萨尔瓦多的由 RNPN 签发，后者将登记条目称为 partida。每个机构都有自己的版式、抬头和印章，对登记官、市和登记日期的呈现方式也各不相同。这些国家的西班牙语出生证明翻译应遵循该机构表格的版式，以便审理官员能将译文的每一行与原文对应。
日期需要格外小心。有些记录用文字写出日期，有些则使用数字。译文如实再现原件所示内容，并按月、日、年的顺序书写英文日期，这样审理官员就不必猜测 04/05 指的是四月还是五月。
两个姓氏，以及市和州栏目
西班牙语姓名包含两个姓氏：先是父亲的姓，再是母亲的姓。译文按记录上印刷的顺序保留两个姓氏，绝不合并，也不省略第二个姓氏。父母的姓名位于各自的栏目中，审理官员会据此确认 I-130 或 DACA 申请所依赖的亲属关系。
地点栏目也同样按字面处理。墨西哥的记录会把登记所在的市（municipio）和州（estado）与出生地分开列出，中美洲的记录则以类似方式显示省（department）或市。地名保留西班牙语原文写法，登记机构的名称也与印刷内容完全一致。
边注批注：reconocimiento 和 rectificación
许多较早的副本带有边注，而边注是文件的一部分。reconocimiento 记录的是父母一方在原始登记之后正式认领了孩子。rectificación 记录的是法院或行政机关对姓名、日期或其他细节所做的更正。边注通常很短，或为手写，或为盖章，位于页面边缘，因此在扫描件中很容易被忽略。
译文按每条边注出现的位置完整再现，并包含其中注明的日期和机关。空白部分会标注为空白。如果更正改变了姓名，应将更名记录与已翻译的护照一并查看，使各处拼写保持一致。
结婚和离婚记录，以及用于缺失记录的 constancia
结婚记录（acta de matrimonio）的翻译方式与出生记录相同：双方配偶含两个姓氏的全名、结婚的地点和日期、列明的证婚人以及任何边注。离婚可能以边注形式出现在结婚登记上，也可能是单独的离婚记录（acta de divorcio）或法院裁决。结婚证明翻译和离婚证明翻译应放在同一套材料中，方便审理官员梳理每段婚姻的经过。
当无法取得主要记录时，申请人首先要证明其确实无法取得，通常使用 constancia 或签发机关出具的其他书面说明。随后提交辅助证据：洗礼记录或学校记录、医疗记录，或了解当时情况的人所作的宣誓书。每份外文材料都需要各自的认证翻译，constancia 也要翻译。
USCIS 申请的认证翻译材料包包含什么
对于每份记录，文件翻译服务都以完整的原件为依据，包括正面和背面。摘要或摘录页不符合要求。USCIS 规定要提供完整的英文译文，并附上声明：译文完整、准确，且译员精通两种语言。每份文件各附一份认证声明，而不是整叠材料只附一份，是更稳妥的做法。USCIS 并未公布获批译员或翻译公司名单，因此“USCIS 认证翻译”指的是附有 USCIS 所要求认证声明的翻译。
墨西哥或中美洲记录的完整材料包包括以下内容：
- 每份记录的英文译文，排版与原件页面保持一致；
- 注明文件名称的认证声明，含译员的打印姓名、签名、日期和联系方式；
- 附在译文之后的原件副本；
- 全部文件中每个姓名只使用一种拼写。
缺少译文或译文不完整，可能导致收到补件通知 (RFE) 或拒绝意向通知 (Notice of Intent to Deny)。仅靠机器翻译不符合要求，因为它会在姓名、日期和登记术语上出错。领事馆和 NVC 的案件遵循各自的规则，但案件一旦进入 USCIS，所有材料都必须是英文。申请需要哪些记录，由律师或认可代表决定。
请准备好每份记录的完整副本，包括正面和背面，并在订购前查阅互惠表中该国家的条目。我们通过西班牙语翻译服务翻译这些记录，而出生证明翻译通常是最先确定的文件，因为其他记录都要对照它的拼写进行核对。