要点总结
- 针对翻译的补件通知 (RFE)，意味着 USCIS 发现某份外文文件没有完整的英文翻译，或缺少译员的认证，而回复的作用就是补上这一缺陷。
- 补件通知的措辞通常指向以下几种情况：缺少认证、认证缺少必要声明、复印件无法辨认、只翻译了部分内容、印章或背面页未翻译，或者姓名不一致。
- USCIS 的规定要求提交完整的英文翻译，由译员证明其完整、准确，并声明该译员有能力将原文语言翻译成英文。
- 针对翻译的补件通知不同于针对文件本身的补件通知，后者质疑的是该记录是否为互惠表 (Reciprocity Schedule) 中列出的该国对应版本。
- 当原始记录无法获得时，申请人需要证明其确实无法获得，并提交次级证据，而这些证据中的每一份外文文件都需要各自的认证翻译。
- 更正后的材料包括代理人的说明信、清晰的原件复印件、新的完整翻译，以及每份文件各自独立的认证。
- 新的翻译应沿用已提交表格和护照中的姓名拼写与日期格式，这样修正一份文件时就不会引出新的不一致。
- 只需替换被质疑的那份文件，至于表格本身的错误如何处理，则由律师或获认可的代理人决定。
- 回复期限以通知所载为准，如果回复重复了原有缺陷或遗漏了文件，可能会收到拒绝意向通知 (NOID) 或被拒批。
- USCIS 的政策允许在初始证据不足时不经补件通知直接拒批，因此认证翻译应在首次递交时就一并提交。
因翻译问题而发出的 USCIS 补件通知 (RFE)，是指申请材料中的某份外文文件没有附上完整的英文翻译，或缺少译员的认证。通常的回复方式是在通知载明的期限之前，提交一份清晰的原件复印件、一份新的完整翻译，以及每份文件各自的认证。
补件通知如何描述翻译缺陷
通知会写明审理官认为欠缺的证据，具体措辞因通知而异。但这些缺陷可以归入少数几类。
- 翻译没有认证，因此无法看出是谁完成的翻译，也无法确认译员是否具备两种语言的能力。
- 认证虽然存在，但缺少必要的声明，或缺少译员的签名、日期或联系方式。
- 原件复印件无法辨认，审理官无法将翻译与原文对应。
- 只翻译了文件的一部分，例如只译了正文，而没有译标题或表格栏目名称。
- 印章、公章、页边批注、手写内容或背面页没有翻译。
- 翻译中的姓名或日期与表格或档案中的其他证据不一致。
USCIS 的规定要求，任何外文文件都必须附有完整的英文翻译，由译员证明其完整、准确，并声明该译员有能力将该语言翻译成英文。补件通知会重申这一要求，因为审理官无法对自己看不懂的语言所写的证据作出判断。
针对翻译的补件通知与针对文件的补件通知
两种不同的问题可能产生相似的通知。在针对翻译的补件通知中，文件本身的类型是对的，但翻译或其认证不合格。在针对文件的补件通知中，记录本身就是错误的版本，更好的翻译也无济于事。
美国国务院的 各国签证互惠与民事文件列表逐国说明了存在哪些民事文件、由谁签发，以及哪种版本可以接受。例如，申请人提交的是简式摘录，而实际可能要求提交完整版证书。把摘录再翻译一遍只会重复同样的错误，因此申请人应先取得正确的版本，再订购翻译。
当原始记录无法获得时，申请人需要证明其确实无法获得，方式可以是签发机关出具的书面说明，或互惠表中注明该记录通常无法获得的条目。之后由次级证据代替：教会或洗礼记录、学校记录、医疗记录，或了解该事件的人员所作的经翻译的宣誓书，通常为两份。次级证据中的每一份外文文件都需要各自的认证翻译，有时收到补件通知，仅仅是因为其中某一份没有翻译就递交了。
更正后的回复材料包含什么
回复中应包含哪些内容，由律师或获认可的代理人决定。针对翻译缺陷的材料通常按以下顺序包含四项内容。
- 代理人的说明信，列明通知所质疑的每一份文件，并说明做了哪些更正。
- 清晰的原件复印件，包括每一页，以及任何有文字的页面的背面。
- 新的完整英文翻译，其版面与原件足够接近，使审理官能将每个元素与原文对应。
- 每份文件各自独立的认证，包括译员的打印姓名、签名、日期和联系方式，具备两种语言能力的声明，翻译完整、准确的声明，以及所翻译文件的标识。
每份文件单独一份认证，而不是整叠文件共用一份，是更稳妥的做法，因为这样审理官可以把翻译和它的认证放在一起阅读。完整意味着页面上的所有内容：印章、公章、以“[signature]”标注的签名、手写内容、页眉、页脚和编号。无法辨认的部分标注为“[illegible]”，而不是凭猜测填写，空白部分则标注为空白。仅靠机器翻译完成的译文没有人工认证，而且在姓名、日期和法律术语上容易出错，因此无法弥补这一缺陷。
修正一份文件，不改变其他事实
新的翻译和第一份一样也是证据，审理官会把它与档案中已有的全部内容对照阅读。如果替换件中的姓名拼写与表格、护照或之前的文件不同，这次更正就会产生新的不一致。音译应以护照和已提交表格上的拼写为准，而原件中确实存在的差异则照实呈现。
阿拉伯语姓名清楚地体现了这种风险。由本人名字、父名、祖父名和姓氏组成的四段式姓名，可以有多种公认的罗马字转写方式，而且记录可能按伊斯兰历 (Hijri) 标注日期。为回复准备的阿拉伯语出生证明翻译必须采用案件中已经使用的拼写，认证也要标明所翻译的文件。如果一份申请需要用到多份记录，并依赖阿拉伯语翻译服务，同样适用这一点。
日期也需要同样谨慎。结婚证翻译中日、月、年的顺序如果与表格不同，不核对顺序的读者可能会把它看成另一个日期。只替换有缺陷的那份文件。通知没有质疑的文件，其中的姓名、日期和地点保持原来提交的样子，如果表格本身有错误，则由代理人决定如何更正。
期限、NOID 与不经补件通知的拒批
通知会写明回复期限，以其上印刷的日期为准。收到通知后就应订购新的翻译，因为认证只能在翻译完成并核对之后签署。如果回复重复了原有缺陷，或只回应了部分被质疑的文件，可能会收到拒绝意向通知 (NOID) 或被拒批。
USCIS 并不总是先发补件通知。USCIS 的政策允许审理官在初始证据不足时，不先发补件通知或 NOID 就直接拒批，而缺少翻译或翻译未经认证，就属于初始证据不足。一开始就为每份外文文件附上完整的认证翻译，可以避免这种情况。USCIS 文件翻译要求一文对相关标准有更详细的说明，面向 USCIS 的认证文件翻译服务页面则列出了 Texliff 办理的文件。
回复前的核对事项
材料寄出之前，请将每份翻译中的每个姓名和日期与已提交的表格逐一核对，确认每份认证都已签名并注明日期，并检查是否漏掉了任何页面或印章。对于民事记录，请对照互惠表确认所翻译的版本就是表中所列的版本。我们为每份出生证明认证翻译都出具独立的认证，之后由代理人决定提交哪些材料。